Docuten

¿Qué es Docuten?

Docuten es la primera plataforma que agrupa el servicio de facturación electrónica, firma digital y gestión online de toda tu documentación.

En la parte que incluye la facturación electrónica, Docuten está integrado con los Puntos Generales de Entrada de facturas en las Administraciones Públicas españolas más importantes, permitiendo el envío en el formato Facturae.

Por otra parte, nuestro servicio de firma digital te permite firmar contratos y otros documentos con pleno valor legal a través de la web y del móvil.

Consulta nuestros Planes de servicios y prueba nuestros servicios gratis durante 20 días.

¿Cómo puedo contactar con soporte?

Contacta con nosotros vía correo electrónico o teléfono:

¿Quiénes hacemos Docuten?

Docuten pertenece a Enxendra Technologies S.L., una empresa nacida en 2009 dedicada a la factura electrónica y a la firma digital.

Actualmente, tenemos sedes en A Coruña, Madrid y Barcelona, en las que contamos con un gran equipo de profesionales encantados de darte la mejor solución.

Antes de ser Docuten trabajábamos con dos plataformas diferenciadas llamados Hazteunafacturae y Signedoc que se han unificado para formar Docuten. De esta manera, nos hemos convertido en la primera plataforma en ofrecer conjuntamente factura electrónica y firma digital, ofreciendo un nuevo producto con la experiencia y profesionalidad adquirida durante el desarrollo de nuestros anteriores proyectos.

Si era cliente activo de HazteUnaFacturae, ¿ahora lo soy de Docuten? ¿Docuten es HazteUnaFacturae?

Si eras antiguo cliente de HazteUnaFacturae podrás continuar utilizando Docuten con el mismo usuario y contraseña que utilizabas con anterioridad.

Docuten te ofrece las mismas funcionalidades que la antigua plataforma, con la ventaja de que ahora también puedes firmar documentos digitalmente y gestionar todo tu papeleo a través de la nueva plataforma. (Más información sobre el servicio de firma digital).

Además, tu historial de documentos y el resto de configuraciones previamente realizadas en HazteUnaFacturae permanecerá de manera intacta en la nueva herramienta, así como todas tus antiguas facturas enviadas y recibidas.

Gracias por confiar en nosotros, esperamos que la nueva plataforma te guste tanto como a nosotros!

¿Qué diferencia a Docuten de los demás?

Docuten es la primera plataforma que reúne factura electrónica y firma digital. Dos soluciones que hasta ahora se ofrecían por separado. En Docuten podrás realizar tu facturación electrónica y al mismo tiempo firmar cualquier documento de manera digital.

Además, al unificar ambos servicios, podrás gestionar todos tus documentos digitales a través de una misma plataforma, por lo que Docuten servirá como una herramienta de gestión para tu empresa, además de como una herramienta de facturación y firma electrónica.

¿Qué servicios ofrece Docuten?

Docuten aporta soluciones de factura electrónica y firma digital mediante el uso de su plataforma online. Para acceder a la plataforma sólo necesitarás un dispositivo con conexión a Internet.

Con Docuten podrás llevar tu facturación a clientes privados y públicos, así como gestionar la firma de documentos. La actualización de estados de la plataforma te permitirá saber si tu cliente ha recibido tus facturas y hacer búsquedas específicas y avanzadas en tu historial.

En la parte de firma, podrás saber si tus documentos han sido firmados por tu cliente y en qué momento, así como bajarte el documento firmado en cualquier momento en formato PDF con código de verificación y QR incluidos, en cualquier momento.

¿Cómo me registro?

Para registrarte en Docuten solamente tendrás que cumplir los siguientes pasos:

  1. Introducir tus datos, Razón Social o Nombre.
  2. Añadir un correo electrónico de contacto.
  3. Activar tu cuenta a través del link enviado a tu correo electrónico de contacto y establecer tu contraseña.

