Cómo generar una factura electrónica: paso a paso

Con el Proyecto de Ley Crea y Crece, aprobado el martes 30 de noviembre de 2021 en el Consejo de Ministros, (el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas ya había sido publicado en julio de 2021), siendo una de sus medidas más importantes la obligatoriedad del uso de factura electrónica en España para todas las empresas y autónomos en un futuro cercano, cada vez más gente se pregunta cómo funciona la facturación electrónica.

Actualización: el pasado 15 de septiembre de 2022 se aprobó definitivamente en el Congreso la Ley Crea y Crece, finalizando así su tramitación parlamentaria. A día 29 de septiembre, la ley se ha publicado en el BOE, quedando lista para su entrada en vigor en el plazo temporal de 20 días, a excepción de algunas disposiciones.

Aunque existen muchos proveedores de facturación electrónica, generar una factura electrónica a través de Docuten es una operación sencilla que te permitirá ahorrar tiempo y dinero. En este artículo te explicamos el paso a paso para facturar electrónicamente con nuestro software de facturación electrónica.

1. Inicia sesión

En primer lugar, debes acceder a tu cuenta de Docuten con tu usuario y contraseña.

2. Guarda tu cliente

Antes de comenzar a generar la factura electrónica, debes guardar los datos de tu cliente. Para ello, accede a Administrar > Clientes en el menú lateral izquierdo. Haz clic en Añadir e introduce todos los datos de tu cliente: nombre, tipo de persona –jurídica o física–, CIF, dirección y datos de contacto. A continuación haz clic en Guardar y configurar y selecciona tus preferencias para el envío de facturas a tu cliente.

Docuten te permite enviar facturas tanto a clientes públicos como a privados y a través de distintos métodos de envío. Si tu cliente es una empresa privada y realizar el envío a través de FACeB2B, necesitarás su código DIRe. Si se trata de un cliente público y el envío se efectúa a través de un canal como FACe, necesitarás los códigos DIR3 (Oficina contable, Órgano gestor y Unidad Tramitadora).

A continuación, configura el resto de preferencias de envío, así como el formato en el que se enviará la factura y la información de pago. Una vez hecho esto, haz clic en Guardar y tu cliente quedará registrado en la plataforma y ya podrás comenzar a enviarle facturas.

Este paso solo tendrás que realizarlo la primera vez que emitas a un cliente. Para envíos posteriores, la información queda almacenada, ahorrando tiempo de gestión.

3. Configura tus preferencias

Puedes configurar las preferencias de emisión, formatos de factura electrónica, series y numeración, etc. que quieres que se apliquen por defecto en Preferencias en el menú lateral izquierdo.

En este mismo apartado, podrás configurar la firma electrónica para la facturación electrónica. En Docuten, puedes firmar tus facturas con un certificado electrónico propio o también puedes emplear la firma delegada. Al activarla, las facturas irán firmadas de forma segura por un certificado electrónico de Docuten.

4. Genera la factura electrónica

Una vez hayas configurado a tu cliente, selecciona Nueva factura en el menú lateral izquierdo. Selecciona al cliente al que quieras emitir la factura. A continuación, verás una pantalla en la que podrás añadir todos los datos de la factura:

• Tipo de factura
• Serie
• Número
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento
• Forma de pago
• Líneas de factura
• Impuestos
• Observaciones
• Adjuntar archivos: podrás adjuntar documentos en caso de que lo necesites, como por ejemplo albaranes.

Una vez hayas incluido toda la información de la factura, haz clic en Comprobar errores para evitar errores al generar la factura electrónica y después haz clic en Guardar.

5. Emite la factura

En ese momento, la factura se almacenará en la carpeta Facturas > Pendientes de enviar en el menú lateral. Esto te permitirá dejar creadas facturas y emitirlas en el momento que más te convenga. Para enviarla, solo debes acceder a esta carpeta, seleccionarla y hacer clic en Enviar.

6. Consulta su estado

Una vez emitida, podrás consultar su estado accediendo de nuevo a Docuten. Al lado de la factura verás en qué estado se encuentra. Además, gracias a las notificaciones de correo de Docuten, estarás informado en todo momento de su estado.

Aquí te dejamos un vídeo donde puedes comprobar lo fácil que resulta generar una factura electrónica a través de Docuten en comparación con otras herramientas como el software de facturación electrónica dispuesto de forma pública por la Administración, Facturae.

Como ves, el proceso de facturación electrónica con Docuten es muy sencillo, y podrás emitir una factura online en cuestión de minutos, ahorrando su gestión de forma manual o su envío por correo. Nuestra solución de facturación electrónica para empresas ha conseguido que nuestros clientes ahorren tiempo y dinero.

Existen múltiples proveedores de facturación electrónica. Sin embargo, en Docuten buscamos cubrir todas las necesidades de nuestros clientes. Por ello, podrás emitir facturas a través de todos los PGE de las Administraciones públicas, FACe, y canales como FACeB2B y Peppol. Además, podrás emitirlas en cualquier formato: Facturae v3.2 y v3.2.2, PDF firmado, UBL 2.1, CII.

Si quieres más información sobre nuestra plataforma de emisión y recepción de facturación electrónica, no dudes en contactar con nosotros. Resolveremos tus dudas y buscaremos la solución que más se adapte a tus necesidades.