5 errores que debes evitar al implementar tu estrategia de transformación digital

La transformación digital en las empresas está continuamente presente en las noticias. Desde el boom del comercio electrónico, hasta las tecnologías que permiten acelerar las estrategias de crecimiento, pasando incluso por la banca digital o el Certificado COVID digital. Seguro que os suena, ¿verdad?

Aunque los beneficios de la digitalización son claros, es importante ser consecuentes y analizar si se está haciendo de manera correcta. A medida que la compañía comienza a adoptar procesos tecnológicos, en un esfuerzo por mejorar los procesos y aumentar la eficiencia operativa, se deben evitar estos cinco errores de transformación digital:

🔶 Descuidar ciertas operaciones comerciales

Lo hemos estado repitiendo incansablemente durante años, pero ¡las herramientas de digitalización administrativa también son importantes! Con demasiada frecuencia, las compañías se centran en grandes innovaciones de sistemas o en la implementación de cambios tecnológicos a gran escala. Sin embargo, pasan por alto las herramientas esenciales que mejorarán enormemente el funcionamiento diario de su negocio.

Pongamos de ejemplo la industria farmacéutica: las estrategias de transformación digital en las empresas farmacéuticas se suelen centrar en el contexto de la I+D, la fabricación o la producción. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las ineficiencias del proceso pueden surgir también en otras áreas, como en el departamento de RRHH, el departamento comercial, o en cualquier otra operación diaria. 

La implementación de herramientas para la digitalización de procesos como la firma digital y la factura electrónica puede ayudar a las empresas de la industria farmacéutica (¡y a todas las empresas del sector industrial!) a gestionar mejor grandes volúmenes de papeleo y ahorrar tiempo y dinero.

🔶 Confiar en diferentes proveedores

Las compañías, a menudo, suelen necesitar varios proveedores para la digitalización administrativa completa, ya que cada proveedor suele especializarse en un producto concreto. Esto se traduce en múltiples contratos con los que hacer malabares, diferentes proyectos para administrar y gestionar y otros tantos para implementar. Esto se convierte en una técnica ineficiente y requiere mucho tiempo, es más caro y más arriesgado desde el punto de vista empresarial.

Implementar soluciones que permitan transformar digitalmente varios procesos administrativos bajo un mismo proveedor, es la forma más inteligente de hacerlo.

En este sentido, Docuten es la solución. Con Docuten Bundle Cloud podrás gestionar y digitalizar todos los procesos administrativos de la compañía, bajo una misma plataforma. A través de la firma digital para empresas, la emisión y gestión de factura electrónica y la recepción electrónica de facturas, gana en eficiencia y operatividad.

🔶 Implementar soluciones que no te permitan escalar

La transformación digital en las empresas no tiene una fecha límite ni un punto final. Algunas compañías piensan que cuanto antes se ponga en marcha y cuanto más ágil sea la implementación, antes se llegará a la línea de meta. Sin embargo, en muchas ocasiones las iniciativas de digitalización de procesos se quedan cortas y no reflejan una visión global a largo plazo.

Por ejemplo, promover la colaboración entre departamentos es importante al implementar una estrategia de transformación digital. Sin embargo en muchas ocasiones no se visualiza. ¿Qué pasa con la implementación de soluciones escalables que son efectivas en todos los departamentos de una organización?

A menudo, se considera que la firma electrónica solo es beneficiosa para los departamentos de recursos humanos o que la factura electrónica solo lo es para el de finanzas. Pero ese no es siempre el caso: una herramienta como Docuten ofrece una solución de digitalización administrativa completa con productos eficaces, versátiles y transversales.

Docuten proporciona todo lo que se necesita en una plataforma para que, a medida que las empresas crezcan y sus necesidades se amplíen, los procesos administrativos se puedan manejar cómodamente sin tener que implementar más infraestructuras a través de otros proveedores.

🔶 No asegurarte de que los empleados tienen el apoyo que necesitan

Ha quedado claro que trabajar de forma remota no es una medida temporal. Nuestra dependencia a las tecnologías para cumplir con las responsabilidades laborales ha crecido exponencialmente. Por ello, dotar a los empleados de herramientas y formación adecuada puede marcar una gran diferencia.

Las soluciones de digitalización de procesos que facilitan el trabajo en remoto (firma digital online para firma a distancia de documentos o la gestión electrónica de facturas) deben adoptarse, no solo para facilitar este tipo de modelo de trabajo, sino también para impulsar la eficiencia y el crecimiento.

No es ningún secreto que la digitalización administrativa permita eliminar a los trabajadores una enorme cantidad de tareas tediosas, lo que les permite dedicar tiempo a ciertas tareas que aporten mayor valor a la compañía. Además de un aumento productivo, la automatización reduce también errores humanos que se cometen frecuentemente y, por lo tanto, mejoran la eficiencia.

En Docuten no permitimos que el cliente nade sin ayuda. Nosotros con la implementación, brindamos soporte de primer nivel desde la incorporación hasta el uso diario de la plataforma. Nuestro equipo está al lado del cliente, asegurando el apoyo y el acompañamiento.

🔶 La seguridad no es un enfoque principal     

La digitalización de estos procesos administrativos hace que las transacciones como la firma de documentos y la facturación online, sean más seguros que las transacciones en papel. Dicho esto, a medida que la digitalización se globaliza, también lo hacen las amenazas en seguridad.

Es muy importante que las compañías confíen en herramientas que ofrezcan protección integral para salvaguardar los datos y respetar la privacidad en todas las operaciones.

En Docuten nos aseguramos de que todos tus documentos, comunicaciones y facturas estén protegidos, cumpliendo con las más estrictas normativas de seguridad. Docuten cuenta con el Certificado de Seguridad de la Información basado en los requisitos establecidos por la norma internacional ISO 27001. Esta certificación brinda la máxima garantía de seguridad y acredita la implementación de un sistema de gestión que protege la información dentro de nuestra organización.

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