Con estos sencillos pasos tendrás acceso a la plataforma online de Docuten durante el período de prueba de 20 días ofrecido. Una vez terminado dicho período de prueba, deberás añadir tus datos de pago a través de la web o ponerte en contacto con soporte para pagar mediante recibo domiciliado. De esta manera, seguirás disfrutando de las ventajas de la plataforma sin interrupción.

¿Qué hago si no me acuerdo de mis datos de acceso?

Si no recuerdas el correo electrónico asociado a tu cuenta de Docuten:

Si no recuerdas tu contraseña :

  • Podrás resetearla escribiendo tu email de login en el recuadro y pinchando en “olvidé mi contraseña”, de esta manera un correo electrónico será enviado a tu dirección de email con una contraseña creada de manera automática por nuestro sistema.

Ya he sido cliente de HazteUnaFacturae, ¿cómo vuelvo a darme de alta?

Si has sido cliente pero te diste de baja del servicio HazteUnaFacturae:

Si ya has sido cliente de HazteUnaFacturae no podrás volver a disfrutar del período gratuito de prueba, ya que la plataforma para realizar facturas electrónicas sigue teniendo el mismo funcionamiento y siendo igual de sencilla.

¿Cómo puedo modificar los datos de mi empresa?

Ya has creado facturas electrónicas con la plataforma, pero has introducido algún dato de manera errónea? Lo único que debes hacer para solucionarlo es lo siguiente:

  1. Dirígete a la parte superior derecha de tu panel.
  2. Pincha en tu nombre o empresa.
  3. Al desplegarse el submenú, pincha en “Mi empresa”.
  4. Dentro de Mi empresa se abrirán varios campos con los datos rellenados para la correcta información de las facturas. Modifica estos datos según necesites.

¿Sigues teniendo problemas con tu información personal? Contacta con soporte, estaremos encantados de atenderte.

¿Entre qué planes puedo elegir?

En Docuten existen 6 planes de servicios que conjugan los servicios de factura electrónica y firma digital. A continuación vamos a enumerarlos haciendo una breve descripción:

  1. Free: Plan básico de factura electrónica. Gratuito.
  2. Essential: Plan con las características básicas de factura y firma.
  3. Premium: El preferido por los autónomos y empresas que necesitan una cobertura general en factura y firma.
  4. Corporate: Dirigido a grupos de empresas que facturan desde varios CIFs diferentes, permitiendo hasta 5 CIF/NIF.
  5. Partner: dirigido a empresas que quieran ofrecer el servicio a sus clientes: gestorías, empresas de ERP y sistemas de contabilidad, etc.
  6. API: Dirigido a empresas que quieran integrar el servicio mediante API Web Services (SOAP), API Rest, sFTP o AS2.
  7. Enterprise: Realizamos el plan a tu medida. Contacta con nosotros para que te podamos hacer una propuesta personalizada.

Para obtener información detallada sobre nuestros precios y planes, dirígete al apartado de precios y planes de Docuten. En este apartado encontrarás una tabla comparativa y las características de cada uno de nuestros planes.

¿Cuáles son los métodos de pago al contratar Docuten?

Puedes contratar los servicios de Docuten de dos maneras:

  • Pago de tarifa a través de la web: Elige el plan que más te convenga y sigue las instrucciones de pago introduciendo el número de tarjeta de crédito correspondiente.
  • Pago a través de recibo domiciliado: Contacta con soporte a través de el e-mail soporte@docuten.com, indicando el plan elegido y los siguientes datos: CIF, Razón Social o Nombre y Apellidos, dirección fiscal, teléfono de contacto, correo electrónico y número de cuenta bancaria en el que se domiciliará el recibo. Una vez realicemos la apertura del servicio, te llegará una factura al correo otorgado del pago del plan previamente seleccionado.

¿Cómo cancelo mi cuenta?

Si quieres dar de baja tu suscripción, dirígete al apartado de “mi cuenta” dentro de tu usuario y desde ahí selecciona la opción de cancelar el plan que tienes hasta ahora vigente.

