CLUN busca alcanzar su objetivo de «papel cero» con la ayuda de Docuten

La cooperativa CLUN (Cooperativas Lácteas Unidas), nacida de la unión de Feiraco, Os Irmandiños y Melisanto. Esta cooperativa es uno de los referentes en el sector agroganadero. Bajo marcas como Únicla, Clesa, Feiraco y Arquega, en CLUN trabajan cada día contribuyendo a la sostenibilidad de la producción láctea. Esto lo hacen a través de sus tres objetivos estratégicos: costes, trabajo y calidad.

Esta cooperativa necesitaba, por un lado, una solución para la firma de documentación, tanto laboral como jurídica, como contratos u otros documentos con trabajadores y socios. Esto les permitiría sustituir los procesos analógicos y en papel por procesos digitales. Por otro lado, buscaban una forma de automatizar la recepción de facturas de proveedores. Para ello, existen múltiples programas de factura electrónica o de firma digital. Sin embargo, la herramienta completa de Docuten Bundle Cloud de firma digital y recepción de factura electrónica pudo ofrecerles ambas soluciones con un único proveedor.

Como nos cuenta Javier Cabana, Director de TI en CLUN, en esta entrevista, la sostenibilidad forma parte del ADN de la compañía. Por ello, encontrar una solución que les permita alcanzar su objetivo de cero papel en sus oficinas era primordial.

“Con respecto a la recepción de facturas, estábamos planteando la implantación de un software de gestión documental al uso, sin embargo, vimos la oportunidad de dar un salto al futuro con la funcionalidad de Docuten”.

Javier Cabana, Director de TI de CLUN

1. ¿Qué es CLUN y cuáles son sus valores de marca?

La cooperativa CLUN (Cooperativas Lácteas Unidas) nace de la unión de Feiraco, Os Irmandiños y Melisanto con la vocación de ser referencia en el sector agroganadero gallego. CLUN cuenta con 3.500 socios, a quienes les proporciona los mejores suministros y servicios integrales, necesarios para la gestión eficiente de sus explotaciones. Además, su división láctea centra su actividad en la recogida, envasado y distribución de leche y otros derivados lácteos, bajo las marcas Únicla, Clesa, Feiraco, Almond Breeze y Arquega.

CLUN, alineada con los grandes movimientos cooperativos europeos, cuenta con tres objetivos estratégicos que contribuyen a la sostenibilidad de la producción láctea: La eficiencia de costes de la producción, la calidad de los suministros, y la agregación de volumen para optimizar la cadena de valor.

2. Entre los eslabones estratégicos destacados de CLUN se encuentra la innovación tecnológica y la digitalización. ¿Cuáles han sido los hitos implementados más relevantes a lo largo del último año para asegurar la consecución de estos objetivos?

Trabajamos sobre todo en dos vías: por un lado, en un gran proyecto estratégico que es el proyecto CLUN-NEXO, que consiste en la puesta en marcha de diferentes herramientas de gestión, la mayoría legacy, donde la implantación de SAP es el epicentro, y por otro lado, la puesta en marcha y mejora de una serie de iniciativas que detectamos, que con un pequeño esfuerzo, nos proporcionarían procesos optimizados y resultados satisfactorios y visibles en un corto periodo de tiempo, entre ellos el proceso de gestión de gastos, solicitud de permisos y presencia, y dos de vuestras soluciones, la firma de documentos y la recepción de facturas.

3. Entiendo que, entre otros puntos, le dais especial relevancia a la sostenibilidad. ¿Creéis que la digitalización administrativa es una base importante a la hora de disminuir el impacto medioambiental de vuestra cooperativa?

Sin lugar a duda. Llevamos la sostenibilidad dentro de nuestro ADN, y tal como somos los pioneros en lanzar al mercado la primera leche CERO emisiones (Únicla Entera), queremos ser coherentes en nuestras acciones y uno de los objetivos de los próximos años que nos gustaría alcanzar es minimizar el uso del papel al CERO. Nos gustaría alcanzar la oficina sin papeles y nos hemos orientado a cumplir ese reto.

