Todo lo que debes saber sobre la recepción de facturas electrónicas online

Cuando te encuentras con un volumen muy elevado de facturas de tus proveedores, la gestión manual o incluso en papel se vuelve misión imposible. En ese momento es cuando te planteas la necesidad de buscar una solución que automatice la gestión de la recepción de facturas de proveedores y poder así eliminar el picado manual que tantas horas te quita de tu jornada diaria.

Las facturas en papel y los archivadores de facturación ya son cosa del pasado. Más aún, teniendo en cuenta que la Ley Crea y Crece aprobada en el Congreso del los Diputados el pasado 15 de septiembre, impone una serie de plazos para la implementación obligatoria de la facturación electrónica, a todas las empresas y autónomos

¿Qué métodos de recepción de facturas hay disponibles?

En Docuten ofrecemos distintas herramientas para adaptarnos lo mejor posible a las necesidades de nuestros clientes y las distintas casuísticas de sus proveedores. En concreto, contamos con tres métodos de recepción diferentes:

• Portal de proveedores. Si tus proveedores no cuentan con ninguna herramienta para la emisión de facturas electrónicas, tienes la posibilidad de ofrecer a tus proveedores una plataforma a través de la cual pueden emitirte sus facturas. Podrán enviarlas sin que les suponga ningún coste. La factura se genera directamente en Docuten y se recibe en el formato que más se adecúe a lo que necesitas.
• Envío por correo electrónico. También existe la opción de que tus clientes te envíen las facturas como un PDF adjunto por correo electrónico a una cuenta de Docuten específica para ti. Nosotros nos encargamos de recibirla, extraer la información del PDF con nuestro lector OCR e indexarla directamente en tus sistemas, a través de nuestras opciones de integración, o en tu cuenta de Docuten.
• Canales FACeB2B y Peppol. Docuten está conectado a estos dos canales. La plataforma FACeB2B es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas entre empresas. Por otro lado, Peppol es una red de distribución electrónica europea que facilita a las empresas el transporte de facturas electrónicas online tanto en el ámbito público como privado. Si tus proveedores ya trabajan con estos canales, pueden hacerte llegar las facturas a través de ellos y las recibirás en tus sistemas.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar la recepción de facturas?

Sea cual sea el método empleado, utilizar una plataforma para gestionar la recepción de facturas electrónicas online trae consigo múltiples beneficios, tanto para los propios empleados de administración y finanzas, como para la productividad de la empresa. Algunas de las ventajas de la facturación electrónica son:

• Ahorro de tiempo y costes: la automatización de las tareas de gestión, como el proceso de validación, la introducción de forma manual de las facturas recibidas en tus sistemas… reduce ampliamente el tiempo dedicado por los trabajadores. Esto, a su vez, implica una reducción de todos los costes de gestión.
• Mayor eficiencia: la agilidad en el procesado de las facturas y la reducción del tiempo dedicado por los trabajadores, supone una mayor eficiencia y productividad para la empresa. Ese tiempo ahorrado puede ser dedicado a tareas de mayor valor para el negocio.
• Evitar errores humanos: en ocasiones, son pequeños errores humanos los que provocan retrasos en la gestión administrativa. Al realizar de forma digital y automática dichas gestiones, evitamos estos errores.
• Mayor trazabilidad: un proceso automatizado impide la pérdida de documentación, facilita la comunicación con los proveedores gracias a las notificaciones, y permite conocer con exactitud el estado de las facturas y su historial.
• Más control: Docuten almacena las facturas por el periodo legal establecido, por lo que no perderás documentación importante. Además, funcionalidades como la búsqueda avanzada te permiten localizar facturas en cuestión de segundos.

Otras funcionalidades pensadas para ti

Más allá de recibir facturas electrónicas online, en Docuten queremos hacer que el proceso completo sea más sencillo para ti. Por ello, ofrecemos opciones adicionales que harán que el proceso sea más simple:

Reglas de negocio

Las reglas de negocio te permiten designar requisitos específicos que deben cumplir las facturas que te envían tus proveedores. Si no los cumplen, estas se rechazan automáticamente notificando al proveedor el motivo de rechazo. Por ejemplo, podrás rechazar automáticamente facturas que no incluyan algún dato concreto, como el número de pedido.

Flujos de aprobación

Una vez se ha aceptado la factura, puedes configurar flujos de aprobación automáticos que te permiten acortar tiempos, tener un control de costes en cierre y previsión en tesorería. Se establece un orden específico para la revisión y aprobación de facturas entre departamentos, y se notifica a los proveedores de cualquier actualización.

Por ejemplo, puedes enviar una factura a una persona o un grupo según el proveedor, notificar a los miembros del equipo de que hay facturas para revisar, establecer el orden de validación de los departamentos, o notificar a tus proveedores cuando apruebas una factura, la rechazas o incluso cuando ya la has pagado.

Y más funcionalidades…

​​También tendrás la posibilidad de:

• Recibir documentos adjuntos con la factura (por ejemplo, el albarán) y acceder a la documentación adjunta de la factura cuando la revises
• Firmar las facturas electrónicas de forma automática, cuando todo sea conforme
• Integrarlas con tu ERP. Contamos con conectores para los principales ERP del mercado. Además, puedes integrar Docuten con cualquier sistema gracias a nuestra API de factura electrónica.

¿Y qué pasa con la emisión de facturas?

Ahora que ya hemos solucionado el tema de la recepción, ¿qué pasa con la emisión de facturas? ¿Cómo emitir una factura electrónica online con Docuten? En función de si se trata de un cliente público o privado, tendrás que realizar la configuración de una forma u otra.

Docuten te permite emplear cualquier formato de factura electrónica para emisión (formato Facturae, factura en PDF firmado (PAdES) o formato europeo UBL/CII) y todos los canales, tanto para clientes públicos como privados, como FACeB2B, Peppol, y todos los PGE de las Administraciones Públicas.

Docuten es la solución que resuelve tus necesidades

Como has podido ver, Docuten te ayuda a cubrir tus necesidades de facturación, tanto de emisión como de recepción. Además, nuestro programa de factura electrónica, y todas nuestras soluciones, cumplen estrictamente con las leyes de facturación electrónica. 

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