Para cancelar tu cuenta, deberás hacerlo antes de que se termine el periodo de facturación del mes vigente. Es decir, si contrataste el servicio el día 3, deberás cancelar tu suscripción antes del día 2 del mes siguiente.

Agradeceríamos enormemente que nos enviases un correo a soporte@docuten.com indicando cuáles son los motivos de tu baja, de manera que conozcamos cómo ha sido tu experiencia con nosotros y si podemos hacer algo para mejorar el servicio que te hemos ofrecido.

Esperamos volver a verte muy pronto. ¡Gracias por haber confiado en nosotros!

¿El servicio tiene permanencia?

Docuten no tiene permanencia. La finalización del servicio no tendrá ningún tipo de penalización. Su contratación es mensual o anual, dependiendo del período que elijas.

Si quieres darte de baja, aquí te explicamos cómo.

¿Cómo cambio los datos de pago de mi cuenta?

Si has contratado tu servicio mediante la web por tarjeta de crédito y la numeración ha cambiado debes dirigirte al apartado “mi cuenta” y desde ahí modificar los datos de pago.

Si el alta ha sido mediante recibo, deberás indicarnos por correo electrónico a soporte@docuten.com los nuevos datos.

Factura electrónica

¿Cómo creo una factura electrónica?

Crear una factura electrónica a través de la plataforma Docuten es muy sencillo:

  1. Primeramente, introduce los datos de tu empresa y de tu cliente en la plataforma.
  2. Pincha en el botón de nueva factura situado en el menú principal o en el menú lateral.
  3. Rellena los campos requeridos por la nueva factura, siendo los campos obligatorios aquellos indicados con un asterisco rojo.
  4. Una vez rellenados los campos obligatorios, sigue las indicaciones de la plataforma y envía la factura electrónica a sus destinatario en el formato requerido.

¿Cómo envío una factura?

Después de haber creado tu factura, guardarla y validarla (es decir, comprobar que no hay errores de formato), esta se encontrará en borradores.

Para enviar dicha factura solamente tendrás que:

  1. Marcar la factura que deseas enviar.
  2. Pinchar en el botón de envío.

¿Cómo envío una factura electrónica a la Administración Pública?

Si tu cliente es la Administración Pública, debes de preguntar a qué Punto General de Entrada (PGE) de facturas están adheridos y cuáles son sus códigos DIR3. ¿Qué son los códigos DIR3?

Una vez que conoces a qué punto de facturas está adherida la administración a la que quieres facturar y cuáles son sus códigos DIR3, los pasos a seguir para enviar una factura a la Administración Pública son los siguientes:

  1. Debes indicar el PGE con el que trabaja tu cliente en el método de envío.Lo que conocemos como PGE, es el punto general de entrada utilizado por la Administración Pública para la recepción de facturas.
  2. Indica cuál es el tipo de facturae, que en este caso será el formato v 3.2.
  3. Indica el tipo de firma con el que deseas formalizar la facturae, pudiendo ser firma delegada o firma mediante certificado electrónico propio.

¿Qué es el DIR3?

El DIR3 son tres códigos alfanuméricos necesarios para el correcto envío de las facturas electrónicas. El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas (AAPP). La información que aporta el DIR3 corresponde a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos tres códigos son obligatorios para emitir una facturae.

A continuación te mostramos en una imagen cómo aparecen en el formulario de facturas de Docuten. El órgano proponente no es obligatorio, pero si que es utilizado en algunas AAPP.

7

¿Cómo puedo firmar mi factura electrónica?

Una facturae tiene que ir firmada obligatoriamente, bien sea mediante certificado propio o por firma delegada, es decir, firma de terceros.

Dentro de la plataforma Docuten puedes elegir mediante qué método deseas firmar tu facturae, bien activando la opción firma delegada o bien cargando tu certificado propio. Como puedes ver en la siguiente imagen, estas opciones las gestionas en “Preferencias”.

6

Ambos métodos de firma son igualmente válidos a nivel técnico y legal.

¿Qué es la firma delegada?

La firma delegada es un tipo de firma en el que se autoriza a un tercero a firmar electrónicamente por el firmante original.

