COGAMI (Confederación Gallega de Personas con Discapacidad) es una entidad sin ánimo de lucro que desde 1990 ofrece servicios a las personas con discapacidad, desde la formación hasta el empleo. Gestiona 11 iniciativas empresariales de economía social que emplean a más de 800 personas.
En COGAMI gestionan diariamente altos volúmenes de documentación laboral, y la dispersión geográfica de sus trabajadores ocasionaba una elevada carga de trabajo administrativo. Esto les llevó a la necesidad de buscar una herramienta que les permitiese digitalizar toda esa gestión.
Hemos hablado con Ana Álvarez, Directora de Recursos Humanos de COGAMI, para que ella misma nos cuente el cambio que se originó a raíz del uso de Docuten. ¡Os dejamos con su entrevista!
- ¿Cuáles son los motivos que os llevaron a tomar la decisión de digitalizar la gestión de contratos laborales? ¿En qué punto estabais en la empresa?
La decisión fue fundamentalmente porque nosotros teníamos una plantilla bastante dispersa, por distintos puntos de Galicia, y eso motivaba que cualquier tipo de documentación, bien de índole laboral o de otra documentación, tuviéramos que entregarla a esas personas colaboradoras. Eso implicaba ralentizar tanto el proceso de entrega como el proceso de recepción de la documentación y, a veces, el riesgo de perder esa documentación.
Eso nos llevó a tener que buscar una herramienta, o mejorar ese proceso, que nos garantizara evitar el traspase de información física, de contratos o de otras documentaciones vía correo ordinario, y pasar a digitalizarla, y asegurarse de que una persona a través de su correo electrónico recibe su contrato, lo descarga, lo lee y, lo más importante, que lo firma, asegurando en ese sentido que tienes un contrato firmado.
«Hicimos una demostración, y la verdad nos parecía un sistema muy fiable, que respondía a lo que nosotros buscábamos.»
- ¿Por qué habéis tomado la decisión de contar con Docuten para llevar a cabo ese proceso de transformación digital?
Nosotros cuando vimos esta problemática, de decir estamos moviendo mucha documentación, y además de carácter confidencial y de carácter importante, teníamos que buscar un sistema que nos garantizase, por un lado, la veracidad a la hora de la firma y que fuese un sistema seguro. Yo me puse en contacto con vosotros, hicimos una demostración, y la verdad nos parecía un sistema muy fiable, que respondía a lo que nosotros buscábamos y fue así como contactamos.
- ¿Cuál es vuestro caso de uso de la plataforma Docuten?
A día de hoy, nosotros estamos utilizando Docuten prácticamente para la relación laboral, para los contratos laborales, pero es verdad que hemos ampliado también el uso de esta plataforma para enviar, otra documentación que tenemos que cerciorarnos de que le ha llegado a la persona y la ha entendido y la ha firmado. Estamos hablando, por ejemplo, de los documentos oficiales de Prevención de Riesgos Laborales, estamos hablando, por ejemplo, del código de conducta que tenemos implantado aquí en el compliance.
- ¿Cómo se ha realizado la transición interna para introducir los nuevos procesos?
Uno de los miedos que nos daba a la hora de implantar Docuten, era que el perfil a quien iba dirigido este sistema, eran personas que tenían que tener correo electrónico, tenían que estar habituadas al uso de tecnología, y era un miedo que teníamos.
Nos hemos apoyado para esa transformación que hicimos, en los coordinadores de las personas, en los jefes de equipo, donde previamente les informaron de que iba a haber esta herramienta, les dimos la opción de que nos poníamos a su disposición. De hecho, tenemos un manual. Eso facilitó que esa transición fuera mucho más fácil, que la gente lo acogiera muchísimo mejor.
- ¿Cómo han vivido vuestros trabajadores la transición? ¿Qué retorno os han trasladado?
El retorno es positivo, porque también a ellos le permite tener en el momento cualquier tipo de documentación. La tienen en su ordenador, si quieren imprimirla, la imprimen, y eso también garantiza que ellos tienen la documentación almacenada. Ha sido positivo, fue fácil la transición.
- ¿Qué mejoras ha supuesto para la empresa haber introducido la firma digital de documentación?
Ha supuesto mejora a nivel de acortar un proceso, como es la firma de un contrato de trabajo. Si antes enviabas un contrato y tardaba 5 días o un mes en volver el contrato firmado de vuelta, ahora lo tienes ya en el momento. Ha supuesto también tener una mejor organización de la documentación, porque la tienes guardada en la nube, y eso implica no tener un espacio físico, o tener que estar imprimiendo y archivando, y eso también ha mejorado tener en cualquier momento accesibilidad a esa documentación.
- ¿Cuáles son los siguientes pasos en vuestro proceso de digitalización?
Nuestros siguientes pasos en el proceso de digitalización queremos ampliar la firma contractual o cualquier tema de índole laboral, de documentación laboral, a más empresas y a más unidades de negocio de COGAMI. A día de hoy, lo estamos haciendo en prácticamente tres empresas, pero queremos ir ampliándolo al resto de la organización. Creemos que es una buena herramienta y creemos que va a facilitar mucho más ese proceso laboral de firma de contratos.
- ¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación similar a la que se encontraba Galega de Economía Social en su momento?
Yo recomendaría que pusieran este tipo de sistema. Yo creo que a la hora de ponerlo es importante comunicar a nivel interno por qué se hace esto. Yo es lo que les recomendaría, que sobre todo lo comunicaran, y que transmitieran las ventajas que significa tener esta digitalización y este sistema.
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