GAM confía en Docuten para comenzar su transformación digital

GAM, multinacional especializada en soluciones de maquinaria y servicios para la industria, ha confiado en Docuten para su transformación digital, en concreto, la firma digital de contratos.

GAM es una empresa de soluciones integrales asociadas con la maquinaria industrial con presencia en 10 países con 75 delegaciones, más de 16.000 máquinas y 1.200 empleados. El pasado año 2019 comenzaron su proceso de transformación digital y sostenible de la compañía.

El software de firma digital de Docuten ha permitido a GAM la digitalización de Recursos Humanos y de Comercial. ¿Cómo? Con la firma digital de contratos, tanto bajo una integración con la solución inteligente ERP de SAP a través de API, como el uso de la plataforma web de Docuten con una personalización ad hoc.

Para GAM esta integración es un avance más en su proceso de transformación digital. Para incrementar la eficacia de sus procesos internos y de negocio, siempre tienen puesto el foco en la mejora del servicio para sus clientes. Han pasado de la firma de documentación en papel a la firma digital de contratos y otros documentos. Esto les ha permitido eliminar el uso de papel de sus procesos administrativos, reduciendo la huella de carbono emitida.

Casos de uso

El proyecto ya está en marcha. GAM, emplea Docuten con dos finalidades. Por un lado, a través de la integración de Docuten con su ERP, SAP, para la firma de ofertas comerciales por parte de clientes. El envío se realiza desde su propio ERP y se firma a través del módulo de Docuten, todo desde una única herramienta.

Por otro lado, emplean la plataforma web de Docuten, con una personalización ad hoc para adaptarla a su imagen corporativa, para la firma digital de contratos y documentación de índole laboral desde el departamento de Recursos Humanos. 

Gracias a las distintas opciones de integración que ofrece Docuten, como la integración con cualquier ERP o CRM a través de nuestra API o las integraciones con SAP o MS Dynamics BC 365, las empresas pueden conectarse con Docuten para trabajar desde su propia plataforma, sin la necesidad de emplear distintas herramientas.

En tan solo 6 meses GAM ha conseguido un alto ahorro de tiempo, de costes y una mejora sostenible al eliminar el uso del papel. 

Entrevista con Juan José Rodríguez Hidalgo, CIO en GAM

Hemos hablado con Juan José Rodríguez Hidalgo, CIO en GAM. Él mismo nos cuenta sus impresiones sobre Docuten y cuáles son los mayores beneficios que han obtenido con el uso de este software para firma digital.

1. ¿Cuál fue el problema que os llevó a ver la digitalización administrativa como una necesidad? ¿En qué punto estabais en la empresa?

Tras la implantación de SAP para el control operativo de la compañía en España y Portugal, GAM adquiría una posición mucho más favorable en el control de sus procesos para poder afrontar con seguridad una digitalización progresiva de cada uno de ellos.

Ahora que estamos ya implantando SAP en los países restantes, hemos paralelizado, dentro de nuestro plan de transformación digital, la eliminación de papel en varios procesos y la automatización digital de la operativa, cambiando en algunos casos el concepto del proceso desde la base.

En muchos casos en procesos en papel se asumen riesgos que inicialmente parecen ventajas, pero que reflejan una operativa no trazable y por lo tanto carente de control. Esto y la necesidad de que GAM sea una compañía “Data Driven” nos marca el camino.

2. ¿Por qué habéis tomado la decisión de uniros a Docuten para conseguir la transformación tecnológica?

Analizando varias soluciones de firma digital, Docuten aunaba tanto la usabilidad como la capacidad de integración necesaria para una empresa como GAM trabajando con SAP, así como el pago por uso en modo servicio minimizando la inversión necesaria.

3. ¿Ha conseguido Docuten solucionar ese problema/necesidad con la que os encontrabais?

El posicionamiento de una empresa que firma digitalmente de forma certificada todas sus ofertas salientes y a futuro todos los documentos de empleados y documentos internos, es valorado tanto por proveedores como por clientes. La solución es sencilla, escalable y cubre las necesidades iniciales detectadas.

4. ¿Cómo se ha realizado la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales?

La integración desde SAP para firmar digitalmente mediante un simple botón y que en una pantalla se vean los estados de firma de las ofertas, consigue la tan ansiada transparencia hacia el usuario final. Sí que hay una labor tremenda y costes de “evangelización” de la tecnología cuando al cliente le llega un email para “firma digitalmente” y no está acostumbrado a ello. Es una tarea formativa que asumimos gustosamente, aunque sabemos que nuestro mercado tiene un gran reto de mejora en lo digital.

5. ¿Cómo valorarías la integración llevada a cabo con SAP?

Disponer de programadores internos ABAP con un nivel de expertise en manejo y programación de diferentes APIs facilita el tema. 

En 2 semanas teníamos completamente operativa la integración básica haciendo upload de los documentos y con prefirma seleccionada por CIF ya que somos un grupo multisociedad. 

6. ¿Cuáles han sido los mayores beneficios obtenidos tras comenzar a usar Docuten? ¿Podríais indicarnos qué ahorro de costes ha supuesto? 

Sin entrar en detalle, es fácil calcular un ahorro por cada oferta generada y enviada en papel, e incluso en aquellas generadas a PDF, guardadas en local y adjuntadas por email. Que la plataforma almacene automáticamente la firma y el documento de evidencias de forma completamente legal, aporta seguridad y reduce los tiempos enormemente.

Todas las ofertas firmadas recibidas en PDF y papel, además, por proceso interno se almacenaban en el gestor documental escaneándolas desde 75 delegaciones.

El ROI es fácilmente calculable si asumimos, por ejemplo, ahorros de 3 minutos por oferta y multiplicamos. La inversión se recupera en nuestro caso en cuestión de meses, más sabiendo que hablamos de OPEX.

7. ¿Qué recomendarías a otras empresas que se encuentran en una situación similar a la que se encontraba GAM en su momento?

Estamos aburridos de oír “transformación digital”. Nos taladran continuamente, pero hay mucho humo. Los CIO debemos mirar más allá y bajar a tierra qué procesos tienen prioridad en la compañía y con qué partner debemos contar. Llevo años en consultoría y ahora estoy en cliente final, sé valorar quien vende humo y quien quiere ayudar. Grandes partners con enormes y caras soluciones no son siempre la mejor opción, además que suelen basarse en sus propios partnerships y no ofrecen “tecnología” aplicable primero, luego ya veremos quien tiene el mejor producto.

Trabajar con Startups ofrece una versatilidad, una flexibilidad y una atención cuidada y personal que hace que proyectos así sean claramente casos de éxito.

Entre todos los programas de firma digital, en Docuten nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes para ofrecerles una completa digitalización de Recursos Humanos, Administración, Comercial, y otros departamentos. Buscamos mejorar su eficiencia y ahorro con la implementación de nuestros distintos servicios de digitalización de documentos, a través de la firma digital de contratos y todo tipo de documentación, y la factura electrónica.