Este tipo de firma es totalmente legal. El Real Decreto 1496/2003 del 28 de Noviembre muestra en su artículo 5.3 la posibilidad de externalizar en un tercero la expedición de facturas.

Docuten ofrece al cliente la posibilidad de autorizar a la plataforma a firmar sus facturas electrónicamente. De esta manera, el documento será firmado por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.

Permitir a Docuten firmar tus facturas electrónicas implica no tener la necesidad de expedir un certificado electrónico a nombre de la propia empresa. Es una opción totalmente válida y segura para la empresa, que puede evitar así el gasto de la compra de un certificado electrónico.

Firmar facturas con certificado digital

Si tienes tu propio certificado digital expedido por cualquiera de las autoridades de certificación reconocidas o cualificadas y en vigencia, podrás realizar la firma de las facturas electrónicas con él. Para esto debes de marcar “No” en la opción de firma delegada en “Preferencias”.

La carga del certificado digital se produce en el momento en que el usuario pincha en enviar, antes de esto, sale un applet, o aplicación java, que permite la carga del certificado.

Recuerda que para generar este tipo de certificados, debes evitar el uso de Google Chrome, ya que esta aplicación no permite la ejecución de applets.

¿Cómo introduzco los datos de mis clientes?

Para introducir los datos de tus clientes en tu plataforma :

  1. Accede a tu panel principal de Docuten.
  2. Accede al apartado de factura electrónica.
  3. Selecciona la pestaña de “Clientes”.
  4. Revisa todos los clientes que tienes y añade nuevos. La propia plataforma te irá indicando cuáles son los datos necesarios que debes de introducir bajo la opción de “Clientes / Añadir Más”.

5

¿Dónde y cómo se guardan mis facturas?

Tus facturas están guardadas de forma totalmente segura y respaldadas por copias de seguridad. Los accesos a tu cuenta se realizan de manera segura mediante conexiones SSL cifradas.

De esta manera, tus facturas permanecerán en la plataforma durante el periodo de prescripción y en caso de darte de baja y volver a querer suscribirte al servicio volverás a tener acceso a tu histórico de facturas.

¿Cómo sé cuál es el historial de tramitación de mi factura electrónica?

Con Docuten podrás saber el estado en el que se encuentra tu factura electrónica:

  • Si ya ha sido registrada en FACe, eFact, etc.
  • Si ha sido rechazada o no por el cliente.
  • Si ha sido abierta.

Podrás ver todos estos estados en el historial de tramitación de cada factura enviada, para esto tendrás que dirigirte a la factura en cuestión y pinchar en “Historial de tramitación”.

A continuación te mostramos una imagen sobre cómo aparecería el historial de cada factura en el menú lateral:

untitled-44

Si cancelo mi cuenta, ¿qué pasa con las facturas?

Para poder acceder a tus facturas debes estar suscrito a alguno de los planes ofrecidos por Docuten.

En el momento en el que cancelas tu suscripción, no podrás acceder al histórico de tus facturas. Eso sí, tus facturas permanecerán en la plataforma durante el periodo de prescripción y en caso de volver a suscribirte al servicio volverás a tener acceso a tu histórico de facturas.

¿Cómo facturo a un cliente privado?

Utilizar Docuten para facturar a empresas privadas es aún más sencillo que facturar a la administración pública.

Simplemente debes configurar los datos de tu cliente, entre ellos el e-mail al que se le va a notificar.

Después de realizar el envío de la factura, Docuten te permitirá saber si tu cliente la ha abierto o no.

¿Por qué canal debo de enviar mi facturae?

El canal por el cual debes de emitir tu facturae te lo debe indicar tu cliente. Si tu cliente es público, aquí te explicamos la información que te tienen que proporcionar.

