Qué es y cómo funciona la firma automática de Docuten

Hoy vamos a recordaros uno de nuestros tipos de firma electrónica dentro de nuestro programa para firmar documentos digitalmente, que consideramos muy útil para la operativa diaria de una empresa con altos volúmenes de documentación a firmar.

Como siempre decimos, tan importante es tener un buen producto como que este cumpla las diversas necesidades que se puedan dar en nuestros clientes. 

Y justamente esto es lo que hace nuestra tipología de firma automática para empresas. Resuelve un caso de uso que entorpecía la agilidad de algunos procesos de firma que, por sus características, requerían que algunos de los participantes pueda firmar de manera desasistida, sin intervención humana. 

Vamos a aclarar esto bien, para no tener ninguna duda. ¡No dejes de leer! ¡Ahora no! Te queda lo más importante. 👇🏻

¿Qué es la firma automática?

Como hemos comentado antes, entre nuestras tipologías de firma, ofrecemos la firma automática. Se trata de una tipología de firma que se realiza de forma instantánea y desasistida, es decir, sin necesidad de que una persona física deba intervenir para poder firmar.

Peeeeero ¿Cómo es esto?

Pues exactamente como lo lees. Si en un proceso de firma, uno de los participantes tiene asignada una firma automática, no será necesario que realice la firma manualmente para que el documento quede firmado y pase al siguiente firmante, si hay varios. 

Cuando sea el turno de este participante en el proceso de firma, el documento quedará firmado de manera automática, sin que se le notifique a la persona asociada a esta tipología de firma que se le ha requerido su firma. 

Eso sí, en todo momento podrá visualizar los documentos firmados para poder tener un control sobre la documentación que pasa por sus manos de manera “desasistida”.

¿Por qué es útil esta tipología de firma? Te lo contamos con algunos casos de uso 👀

Como hemos comentado, lo principal es que nuestro producto resuelva casos de uso que se manifiesten en el día a día de nuestros clientes. Para, como fin último, hacerles la vida más sencilla. Ni más ni menos.

Pues precisamente, muchos de nuestros clientes manifiestan una necesidad clara. Sobre todo aquellos que tienen grandes volúmenes de documentación a firmar. Y es disponer de una herramienta que les permita firmar electrónicamente la documentación de manera desasistida en nombre de la empresa.

No es más que una forma de ahorrar tiempo en la firma de documentos estándar que ya han sido validados y comprobados previamente y que no requieren de una intervención manual para firmarlos.

Vamos con algunos casos de uso concreto para entenderlo mejor. 

1. El caso de uso estrella: firma automática para RRHH

Si hay un caso de uso que le da su razón de ser a la firma automática, ese lo encontramos sin duda en procesos de firma de documentación con empleados en el departamento de RRHH.

Este departamento debe hacer llegar a los empleados multitud de documentos que han de ser firmados tanto por parte de la empresa como del trabajador. Muchos de estos documentos son estándar para todos ellos, o ya han sido revisados previamente y no requieren de una segunda comprobación manual. 

Para agilizar la gestión de firma por parte de la organización, incorporar la firma automática es de gran ayuda. Cuando el documento se envía al trabajador para su firma, automáticamente se le incorpora una firma automática con certificado digital que identifica a la empresa y que no requiere de intervención humana.

2. Firma de documentos con proveedores: la actualización de precios

Otro caso de uso para el que resulta muy útil la firma automática es cuando se debe hacer llegar a los proveedores una actualización de precios. 

En lugar de tener que llevar a cabo la firma digital «manualmente» del documento en cuestión, se incluye en el proceso una firma automática. De esta forma, el documento sale firmado con el certificado de empresa listo para la firma del proveedor, sin intervención por parte de la empresa y en cuestión de segundos.

3. Actualización de la política de PRL en una fábrica

Muchos de nuestros clientes pertenecen al sector industrial y cuentan con múltiples fábricas en las que los trabajadores desarrollan su actividad.

Un caso de uso recurrente de la firma automática es precisamente cuando se producen actualizaciones en la política de PRL que deban notificarse a los trabajadores y deben ir firmadas por la empresa para que tengan efectos vinculantes.

La firma desasistida se presenta como una opción ideal para que este documento estándar se firme sin intervención humana y llegue así a los trabajadores firmado con el certificado de empresa.

Vale, vale… ya veo la utilidad de este tipo de firma electrónica. Peeeeeeero ¿Cómo funciona? 🧐

Ya te hemos contado qué es la firma automática y cuáles son los principales casos de uso que demuestran su utilidad. Ahora nos toca saber cómo empezar a utilizarla, ¿no?

Par utilizar esta tipología de firma deberás subir a Docuten tu certificado digital, normalmente el sello de empresa.

Este paso deberá llevarlo a cabo el administrador de la cuenta de Docuten a través de la opción Administrar certificados. Al añadir uno nuevo, se le preguntará si desea utilizarlo para firma automática. De esta forma, al lado del certificado se mostrará el icono de un engranaje, indicando así que ese certificado se empleará para realizar firmas automáticas.

Para alojar este certificado en Docuten, es necesario tener una copia de seguridad del mismo, que incluya la clave privada, y deberá tener un formato .pfx o .p12.

Además, en caso de subir a Docuten más de un certificado emitido a un mismo NIF, será necesario indicar un alias para dicho certificado, ya que esto nos permitirá diferenciar los distintos certificados cuando quieran emplearse.

En el momento de la creación de un proceso de firma, el creador debe indicar el nombre del firmante, su correo electrónico y el NIF –o el alias que hayamos puesto al certificado, en caso de haber más de un certificado para el mismo NIF–. En este punto, es importante que el certificado esté indicado para realizar firmas automáticas desde configuración. Por último, debe indicar como tipo de firma la firma automática.

Al hacer esto, Docuten asocia el NIF o alias indicado con el certificado digital correspondiente. De esta forma, cuando llegue el turno de este firmante en el proceso, que puede ser tanto al principio como durante cualquier punto del mismo, la firma se realizará de forma instantánea y el flujo continuará con el siguiente firmante.

Así de fácil…¿Ya estás pensando en todos los procesos en los que podrías aplicar esta tipología de firma?🤔

Pues no te demores más y evita perder tiempo en la firma de documentos estándar que podrían estar firmándose mágicamente de manera automática.

Cuánto más sencillo y rápido, mejor (pero siempre cumpliendo con los más altos estándares legales)

Si puedes invertir el mínimo tiempo posible en un proceso susceptible de automatizarse, ¿por qué no hacerlo? Esto es lo que buscamos con nuestra tipología de firma automática especialmente útil para empresas: ofrecerle a nuestros clientes las herramientas necesarias para hacer que la firma no se sea una traba en su día a día, sino todo lo contrario.

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¿Quieres conocer todas las tipologías de firma en función del caso de uso que tenemos disponible en Docuten? Contacta directamente con nuestro equipo ¡Estaremos encantados de poder asesorarse sobre la solución de firma ideal para ti!