Todo lo que la industria farmacéutica no debe olvidar en su proceso de transformación digital
Andrea Fernández
La industria farmacéutica en España es uno de los grandes pilares del sector industrial. Aproximadamente, produce 40.000 puestos directos y provoca la creación de puestos en otros sectores. Se estima que cada puesto de trabajo en las compañías farmacéuticas crea hasta cuatro empleos indirectos adicionales.
Según el portal Statista, la industria farmacéutica en España tiene un volumen de ventas de unos 14,414 millones de euros al año (2018). España es el cuarto mercado farmacéutico en Europa en ventas y empleo, y el quinto en producción.
Una vez conocemos el peso que tiene la industria farmacéutica a nivel global y dentro de España, es lógico pensar que esta debe estar siempre al tanto en tecnología. Las novedades tecnológicas deben ser adoptadas para que mejoren sus procesos y ganen eficiencia y productividad.
Transformación digital en las empresas farmacéuticas
La transformación digital de las empresas farmacéuticas suele asociarse a la parte relacionada con I+D, o con la parte de fabricación y producción. Sin embargo, también es importante considerar posibles ineficiencias en otras áreas, como Recursos Humanos, el departamento comercial o el departamento financiero.
Existen múltiples tareas que no aportan valor a una compañía en estos departamentos. Picar a mano facturas recibidas, imprimir, enviar y almacenar documentación firmada y, poco se habla del tiempo que se pierde haciendo seguimiento de estos procesos.
Una solución de digitalización administrativa puede ayudar a las empresas de la industria farmacéutica en España en muchos aspectos:
- Automatización de procesos
- Aumentar la eficiencia y productividad
- Minimizar la pérdida de documentos
- Eliminar el uso de grandes cantidades de papel
- Mayor organización y trazabilidad de la documentación
- El almacenaje de forma segura de los documentos originales en la nube, sin necesidad de hacer envíos por correo postal
- Evitar traslados innecesarios para obtener la firma de documentos de forma segura y legal
- Mayor control de la facturación
- Mejorar la gestión de clientes y proveedores
La digitalización administrativa de la industria 4.0
En la escalabilidad de una estrategia de transformación digital, la digitalización administrativa es la gran olvidada. Como se comentaba con anterioridad, existen diversos procesos que, además de no aportar valor a la empresa, provocan el descontento entre los trabajadores, desorganización, errores humanos, etc.
Existen procedimientos como la firma de documentación, tanto laboral como mercantil, así como la emisión y recepción de facturas, que pueden ser digitales y que reportarían altos beneficios a la compañía.
La firma y gestión de albaranes
En la entrega de equipos, material médico o medicamentos en los hospitales o centros médicos, será indispensable la firma del albarán para poder verificar que el material ha sido correctamente entregado.
El extravío de estos documentos puede crear situaciones problemáticas, como la pérdida del material entregado y la falta de pruebas que permitan verificar que el material ha sido suministrado.
Para evitarlo, se podría emplear la firma biométrica, donde el repartidor o el propio delegado comercial firme el documento. De este modo se recogen los datos de la persona que lo recibe, así como su firma, en el momento de la entrega.
El documento es automáticamente almacenado y registrado en la plataforma, donde podrá ser revisado por el departamento correspondiente.
Firma de actas
Lo mismo ocurre con las actas. Si bien estas no tienen por qué ser firmadas en el momento de la entrega, deberán ser firmadas por la persona correspondiente del hospital o centro médico, como el Jefe de Servicio.
Para ello existen distintas alternativas, desde la firma biométrica a la firma con un código OTP o con un certificado electrónico.
Contratos de cesión o compra
La firma de contratos de cesión o compra, que deben ir firmados tanto por la empresa como por el departamento correspondiente del hospital o centro médico, deben ser correctamente almacenados para evitar su pérdida. Además, pueden suponer viajes innecesarios por parte del delegado, que podrían tramitarse fácilmente de forma digital y a distancia con los distintos tipos de firma de Docuten, dependiendo de la casuística.
Documentación laboral
La firma digital permite gestionar de forma fácil, segura y legal toda la documentación laboral, como contratos de trabajo, bajas, modelo 145, comunicaciones internas, NDA, etc.
Son muchas las empresas que envían los contratos o documentos laborales a sus empleados para que estos los firmen en papel y luego los escanean para almacenarlos en la central. Esto, si bien no es ilegal, no está considerado una firma digital ni electrónica y resulta poco seguro, ya que es sencillo falsificar dicha documentación y no confirma la identificación del firmante.
Además, de esta forma, la empresa no cuenta con el documento original en ningún momento, lo que puede acarrear problemas legales.
Con el objetivo de evitar la falsedad documental y tener la documentación original firmada de forma segura y legal, es adecuado emplear una herramienta de firma digital que permita el correcto tratamiento de los datos del firmante, así como su identificación.
Descarga nuestro whitepaper de firma digital para recursos humanos y entiende cómo mejorar la relación con tus trabajadores.
Otro tipo de documentación
Estos son algunos de los ejemplos de la documentación que se puede gestionar de forma digital para la industria farmacéutica, pero existen muchas otras casuísticas:
- Fórmulas científicas
- Certificados sanitarios de envío, importación o exportación de materiales
- Solicitud de datos fiscales
- E-permission
Gestión de facturas
Una herramienta como Docuten no solo te permite gestionar toda la firma de documentación de la empresa, sino también la emisión y recepción de facturas, de forma que puedas mejorar y agilizar la relación y la gestión de clientes y proveedores.
La emisión de factura no solo te permitirá cumplir las obligaciones legales y envíos a la administración pública, sino que también permitimos el envío a clientes privados. Nos conectamos con distintos canales, como FACe, FACeB2B o Peppol.
Por otro lado, podrás automatizar la recepción de facturas. ¿Alguna vez has pensado la cantidad de horas que se pierden picando a mano las facturas en tus sistemas de contabilidad?.
Con la automatización, las facturas se indexarán de forma directa en tus sistemas de contabilidad. De este modo, eliminarás el papel de tus procesos administrativos, evitarás la pérdida de facturas, mejorarás la eficiencia de tus procesos y mejorarás la relación con tus proveedores al ofrecerles distintas herramientas para la emisión y al mantenerlos informados en todo momento del estado del proceso.
Cómo Docuten puede ayudar a la transformación digital de las empresas farmacéuticas
Docuten es la plataforma de firma digital y factura electrónica que puede ayudarte a digitalizar los procesos administrativos de la empresa, desde la firma de documentos laborales y comerciales a la gestión administrativa.
En Docuten contamos con clientes del sector farmacéutico que nos aportan un mayor expertise en las necesidades específicas del sector, por lo que podemos ayudarte a cubrir tus necesidades.
Con un único proveedor, podrás cubrir todas las necesidades administrativas de la empresa, mejorando la seguridad de los procesos de firma y gestionando el almacenamiento de la documentación de forma segura y legal.
Además, nos integramos con el ERP de tu empresa para que la gestión sea todavía más sencilla, sin salir de tus sistemas.
¡No dudes en contactar con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarte a mejorar los procesos administrativos de tu empresa!