Actualmente Docuten está integrado con los siguientes Puntos Generales de Entrada de facturas en las Administraciones Públicas:

  • FACe: Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
  • e.FACT: Administració Oberta de Catalunya.
  • El Servicio de Facturación Electrónica del Gobierno de La Rioja.
  • Plataforma de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
  • Punto General de Entrada del País Vasco.
  • Punto General de Entrada de Galicia.
  • Plataforma de EsPublico (sedeelectronica.es)

Los Puntos Generales de Entrada integrados con FACe son:

  • GE Factura Generalitat Valenciana.
  • PUEF Andalucía.
  • Canarias, en trámite.
  • Castilla León.

¿Cómo creo una factura rectificativa?

La factura rectificativa se emite para corregir una factura ordinaria. Por ello, es obligatorio añadir la información relativa a la factura que se rectifica y los datos sobre el motivo de la rectificación.

Para iniciar una factura rectificativa debes seguir los siguientes pasos:

  1. Dirigirte al botón de “Nueva factura”.
  2. Marcar el campo de factura rectificativa.
  3. Rellenar los campos obligatorios para que ésta se emita de manera correcta.

A continuación te mostramos una imagen del formulario en la plataforma de Docuten:

3

¿Cómo consulto el estado de una factura?

Podrás conocer el estado de tus facturas electrónicas accediendo a la pestaña de “Ver historial” en el menú de factura electrónica.

Aquí te describimos los posibles estados de una factura.

¿Qué estados de facturas hay?

Las facturas poseen un estado dentro de su correcta tramitación. Desde Docuten puedes seguir todos los estados tanto de tu factura, haya sido emitida a cliente público o a privado.

Existen estados propios del envío a público y del envío a privado, que son descritos a continuación:

Estados asociados al envío de facturas a administraciones públicas (Puntos General de Entrada)

  • Emitida: La facturae se ha emitido correctamente.
  • Registrada: La facturae se ha registrado en el Punto General de Entrada y se le ha asignado un número de registro.
  • Contabilizada: Como emisor, puedes marcar tus facturas como contabilizadas.
  • Solicitada anulación: El emisor solicita la anulación de la facturae.
  • Anulación aceptada: El cliente acepta la anulación.
  • Cancelada: La facturae ha sido anulada tras la petición de cancelación por parte del emisor.
  • Rechazada: El cliente o la unidad tramitadora rechazan la facturae justificando el porqué.
  • Reenviada: Al reenviar la misma factura.
  • Aceptada: El cliente acepta la factura que viene desde su PGE de facturas.
  • Cobrada: Como emisor, puedes marcar tus facturas como cobradas dentro de la plataforma.

Estados asociados al envío de facturas a clientes privados

  • Enviada: La factura se ha emitido correctamente.
  • Recibida: El cliente recibe la factura.
  • Abierta: El cliente ha abierto la factura desde el email que la plataforma autogenera en el momento del envío.
  • Pagada: El cliente marca como pagada la factura dentro de la plataforma.
  • Cobrada: Como emisor, al igual que en facturae, puedes marcar tu factura para orientarte.

¿Cómo creo una factura recurrente?

En Docuten puedes programar la creación de facturas electrónicas recurrentes para que se emitan solas en el período de facturación elegido.

Para poder crear una factura recurrente es necesario que el importe y el periodo de facturación coincidan siempre.

El sistema también te va a permitir decidir si la factura queda (o no) configurada en borradores antes de cada envío.

Formatos de factura electrónica

Dependiendo a quién vayas a emitir tus facturas (sector público o privado) y de sus preferencias concretas, debes de elegir el formato de la factura. En Docuten, el formato de la factura se configura en “Preferencias de emisión”, como se puede ver en la imagen:

2

El formato de la factura puede ser:

  • Facturae v3.1: Versión antigua de la facturae. Hay entidades que la siguen usando, pero está en desuso.
  • Facturae v3.2: Versión actual de la facturae, utilizada para facturar a casi todos los clientes públicos.
  • PDF firmado: Formato típicamente usado para la facturación a privado.
  • Factura en papel: Formato para imprimir desde tu ordenador y entregarla en mano.

Firma digital

¿Qué servicios de firma digital ofrece Docuten?

