¿Es lo mismo una factura electrónica que una factura en PDF?

Después de varios años desde la implantación de la factura electrónica en España, siguen existiendo dudas que dificultan su completa implementación en los procesos de digitalización de las empresas. Una de las dudas más recurrentes es si una factura en PDF es una factura electrónica y si tiene el mismo valor legal que esta o que una factura en papel. En esta entrada, pretendemos darle respuesta a algunas preguntas como estas.

Para comenzar, cabe destacar que una factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel. Su única diferencia es que la primera ha “sido expedida y recibida en formato electrónico, previo consentimiento del destinatario para recibirla por esta vía”, como nos indica la Dirección General de Tributos.

Partiendo de esta base, existen dos tipos de facturas electrónicas:

• Con formato estructurado: en este caso, se trata de facturas que pueden generarse de forma automática, ya que son creadas a través de programas de facturación, con datos estructurados.
• Con formato no estructurado: estas se refieren normalmente a aquellas facturas escaneadas de un documento original o a un fichero PDF.

Ambas están consideradas facturas electrónicas, y son igualmente válidas. Por tanto, sí, una factura en PDF es un tipo de factura electrónica.

Entonces, ¿qué garantiza que una factura sea válida?

Hasta el 2015, era obligatorio que la factura electrónica estuviese firmada con un certificado electrónico reconocido por la Administración. A partir del 1 de enero de 2015 este requisito se suprimió. Sin embargo, sigue siendo obligatorio garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido, igual que si se tratase de una factura en papel.

Para garantizar la validez de una factura, esta debe incluir unos datos obligatorios mínimos, ya sea una factura electrónica o en papel.

Estos datos son:

• Numeración
• Fecha de emisión
• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del cliente
• Concepto
• Tipo impositivo
• Información del Registro Mercantil (solo para empresas)

Aunque no sea obligatoria la firma de una factura electrónica, siempre ofrece una garantía conforme a la autenticidad del emisor e integridad del contenido. Para evitar la necesidad de expedir un certificado electrónico emitido por una Autoridad de Certificación, Docuten ofrece la firma delegada. En caso de activarla, Docuten firma la factura en nombre del emisor como un tercero. De esta forma, la factura es firmada por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.

Si tienes cualquier consulta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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