La digitalización del sector hotelero: innovación y eficiencia

El sector ‘hospitality’ o sector hotelero lleva años trabajando en la transformación digital de sus empresas. Poco a poco, han ido incorporando tecnologías que han permitido mejorar, por un lado, los servicios ofrecidos a sus clientes; por otro lado, la gestión de las empresas en cuanto a procesos y operaciones.

En concreto, en el sector hotelero hemos visto cómo se han ido incorporando herramientas tecnológicas cada vez más avanzadas. Desde la posibilidad de acceder a la habitación sin llave o habitaciones inteligentes, hasta servicios de conserjería virtuales. Estas tecnologías mejorar la experiencia general del cliente, un factor imprescindible para el sector.

Por otro lado, desde un punto de vista más interno, a nivel operacional, existen infinidad de herramientas que permiten mejorar el funcionamiento del hotel. En un momento en el que el sector hotelero se ha visto tan dañado debido a restricciones, aumentar su eficiencia o reducir costes se convierte en un factor decisivo para la supervivencia del mismo, junto con sus empleados.

¿Cómo mejorar la eficiencia y reducir costes en el sector hotelero?

Para obtener los mejores resultados en cuanto a eficiencia es importante que la tecnología no solo esté al servicio de los clientes, sino que también debe estar completamente integrada en todos sus departamentos. Para reducir costes y errores y agilizar operaciones, existen múltiples áreas en las que podemos integrar la digitalización de procesos:

Recursos Humanos

La contratación de empleados, en el sector hotelero, es especialmente relevante en un sector con altos volúmenes de contratación en temporada alta, o la rotación de personal durante todo el año. Por ello, una herramienta de firma digital de documentos puede agilizar los procesos de contratación, así como la gestión completa de toda la documentación laboral –contratos, nóminas, PRL, modelo 145, EPIs, acceso y cesión de datos, etc.–. A su vez, las cadenas hoteleras, por ejemplo, pueden tener múltiples hoteles en diferentes localizaciones. Una solución de firma a distancia permitirá al empleado acceder y firmar toda su documentación desde cualquier lugar en cuestión de minutos, de forma segura y legal.

Firmar un contrato en papel para luego almacenarlo escaneado no es una forma segura de gestionar la documentación, ya que puede manipularse fácilmente. Almacenarla de forma física en un archivo puede provocar su pérdida. Sin embargo, tener acceso a toda la documentación original en una única plataforma, donde poder encontrar de forma fácil y rápida cualquier documento es no solo más seguro, sino más eficiente, permitiendo ahorrar tiempo y dinero. Descarga nuestro whitepaper sobre la firma digital para Recursos Humanos gratis.

Check-in

El proceso de check-in, así como el check-out de los hoteles, puede realizarse de forma práctica y segura con la firma digital, como la firma biométrica de Docuten, que permite realizar una firma manuscrita sobre un dispositivo móvil, como una tablet. Esta firma recoge los trazos biométricos del firmante y los almacena de forma segura.

Además, será útil para cubrir todo tipo de información del cliente, como formularios de registro, y también para la gestión de otros servicios adicionales, como por ejemplo el alquiler de vehículos.

Los distintos tipos de firma electrónica de Docuten facilitan estas cuestiones, permiten al hotel firmar con uno de nuestros distintos tipos de firma, como la firma automática, así como al empleado firmar con un código OTP desde su dispositivo móvil. Todos los tipos de firma de Docuten son legales y seguros, ya que se encuentran recogidos en el Reglamento eIDAS de la UE. Además, estamos certificados como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza (PCSC), de acuerdo con el Reglamento (UE) Nº 910 / 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas (eIDAS).

Departamento financiero

Los departamentos financieros tienen que gestionar a diario altos volúmenes de documentación, ya sea facturación, transacciones, gestión de proveedores, informes, etc. Integrar una herramienta que cuente no solo con firma digital, sino también con un sistema de facturación electrónica que permita la recepción y emisión de facturas electrónicas ayudará a aumentar la productividad del departamento, reducir tiempos de respuesta y cobro, y mucho más. Todo esto cumpliendo los más altos estándares de seguridad.

Asimismo, el tema de la facturación electrónica es de gran actualidad a día de hoy. A raíz de la publicación en el BOE el pasado 29 de septiembre de la Ley Crea y Crece, que impone la facturación electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, dejará de ser solo una opción para convertirse en una necesidad real.

Ahora es el momento para implementar una solución de facturación electrónica y poder anticiparse a los plazos establecidos en la nueva Ley (1 año para empresa de más de 8 millones y 3 años para el resto).

Docuten permite cumplir con la nueva dinámica de facturación electrónica obligatoria.

Con nuestra plataforma se puede comprobar el estado de documentos y facturas, enviar notificaciones, firmar tus facturas electrónicas, realizar búsquedas avanzadas, etc. Además, evita la gestión manual de imprimir, enviar por correo ordinario, archivar y todo el gasto asociado a estos procesos. En 2020, la solución de transformación digital de empresas de Docuten permitió a nuestros clientes ahorrar más de 19,5 millones de euros, con más de 8,5 millones de transacciones realizadas.

Relación con proveedores

Una parte muy importante de la gestión interna de un hotel son las relaciones con todos los proveedores. Mantener una buena relación permitirá evitar fricciones, así como reducir la carga de trabajo y gastos asociados.  Esto afecta especialmente en la facturación. Para ello, Docuten ofrece una solución que te permite automatizar la recepción facturas electrónicas de proveedores a través de distintos sistemas.

Según las necesidades del proveedor, podrás ofrecer un portal gratuito para proveedores a través del cual podrán enviarte sus facturas, la recepción de un PDF adjunto por correo electrónico que nos permitirá extraer datos a través de un lector OCR, o la conexión con canales como FACeB2B o Peppol. Además, podrás crear flujos de aprobación para tus facturas para tus proveedores, con procesos específicos y personalizables. Podrás establecer un orden de revisión y aprobación para las facturas entre departamentos. También podrás notificar a los proveedores de si las facturas están aceptadas, rechazadas o pagadas. Simplificar los procesos permite mejorar la relación con los proveedores y aumentar su confianza.

Además, para mantener tu imagen de marca, podrás personalizar la plataforma con los colores corporativos y el logotipo de tu hotel.

RSC

Hoy en día es más importante que nunca tomar decisiones que no afecten negativamente al medioambiente, sino que sean más responsables. La gestión administrativa, teniendo en cuenta la utilización de papel, la impresión, el envío de documentación o el gasto energético, supone un gran impacto medioambiental. Soluciones de digitalización como Docuten permiten reducir enormemente la huella de carbono producida, al evitar el uso de papel. Teniendo en cuenta los documentos enviados en 2020 a través de nuestra plataforma, 8,755,788 documentos –tanto facturas emitidas, como recibidas, como documentos a firmar–, si estimamos que cada uno estuviese formado por una única hoja, Docuten evitó el uso de 8,755,788 hojas de papel. Con ello, se ahorraron 79,678 kg de madera, 87,577,880 litros de agua y se evitaron 5,778 kg de CO₂ en emisiones.

Docuten es una solución completa de digitalización que permite a sus clientes ahorrar costes y tiempo. Además, mejora el día a día en la gestión administrativa gracias a sus soluciones de firma digital y facturación electrónica. Nos adaptamos a las necesidades específicas de cada cliente tratando de ofrecer el mejor servicio posible, integrándonos con sus sistemas.

Si quieres más información, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de atenderte y asesorarte. La transformación digital como empresa puede comenzar hoy.