4. Os habéis adentrado en un proceso de transformación digital, ¿cuáles son los motivos que os llevaron a valorar la posibilidad de digitalizar la firma de documentación y la recepción de facturas electrónicas? ¿En qué punto estabais?

Las cooperativas que formaron CLUN, son empresas de 40-50 años de vida en el que, en muchos procesos, aún estaba (y permanece en alguno) presente el papel impreso. Por un lado, con la firma de documentos, nos encontrábamos un proceso poco eficiente, sobre todo en la parte orientada a los trabajadores y socios, como firma de contratos u otras notificaciones. La firma de documentos en papel, en muchos casos, se convertía en un proceso de varios días, en el que la documentación se podía extraviar y era muy complejo el proceso de procesamiento y archivado. Con respecto a la recepción de facturas, estábamos planteando la implantación de un software de gestión documental al uso, sin embargo, vimos la oportunidad de dar un salto al futuro con la funcionalidad de Docuten.

5. La digitalización forma parte de la nueva realidad. Una vez sumergidos en el mundo de la digitalización, ¿cuáles son para vosotros los beneficios más notables?

Desde mi punto de vista, lo más notable es que la digitalización permite a nuestros empleados dedicar tiempo a procesos que aportan valor añadido. Mejora su calidad en el trabajo y repercute en toda la cadena de valor que podamos dar a nuestros clientes, socios y proveedores.

6. ¿Cómo se ha realizado la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales? ¿Se ha aceptado fácilmente y se ve como algo positivo entre el personal interno y externo?

En la digitalización la clave son las personas y los procesos. Los procesos analógicos pueden estar realizándose de la forma correcta y cuando es así son los más sencillos de digitalizar, porque está todo hecho, en este caso, las personas que hay detrás suele ser fácil que lo entiendan y asimilen, y con un poco de formación, suele ser un cambio poco dramático.

Sin embargo, existe a veces la idea, que un software o una solución informática va a ser la solución per se, de un proceso con ineficiencias o poco optimizado. Eso es lo peligroso donde la transición a un proceso digital es más complicada, porque implicará un cambio en la forma de trabajar y las personas que están detrás, suelen ser también reacias al cambio.

Hemos tenido ambos casos por supuesto, pero por regla general, la digitalización se ve como algo positivo, y sobre todo una transformación inminente e imparable.

7. ¿Cuál es el valor diferencial que os ha llevado a contar con Docuten y no con otros proveedores?

Desde el primer minuto, la cercanía, la flexibilidad y la solvencia técnica. Valoramos otros proveedores, pero en todo momento Docuten nos dio garantías de éxito.

8. ¿Qué recomendaríais a otras cooperativas que se encuentran en la situación en la que os encontrabais antes?

Es muy complicado afrontar un proceso de digitalización y aún más de transformación digital exclusivamente desde el departamento de informática, y aún más si este, no participan en las decisiones estratégicas de las cooperativas. Tiene que haber un apoyo notable desde la alta dirección y esta área debe de ser transversal. Debe de gestarse un plan y dotar recursos para ello e incluirse en la estrategia y que no quede como un proyecto solo del área de TI.

Digitalización administrativa de la mano de Docuten

Como ves, Docuten se adapta a las necesidades de sus clientes para ofrecerles un servicio óptimo acorde a sus expectativas.

Las ventajas de la facturación electrónica, así como las de la firma digital, son múltiples:

• Ayudamos a nuestros clientes a reducir su huella de carbono gracias a la eliminación del uso de papel y del envío por correo ordinario.

• Reducimos las ineficiencias, ya que se evitan errores humanos gracias a la automatización de la recepción de facturas electrónicas online.
• Además, implementar la factura electrónica y la firma digital en las empresas permite aumentar la productividad y reducir los costes.

No dudes en comenzar tu proceso de transformación digital gracias a la firma digital, la emisión o la recepción de facturas electrónicas. Contamos con un whitepaper destinado a empresas del sector alimentación que te mostrará cómo sacar el máximo rendimiento a una solución como Docuten. Descárgalo totalmente gratis y sin compromiso.

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