Cierre contable y cierre fiscal. ¿Qué implicaciones tiene para el departamento de administración y finanzas?

Un momento crucial para el departamento de administración y finanzas de cualquier empresa es el cierre de año.

Cerrar bien y rápido será clave para conseguir la foto final del balance que refleje la situación real de la empresa. `Podremos proceder así a la ardua tarea de enero: el cierre fiscal.

Es en este momento cuando llega el apuro por corregir errores contables, descuadres o saldos arrastrados que pueden comportar un desajuste al final del año.

Sabemos que es un momento complejo con una carga de trabajo altísima para las personas de los departamentos implicados.

Una buena manera de llegar a este momento con la mayor eficiencia (y paz mental posible 😅) es armarse de las herramientas digitales adecuadas que nos acompañen en todo este proceso.

Antes de nada, comprendamos bien ambos conceptos: cierre fiscal VS cierre contable

El cierre contable hace referencia al cálculo final del ejercicio contable (que coincide generalmente con el año natural). Se basa en un proceso de análisis y ajuste de las cuentas anuales, lo que permite conocer las pérdidas o beneficios de la empresa.

El cierre de contabilidad suele llevarse a cabo entre el 01 de enero del año siguiente y el 31 de marzo, coincidiendo con el plazo máximo de formulación de las cuentas anuales.

Mientras el cierre contable no esté efectuado no se podrá proceder al cierre fiscal.

De esta forma, el cierre fiscal es un paso posterior al cierre contable y hace referencia al proceso de presentación de los impuestos:

• El IVA y el IRPF: impuesto trimestral para la mayoría de las empresas, pero que, en algunos casos, puede ser también  mensual.
• El Impuesto de Sociedades: impuesto anual cuya presentación tiene como fecha límite el mes de julio.
• Declaraciones informativas tales como el modelo 347: tiene como fecha límite el mes de febrero y afecta a aquellas operaciones superiores a 3.500 €. Para proceder efectuarla es imprescindible contactar con los proveedores y clientes relativos a estas operaciones y asegurarse de que la información declarada sea coincidente.

Cuanto antes tengamos la contabilidad puesta a punto, antes podremos finalizar el cierre fiscal. Así podremos (al fin!) dedicar nuestra jornada laboral a otras tareas propias de nuestro puesto que, dada la carga de trabajo en este mes, pueden quedar descuidadas.

¿Cuáles son las implicaciones de cerrar la contabilidad lo más pronto posible? 🤔

Implicaciones financieras

Conseguir tener listo el cierre contable lo antes posible nos permitirá tomar decisiones relativas a los resultados y su aplicación. Cuestiones como el reparto de dividendos, las dotaciones de reservas voluntarias y especiales, así como la reserva legal, quedarán listos rápidamente, con la repercusión financiera positiva que ello conlleva.

Implicaciones en la toma de decisiones

Tal y como comentamos en el apartado anterior, tener lista nuestra contabilidad lo antes posible hará más sencilla y realista la toma de decisiones sobre cualquier ámbito de la empresa y garantizará que las mismas sean lo más acertadas posibles.

Implicaciones en la reducción de impuestos

Conocer el resultado del ejercicio a la mayor brevedad para efectuar el cierre contable te permite estimar los impuestos que debes abonar, tanto IVA como IRPF cuando procedas al cierre fiscal, y poder así establecer acciones para minimizar estos importes. Algunas de ellas podrían ser inversiones estratégicas, compra de material, formación… 

Algunas herramientas y acciones que pueden ayudarte en el día a día del departamento para llegar vivo a enero 💆‍♀️

1. Elegir el software de contabilidad adecuado

En el pasado, la tarea contable era mucho más ardua e implicaba la llevanza manual de los libros contables. En la actualidad, la evolución de la gestión administrativa nos permite armarnos de herramientas contables que faciliten al máximo esta labor y minimicen el tiempo dedicado a la misma.

Los softwares contables automatizan la elaboración de los asientos contables, permiten la elaboración de presupuestos y facilitan enormemente la presentación de los diversos impuestos que hemos comentado.

A la hora de elegir el mejor software para tu compañía será fundamental que este sirva como elemento conector y aúne los flujos de información de los diversos departamentos; que sea posible su uso en cualquier lugar para posibilitar la flexibilidad laboral de los trabajadores; que se adapte de forma rápida a los continuos cambios tecnológicos; y que disponga de vías de integración con otras funcionalidades complementarias.

