Cómo toda tu compañía puede beneficiarse de la digitalización administrativa

La transformación digital en las empresas es un proceso que requiere un cambio en la cultura empresarial, además de contar con las herramientas adecuadas para la digitalización de procesos. Siempre hablamos sobre los beneficios que puede aportar la firma electrónica para empresas al departamento de Recursos Humanos de las empresas. Sin embargo, los programas para firmar documentos van mucho más allá de Recursos Humanos, ya que todos los departamentos de una empresa pueden beneficiarse de una herramienta de digitalización como Docuten y todos sus tipos de firma electrónica para firmar documentos online.

Firmar un documento electrónicamente te permite ahorrar recursos materiales, eliminar el uso de papel y ahorrar tiempo de los trabajadores, entre otros beneficios.

A continuación, te mostramos algunos casos o ejemplos de firma electrónica que pueden darse en los distintos departamentos de una organización.

Departamento de Recursos Humanos

En Recursos Humanos, la gestión documental supone una parte inherente al propio departamento, ya que son quienes se encargan de la firma de contratos laborales, nóminas, hojas de gastos, evaluaciones, bajas, aumentos o, en general, cualquier cuestión referente a la relación laboral de un trabajador con la empresa, desde el comienzo hasta el fin de esta.

Este volumen de documentos implica un gasto tanto de recursos como de tiempo, que podría evitarse o reducirse enormemente con la firma electrónica para empresas. De esta forma, los trabajadores de RRHH pueden dedicar su labor a desempeñar funciones que aporten valor a la empresa, más que a la gestión de documentos.

Contar con una herramienta como Docuten para firmar documentos electrónicamente te permitirá realizar funciones como firmar contratos online, entre todo tipo de documentación, de una forma sencilla y totalmente segura y legal. Con ello, mejorarás la digitalización de procesos de tu compañía.

Todo lo que nadie te ha dicho sobre la firma digital

Departamento de ventas

El departamento comercial requiere una comunicación directa con clientes, tanto reales como potenciales. El mayor caso de uso para este departamento se desarrollará en torno a esta comunicación con el cliente. Por ello, emplear un recurso como la firma electrónica, no solo da imagen de cara al exterior de una empresa que apuesta por la innovación y las nuevas tecnologías, sino que facilita esta comunicación, haciendo más inmediata la firma de contratos u ofertas.

Para estos casos, uno de los tipos de firma más apropiados es la firma biométrica, sobre todo si la operación de venta se realiza presencialmente con el cliente. Es considerada como firma electrónica avanzada según en Reglamento eIDAS. Esta es la más parecida a la manuscrita en cuanto a la forma de realizarse. En un dispositivo como una tablet o un teléfono móvil, se realiza la firma directamente sobre el documento como si se tratase de papel. De esta forma, tenemos el contrato firmado al instante y en formato digital.

Mejora la gestión de tu departamento comercial gracias a la digitalización

Producción o fabricación

Aquellas empresas del sector industrial que cuentan con fábricas o talleres emplean habitualmente material especializado, como productos electrónicos o industriales. Además, sus empleados en muchas ocasiones deben llevar un EPI, y la Prevención de Riesgos Laborales y una formación adecuada son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la fábrica. Todos estos factores generan volúmenes elevados de documentación que, si no se gestionan bien, pueden provocar ineficiencias, conllevando una pérdida económica.

Una gestión adecuada de la documentación, a través del uso de programas para firmar documentos, ya sean de PRL, formaciones, procesos de mejora continua o la firma de la entrega del material de trabajo son solo algunos ejemplos de firmas electrónicas dentro de este departamento.

Departamento administrativo

La gestión de documentos de toda condición resulta una tarea cotidiana para este departamento. Desde solicitudes, autorizaciones o informes hasta reclamaciones, certificados o cualquier tipo de acuerdo, las gestiones del departamento administrativo resultan diarias y ocupan gran parte del tiempo de los trabajadores.

Además, actualmente toda comunicación realizada con las administraciones públicas ha de ser realizada electrónicamente. Lo que implica una obligatoriedad del uso de la firma electrónica.

Por otro lado, la gestión de facturas ocupa gran parte del tiempo del departamento de administración. Una herramienta que te ofrezca no solo la firma electrónica para empresas, sino también una solución de facturación electrónica, puede ser la mejor inversión para la digitalización de procesos. Docuten te permite emitir y firmar facturas electrónicas, así como su recepción de forma automática para ahorrar tiempo y dinero. Además, te permitirá la gestión de facturas electrónicas tanto con clientes públicos como privados, así como recibir las facturas de tus proveedores a través del método que más se adapte a tus necesidades y a las de tus proveedores.

8 ventajas de la recepción de factura de forma electrónica

Dirección General

Este departamento es, en última instancia, el que deberá aprobar aquellas decisiones más relevantes que afecten al futuro de la organización. Para este departamento, el tiempo es un factor fundamental, y no deben desaprovecharlo en tareas administrativas y de gestión, como la firma de proyectos, propuestas o contratos, sino en acciones de valor para la empresa.

Asimismo, los directivos de una compañía siempre deben pensar en la solvencia de su empresa, buscando soluciones eficientes y económicamente rentables, que hagan prosperar a la compañía. Igualmente, un buen directivo debe promover una cultura de la tecnología entre los distintos departamentos de su empresa. Debe ser la persona encargada de dirigir a la compañía hacia este cambio, haciéndola evolucionar en pro de la innovación.

Por ello, la firma electrónica dentro de la empresa es una solución que resuelve todas estas cuestiones, desde la rentabilidad económica o el ahorro de tiempo, hasta el inicio de un proceso de digitalización.

Una inversión hacia la transformación digital en la empresa

Hasta aquí te hemos mostrado algunos ejemplos de firma electrónica. Sin embargo, Docuten te permitirá firmar documentos electrónicamente de cualquier tipo, bajo multitud de casuísticas. 

Dentro de la gran oferta de programas para firmar documentos, Docuten va más allá, tratando de enfocarnos en dar a nuestros clientes una solución a sus necesidades, tanto de firma electrónica para empresas como de facturación electrónica. Docuten se adapta a las necesidades específicas de cada empresa y cada departamento, ya que nuestra plataforma permite el uso de distintos tipos de firma electrónica para cada caso de uso concreto. Con ello, buscamos siempre la comodidad de nuestros clientes, siendo nosotros quienes nos adaptamos a ellos, integrándonos con sus sistemas.

Firmar un documento electrónicamente nunca fue tan fácil. Contacta con nosotros y nuestros expertos te asesorarán para conocer la solución que más se adapte a tus circunstancias y necesidades.