El coste de guardar las facturas y documentos de tu empresa: la digitalización te ahorra el espacio de almacenaje

Entre las múltiples ventajas que se obtienen al digitalizar los procesos administrativos de las empresas, uno de los más valorados por nuestros clientes es el ahorro en espacio de almacenaje.

Habitualmente, las empresas con altos niveles de facturación y documentación tienen que destinar una partida de sus presupuestos al alquiler o la compra de espacios de almacenaje para guardar toda esa documentación, debido a que las empresas están obligadas por ley a almacenar toda la documentación relativa a su negocio durante años.

Según el artículo 30 del BOE, que regula el Código de Comercio:

Art. 30.

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Además, no servirá escanear las facturas y documentos, puesto que la legislación obliga a guardarlos en su formato original, ya sea este en papel o electrónico. Cuando lo realizas de forma electrónica, no cabe duda del ahorro de espacio de almacenaje. 

Pongamos el supuesto de que un archivador tiene capacidad para 500 hojas y su coste asciende a 2,65€/unidad. Además, el propio espacio necesario para archivar los documentos supondrá un coste. Pongamos que cada 1000 hojas, 10€/mes.*

2.255,40€ de gasto en espacio de almacenaje por los documentos de 1 año

Si hacemos el cálculo, el coste para una empresa que envía a firmar un total de 3.000 documentos al año, recibe un total de 10.000 facturas, y emite 5.000, el coste del almacenamiento, contando con que se guarda una copia de cada documento –y sin tener en cuenta documentos de años anteriores, que también deberían estar almacenados–, asciende a 2.255,40€. Esta cifra, si bien puede no resultar abrumadora, sorprende cuando tenemos en cuenta que es un coste totalmente evitable con una herramienta de digitalización, que permite almacenar los documentos y facturas, que son originalmente electrónicos, en la nube.

Ahora multiplica esta cifra por los años que debes almacenar todos esos documentos y súmale la de años venideros. La cifra comienza a aumentar.

Si quieres conocer también los costes asociados al material, envío o gestión de documentos y facturas para una empresa con el método tradicional vs una herramienta de digitalización, descárgate nuestro Libro Blanco de Ahorro de costes.

Una herramienta de digitalización de procesos administrativos, como Docuten, te permite ahorrar este coste por completo, puesto que los documentos se almacenan en la propia plataforma y son accesibles desde cualquier dispositivo.

No solo se trata del coste económico, sino también de la libertad de poder revisar un documento desde cualquier lugar –lo que te permite trabajar desde cualquier localización– en cuestión de minutos, sin necesidad de acceder al espacio físico de almacenaje y buscar entre todo el papeleo. Con la búsqueda avanzada de Docuten, encontrarás el documento en cuestión de minutos, facilitando las tareas más rutinarias a tus empleados.

*Dato estimado calculado en base al precio medio de alquiler del metro cuadrado en polígono industrial en España y a la capacidad de documentos por metro cuadrado.