Algunos de los software contables más conocidos son SAGE, SAP o Microsoft Dynamics o A3.

2. Disponer de todas las facturas recibidas de proveedores 

Tener control sobre todas las facturas que se han recibido en el año es fundamental para detectar posibles errores o falta de facturas, y poder, en ese caso, conocer el estado en el que estas se encuentran.

En Docuten ponemos a vuestra disposición nuestro programa de recepción de facturas electrónicas que facilita este control sobre las facturas recibidas de proveedores y el estado de las mismas. 

Nuestra plataforma funciona como un punto de entrada único de las facturas recepcionadas, pudiendo en todo momento efectuar búsquedas avanzadas para detectar la existencia de faltas de algún proveedor rezagado que todavía no ha realizado el envío de las mismas. Asimismo, si las facturas han entrado en Docuten pero todavía no están pagadas podrás comprobar en qué estado se encuentran (por ejemplo, pendiente de aprobación por el responsable en cuestión) y acelerar así su tratamiento.

3.Eliminar tareas manuales que son susceptibles de automatizarse

👉Emite tus facturas de forma automática

La tarea de emisión manual de facturas es muy tediosa e implica la pérdida de grandes cantidades de tiempo, que son especialmente valiosas a final de año.

¿Qué te parecería poder dejar programadas tus facturas para el mes de enero y olvidarte de su gestión manual?

Con la funcionalidad de emisión de facturas de Docuten podrás dejar programadas las facturas a emitir el mes posterior, tanto a cliente público como a privado. 

Si quieres saber más sobre cómo emitir una factura electrónica con nuestro software de emisión de facturas VS Facturae 

👉Recibe tus facturas sin picar datos a mano

¿Cuántas horas dedica tu equipo al picado manual de las facturas recibidas de proveedores? Quizás ni siquiera seas consciente del número de horas exactas que dedican a esta tarea tediosa pero necesaria. 

La gestión de facturas se puede automatizar, eliminando el picado manual y recibiendo las facturas directamente para su inclusión en contabilidad (sí, eliminando también posibles errores humanos totalmente vinculados a largas facturas que nuestros ojos acaban solapando tras horas). Con la funcionalidad de recepción de facturas de Docuten podrás olvidarte de esta gestión que tantas horas de tu jornada laboral ha consumido hasta la fecha y centrarte en tareas que aporten valor de negocio.

👉Automatiza el envío del SII

El SII es el sistema electrónico para la declaración telemática de los libros de registro de IVA. Se centra principalmente en la obligación de declarar electrónicamente el detalle de las facturas emitidas y recibidas enviando esta información a la Agencia Tributaria (AEAT).

Este sistema permite comunicar de forma inmediata las operaciones realizadas por las empresas. 

Están obligadas a utilizar el SII las empresas que deben autoliquidar el IVA de forma mensual, que son las siguientes:

• Las grandes empresas, con una facturación mayor a los 6 millones de euros.
• Empresas inscritas en el régimen de devolución mensual (REDEME).
• Aquellos que apliquen el régimen del grupo de entidades recogido en el Capítulo IX del Título IX de la Ley del IVA.
• Y cualquier empresa podrá, voluntariamente, sumarse al uso del SII.

Docuten se integra con el sistema de gestión de tu empresa y automatiza el envío del SII. De esta forma la comunicación del IVA con la AEAT se hace automáticamente, eliminando esta tarea manual que mes a mes implica grandes cantidades de tiempo.

Docuten es la solución que resuelve tus necesidades

Como has podido ver, Docuten te ayuda a cubrir tus necesidades de facturación, tanto de emisión como de recepción. Las ventajas de la facturación electrónica son evidentes para el departamento de finanzas y administración,  pues permite que la operativa diaria de tu departamento sea más eficiente y se eviten pérdidas de tiempo, que son específicamente valiosas en momentos como el cierre contable o el cierre fiscal. Además, nuestro programa de factura electrónica, y todas nuestras soluciones, cumplen estrictamente con las leyes de facturación electrónica. 

También puede interesarte: Kit Digital, ayudas a la digitalización de las pymes. Contamos con soluciones seguras, legales y eficientes, que te ayudarán a llevar tu empresa al siguiente nivel. Olvídate de las tareas más rutinarias y monótonas y deja que tus trabajadores dediquen su tiempo a aportar valor a la empresa.

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