Nortempo encuentra en Docuten una solución de digitalización: “El cálculo aproximado que hicimos de ahorros era de unos 100.000 euros netos”

Nortempo es una empresa que, desde 1991, se dedica a la prestación de servicios de recursos humanos y organización para otras empresas.

Esto conlleva la gestión de un volumen diario de documentación laboral y mercantil  muy elevado. Gestionan anualmente más de 100.000 contratos, y cuentan con una extensa red de oficinas repartidas por todo el territorio peninsular.

El pasado 2017, fue el primer año en el que la empresa trabajó durante todo el ejercicio con la herramienta de Docuten, a pesar de haber comenzado su andadura en el mundo de la digitalización durante el transcurso del 2016.

Durante este primer año, Nortempo realizó un cálculo aproximado del ahorro que implica el empleo de una herramienta de digitalización como es Docuten. A pesar de haber excluido de sus cálculos datos como el ahorro en espacio de archivo en sus oficinas, Javier Castiñeira, exdirector territorial de Nortempo en Galicia, nos cuenta en la siguiente entrevista cuánto ahorro supuso Docuten en el 2017 basando este cálculo exclusivamente en tiempo.

Además del ahorro, Javier Castiñeira nos cuenta qué ventajas trajo consigo la integración de Docuten con sus sistemas, ya que su principal actividad empresarial se basa, como decíamos anteriormente, en la gestión de relaciones laborales.

¡No os perdáis la entrevista que hicimos a Javier Castiñeira para saber más sobre las ventajas que implica la integración con Docuten, desde la experiencia de uno de nuestros mayores clientes!

¿Cuáles son los motivos que os llevaron en su momento a valorar la posibilidad de digitalizar la parte administrativa de vuestra empresa?

Básicamente había tres motivos. Uno, nosotros somos una empresa que basa toda su actividad en el establecimiento de relaciones laborales y mercantiles. Optimizar ese proceso y hacerlo seguro y más eficaz, era uno de nuestros objetivos.

Por otro lado, hacerlo también más fácil para nuestros colaboradores, más asequible. Nosotros firmamos aproximadamente 100.000 contratos al año y que ese proceso fuera ágil era importante.

Por último, en nuestro sector el tiempo es calidad y es un proceso que cuanto menos tiempo nos ocupe, mejor, y la herramienta de digitalización nos permitía eso.

¿Por qué habéis tomado la decisión de uniros a Docuten para conseguir la transformación tecnológica?

Por una parte, la empresa que nos ofrecía la solución, nos generaba la suficiente solvencia y seguridad y nos daba la sensación de que era una empresa que merecía la confianza para una relación de futuro con la herramienta.

Por otra parte, la herramienta se integraba perfectamente con nuestros sistemas, con nuestro ERP, con nuestra plataforma de clientes, etc. y eso también era muy importante para nosotros.

¿Cómo se ha realizado la transformación interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales?

La herramienta viene a ayudar en gran medida a toda nuestra plantilla, que tenía que archivar, firmar… Un proceso muy tedioso que se ha eliminado.

Dentro del proyecto de implantación, nosotros utilizamos primero una oficina piloto que luego hicieron de prescriptores en el resto de la red. La verdad no hubo ningún problema interno, al revés, fue una herramienta muy bien acogida por todos los trabajadores.

Quizás, hubo más que pelear con la resistencia al cambio normal de algunos colaboradores o resistencias externas. También hay que decir que son, a día de hoy, muy residuales.

Dentro del departamento de operaciones, ¿qué mejoras habéis obtenido?

Las mejoras son a todos los niveles. Como decía, para nosotros todo el tema de la firma documental es parte de nuestro negocio. Hemos obtenido mayor rapidez, mayor eficacia en nuestros procesos, que la gente se pueda centrar más donde aporta valor y no en procesos administrativos, ganar transparencia de cara a nuestros colaboradores y clientes por la inmediatez de la documentación y la manera en la que disponen de ella.

Yo creo que han sido todo ventajas desde operaciones. Forma parte de nuestro producto y nuestro producto ha sido mejorado con la herramienta de digitalización.

A nivel económico, ¿cuánto ahorro ha supuesto?

Cuando se hizo la implantación, el primer año de implantación completo de firma digital fue el año 2017, aunque ya habíamos empezado mucho antes. En ese  momento, se hizo un cálculo de ahorros y el cálculo aproximado que hicimos de ahorros era de unos 100.000 euros netos, y eso siendo bastante conservadores, porque hay cosas que son difíciles de valorar y que no metimos, como el ahorro de espacio de oficinas en el archivo, etc. Ligado exclusivamente a tiempos, calculamos unos 100.000 euros en el primer año solo.

¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación similar a la que se encontraba Nortempo en su momento?

Evidentemente, que abordasen un proceso como lo hicimos nosotros, a la mayor brevedad posible. Además, el proceso de digitalización y de firma digital de documentos a nosotros y a cualquiera le abre una posibilidad de iniciar otros campos de mejora como es la manera en la que se dispone de los documentos, la accesibilidad de estos, el ponerlos a disposición de terceros, de clientes, etc. Desde mi punto de vista, son todo ventajas.