Alquiber elige a Docuten para digitalizar sus procesos administrativos

La compañía líder en el negocio de renting flexible para empresas, Alquiber, ha contado con Docuten, empresa de digitalización de documentos, para aumentar la eficiencia y seguridad de sus procesos administrativos.

Con la digitalización de la firma digital para empresas y la gestión de facturación electrónica agilizan su metodología, reducen gastos y disminuyen el riesgo de contagio siguiendo un protocolo Covid para empresas de transporte.

Implantación de medidas contra el Covid-19

Alquiber es una compañía española fundada en el 2000, líder en el negocio del renting flexible para empresas. Prestan recursos a grandes empresas, pymes y autónomos que necesiten vehículos, ya sean industriales o comerciales, para desarrollar sus planes de negocio.

En julio de 2018, Alquiber comenzó a cotizar en el Mercado Alternativo Bursátil (MAB) en el segmento de Empresas en Expansión. Convirtieron el crecimiento en el principal impulsor de la empresa, tanto en lo referido al aumento de la flota como en la apertura de delegaciones. La capitalización bursátil actual de la compañía se sitúa en los 33,13 M€. 

Frente a la situación producida por la pandemia de Covid-19, Alquiber se propuso hacer frente a los obstáculos sin prescindir de ninguno de sus trabajadores. Han mantenido su actividad a pleno rendimiento para seguir ofreciendo a sus clientes el mismo servicio y apoyo de siempre. Han requerido especial atención aquellos que llevaron a cabo labores imprescindibles en la lucha como la logística, el suministro de agua, la luz, hospitales, lavanderías o SUMMA 112. 

Para ello, la compañía de renting flexible para empresas puso en marcha una batería de medidas destinadas a garantizar la seguridad de clientes y empleados. Con el objetivo de eliminar cualquier posibilidad de contagio en el desarrollo de su actividad, implantaron una cultura de apoyo al teletrabajo, incorporaron medidas higiénicas extra en todas sus sedes y un escrupuloso proceso de desinfección integral de los vehículos, entre otras cosas. 

Cómo combatir la situación con la digitalización de documentos

Alquiber, consciente de la nueva realidad, decidió dar un paso adelante y plantear la posibilidad de contar con una empresa de digitalización de documentos. La digitalización de todos sus procesos administrativos llegó de la mano de Docuten.

Ahora, los clientes de Alquiber pueden acceder a todas las ventajas de la firma digital de contratos y cualquier otro documento, y la emisión y recepción de facturas electrónicas. Gracias a esto, tanto Alquiber como sus clientes ya no necesitarán de gestiones presenciales ni documentos impresos.

Eficacia, rapidez, ahorro y seguridad

Los primeros procedimientos administrativos digitalizados fueron el servicio de firma digital y la factura electrónica, dos primeros pasos hacia la digitalización completa. Esto permitirá a Alquiber, por un lado, emitir facturas electrónicas y recibirlas directamente en sus sistemas. Por otro, también permitirá a la compañía y a sus clientes gestionar todos sus documentos sin necesidad de desplazamientos, sin documentos en papel y sin tener que recurrir al uso de servicios postales para enviarlos. Con ello, aumentarán la eficacia y la rapidez de los procesos, reducirá los gastos y eliminará todo riesgo de contagio.

A través de Docuten, empresa de digitalización de documentos, además de emitir facturas electrónicas y recibirlas con indexación directa en sus sistemas, gestionan todos los documentos que requieran servicio de firma digital:

• Documentación laboral
• Alquileres de vehículos
• Entregas
• Reparaciones

“Desde Alquiber trabajamos en la transformación digital de los procesos y la reducción del consumo de papel en oficina. Evitando contactos y manteniendo la distancia social durante esta pandemia de la Covid-19, nos hemos dado cuenta de que el papel se puede eliminar casi al 100% y esto con Docuten es posible”, declara José Ramón Calvo, Director General de Alquiber.

“En línea con la misión de Docuten de gestionar la movilidad del cliente de forma sostenible y eficiente, –explica el CEO de Docuten, Brais Méndez– Alquiber se acerca un paso más a esa sostenibilidad con una digitalización que apuesta fuerte por la eliminación del uso del papel. De este modo se convierte en una de las pioneras de su sector en cuanto a la digitalización completa de sus procesos administrativos. Emitir facturas electrónicas, recibirlas en sus sistemas y firmar digitalmente cualquier documento con una única empresa de digitalización de documentos como Docuten, les permitirá un ahorro de más del 50% y una implementación más rápida”.

Un único proveedor para todos sus procesos

Medianas y grandes empresas son conscientes de que el mercado en el que se encuentran requiere la contratación de empresas de digitalización de documentos. En ocasiones, la digitalización del envío y recepción obliga a las compañías a trabajar con distintos proveedores para poder cubrir todas sus necesidades. Al trabajar con Docuten, un único proveedor para la digitalización completa de los procesos administrativos, Alquiber obtiene una serie de beneficios:

• Agilidad en el proceso de implantación y onboarding.
• Ahorro en costes y tiempo y, por lo tanto, mayor eficiencia.
• Facilidad para sus empleados y clientes, puesto que trabajan con una única plataforma.
• Seguridad al trabajar con un único proveedor, ya que supone un menor riesgo de inversión.

“La mayoría de los procesos asociados a la gestión con clientes y proveedores necesarios en el departamento financiero se llevaron a cabo con gran éxito. En los partners que colaboran con la implantación de nuevos procesos, buscamos que no nos suponga un coste añadido. Ese fue el caso de Docuten”. –Juan José Rodríguez, Director Financiero de Alquiber. Por su parte, Francisco Escribano, Director de IT de Alquiber, asegura que “en Docuten hemos encontrado al proveedor digital perfecto para afrontar la digitalización del ciclo completo de negocio. Sus soluciones tecnológicas son fáciles de usar e implementar, y garantizan el cumplimiento de la legalidad vigente”.

La digitalización le permitirá a Alquiber mejorar su eficiencia. Fortalecerán su propuesta de valor al eliminar tareas prescindibles y focalizar todos los recursos en la mejora de la atención y la cercanía con el cliente.

Nueva funcionalidad: Anotaciones sobre el documento

Alquiber presentaba una necesidad en el servicio de firma digital: la posibilidad de anotar sobre el propio documento observaciones referentes al vehículo, así como indicar sobre el dibujo del vehículo las zonas en las que este podía tener algún tipo de desperfecto.

Para ello, en Docuten desarrollamos una funcionalidad que estará disponible para todos nuestros clientes. Ahora, antes de que el documento contenga ninguna firma –pues este no puede ser alterado una vez contiene alguna firma digital–, se podrán realizar trazos o anotaciones sobre el mismo, siempre desde un dispositivo móvil, como una tablet o un smartphone, con la app móvil de Docuten.

En este pequeño vídeo te mostramos la nueva funcionalidad de Docuten: anotaciones manuscritas.