El servicio de firma electrónica de Docuten ofrece diferentes formas de firmar que se adaptan a los diferentes requisitos o necesidades de firma de tu empresa.

  • Firma centralizada o Firma en local, que te permiten firmar documentos accediendo a la web de la plataforma.
  • Firma biométrica. Esta forma de firma te permite firmar mediante dispositivos móviles, a través de la aplicación desarrollada para Android y IOs.

Todos ellos están adaptado a los formatos estándares de firma digital.

 

¿Es legal la firma digital?

La firma electrónica en Docuten cumple todos los requisitos del Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica (eIDAS) y otros estándares internacionales. Docuten permite realizar:

  • Firma cualificada (reconocida): si se realiza con un certificado electrónicos cualificados (reconocidos). Estos certificados electrónicos pueden estar generados en tarjeta criptográfica, software o token USB
  • Firma electrónica avanzada: la realizada mediante el dispositivo móvil. Es una firma biométrica en la que se recogen los parámetros biométricos y se almacena de forma seguro en el documento.

Más información sobre la legalidad y seguridad de la firma digital.

¿Cómo subo un documento a la plataforma?

En Docuten subir un documento para firmar electrónicamente es muy sencillo:

  1. Pincha en el botón de subir documento a la plataforma.
  2. Adjunta el documento en formato PDF que quieras firmar.

1

Código de verificación y QR

Para los documentos firmados electrónicamente, Docuten incrusta un CSV (código seguro de verificación electrónica) que permite el acceso al original cuando la factura se imprime y genera un código QR para su fácil acceso desde el móvil.

Si un documento electrónico se imprime, se debe imprimir con este código con el documento, para hacer referencia al documento original firmado electrónicamente.

El documento impreso tendrá consideración de copia auténtica, y podrá ser cotejado a través de la web con el documento original firmado electrónicamente.

¿Cómo puedo firmar desde un móvil o desde una tablet?

Docuten te permite firmar tus documentos desde un móvil o desde una tablet gracias a la firma biométrica.

De esta manera no tienes necesidad de tener un certificado electrónico o DNI electrónico que garantice tu identidad, sino que basta con firmar sobre un dispositivo móvil para almacenar tus trazos biométricos en la firma. Los trazos de tu firma garantizan la identidad, por lo que se garantiza la legalidad y seguridad de este tipo de firma.

Para utilizar la firma biométrica, además de darte de alta en Docuten, vas a necesitar descargar la aplicación móvil de Docuten.

¿Qué es la firma biométrica?

La firma biométrica es aquella que recoge los trazados de tu firma durante el proceso de firma manuscrita sobre un dispositivo electrónico, almacenando estos datos de manera segura (es decir, cifrándolos), de manera que quedan ocultos e incrustados en el PDF firmado.

Esta firma es segura y válida legalmente para todo tipo de documentos y sólo puede ser realizada desde un dispositivo móvil o tablet, a través de nuestra aplicación.

Más información sobre la firma biométrica.

¿Qué es el sello de tiempo?

El sello de tiempo es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo.

En Docuten, el uso de un sello de timepo es una opción que configura un nivel de seguridad más completo en relación a la firma electrónica.

El sello de tiempo demuestra que los datos han existido y no han sido alterados desde un momento de tiempo específico. Es una prueba fehaciente del momento de la firma, aportando más valor a la versión electrónica de tus documentos firmados.

Más información sobre la legalidad y seguridad de la firma digital.

¿Cómo envío un documento a firmar con Docuten?

Los pasos para enviar un documento a firmar son los siguientes:

  1. Subir el documento previo a la firma.
  2. Firmar dicho documento.
  3. Pinchar en el botón “Enviar”.

Con estos tres sencillos pasos el documento firmado debería de estar enviado, introduciendo el email del cliente en el lugar correspondiente.

¿Cómo sé que ya ha sido enviado el documento?

Cuando un documento es enviado por la plataforma, el estado de ese documento cambiará a “Enviado”.

El estado del documento tamén te indicará cuando este ha sido notificado, abierto y firmado.