Estas son las funcionalidades de firma digital que te ayudarán a mejorar la eficiencia en recursos humanos

Estaremos de acuerdo en que, si hay un departamento en la empresa en el que se generan ingentes volúmenes de documentación, ese es, sin duda, el departamento de recursos humanos.

¿Esto qué significa? En Docuten donde leemos la palabra “documento” pensamos en cómo digitalizar el proceso de su firma automáticamente. Estaréis de acuerdo tras leer este post que la firma digital es un básico  si trabajas en un departamento de recursos humanos.

Te contamos los motivos a través de una serie de casos de uso que seguro que te resultan familiares.

Algunas situaciones que seguro que te resultan familiares

Basándonos en el conocimiento que nos han transmitido nuestros clientes, hemos podido ir conociendo cada vez más cómo se gestiona por dentro un departamento de recursos humanos en una empresa. Esta información es para nosotros esencial, pues nos permite adaptar nuestra solución al máximo a las necesidades que puedan ir surgiendo y hacerla lo más personalizada posible para esta área.

Estos son algunos de los problemas que nos hemos encontrado en clientes actuales y las soluciones que hemos resuelto para ellos:

¿No te parece que inviertes mucho tiempo y salud mental en un proceso que podría ser muy simple?

En vez de hacerles acudir presencialmente a la oficina correspondiente puedes enviarles el contrato de trabajo para firmar a distancia través de Docuten con nuestra firma OTP. Ellos recibirán una notificación y un código de un solo uso en su móvil, que una vez introducido dejará el documento legalmente firmado y automáticamente recibirás una copia en tu bandeja de entrada. Todo en 2 segundos y desde su propia casa. ¿cómo lo ves?

Además, si crees que, para algunos trabajadores que suelen ir a la oficina, te resulta más cómodo seguir con la firma en presencial ¡no hay problema!. Puedes utilizar nuestra firma biométrica en tu propio móvil o en tu tablet. Muéstrale el documento al trabajador y que este firme con su propio dedo sobre el documento. Recogeremos su trazo, su presión, su radio de giro y todas las evidencias para que la firma sea válida según el Reglamento eIDAS.

“Mis trabajadores firman desde su casa pero… el proceso no es rápido que digamos, tardamos 1 o 2 semanas de media en recibir la documentación firmada de vuelta.” 🤷‍♀️

Encima seguro que muchas veces no sabes si la documentación le ha llegado al trabajador o si se ha perdido por el camino. ¿No te ha pasado que el contrato laboral llegue a tus manos fuera de plazo y el trabajador lleve ya trabajando una  semana sin contrato?

¿Y cómo lo enviáis? ¿Por correo electrónico con la correspondiente impresión por parte del trabajador; posterior  firma, escaneo y devolución del documento escaneado firmado? ¿por correo ordinario? ¿o quizás por valija? ¿Cuánto tiempo y dinero os está costando eso?

Probablemente no te hayas parado a pensar en todos los gastos asociados al proceso de firma tradicional, tanto en tinta, como en papel, como en el propio archivo físico de la documentación.

Este es uno de los grandes beneficios de la firma digital. Solo requieres conexión a internet y un dispositivo móvil (smartphone, ordenador, tablet…) para que el envío y firma del contrato de trabajo se hagan efectivos. En todo momento sabrás cual es el estado de la documentación y serás el primero en recibirla firmada.

“Hay cierta documentación que requerimos que se firme con un certificado digital por parte de algunos trabajadores. A veces se hace complicado para ellos y perdemos mucho tiempo.” ⌚

Esto tampoco es un problema. Si estos trabajadores disponen de un certificado digital en su ordenador, Docuten les permitirá firmar con él sus documentos. Para ello solo tendrán que instalar el programa de Certificación de Enxendra y este accede directamente a los certificados instalados en el ordenador de forma segura. Este proceso de instalación solo será necesario realizarlo la primera vez que firmen.

A partir de aquí el proceso es muy simple, cada vez que envíes un documento a firmar con certificado al trabajador, este solo tendrá que seleccionar en el desplegable que aparecerá tras pinchar en firmar y seleccionar su certificado digital asociado. ¡Así de simple!

“Muchas veces necesitamos firmar desde el departamento de recursos humanos los mismos documentos que ya han sido previamente revisados y que se repiten continuamente. Nos pasamos el día firmando documentos estándar en bucle”.🔄

Para este caso creo que tenemos una solución perfecta, la firma automática. La misma permite que determinados documentos a los que se les aplique esta tipología se firmen automáticamente con un certificado digital o sello de empresa y se dirija directamente a los trabajadores.

 Olvídate de firmar uno a uno todos los documentos que les envías a tus trabajadores y, en su lugar, crea un proceso de firma configurado con la firma automática y el documento saldrá firmado digitalmente con vuestro sello de empresa directo a la bandeja de entrada del trabajador.

Las funcionalidades más útiles de nuestra solución de firma para recursos humanos

Ya hemos visto algunas de nuestras tipologías de firma que seguro te resultarán útiles en tu día a día en el departamento de recursos humanos. Pero ahora viene la mejor parte. Tenemos disponibles para ti múltiples funcionalidades específicas que harán todavía más sencilla la gestión en el departamento de RRHH de tu empresa. ¡Vamos con ellas!

👉Envío masivo

¿Necesitas enviar masivamente algún documento a todos tus empleados? 

Entonces la funcionalidad de envío masivo de Docuten es ideal. En lugar de encontrarte enviando 665652365 emails a cada uno de tus empleados con su modelo 145 ¿qué te parecería hacerlo con un simple clik? A cada uno de los empleados le llegará su modelo 145 con sus propios datos en un documento editable, que podrán modificar y devolverte firmado. 

Se crearán automáticamente procesos de firma independientes, por lo que podrás hacer seguimiento de cada uno de los firmantes de manera individualizada. ¿cómo lo ves?

👉Búsqueda avanzada

¿Te resulta difícil bucear en tus ficheros y carpetas cada vez que necesitas un documento de un trabajador?

Lógico. Muchas veces necesitamos un determinado documento y se hace un mundo encontrarlo entre los miles de archivos que tenemos almacenados en el departamento. 

Esto se acaba con Docuten. Toda la documentación estará custodiada en nuestra plataforma durante un mínimo de 5 años. Tú podrás descargártela en tus propias carpetas en todo momento.

Podrás acceder a ella de forma sencilla a través de nuestra plataforma gracias a la funcionalidad de búsqueda avanzada. De esta forma, incluyendo el nombre de la persona, la fecha de firma, su email o cualquier dato identificativo, la localizarás en cuestión de segundos.

👉Diferentes roles de firma 

¿A veces requieres que el departamento legal valide el documento antes de enviárselo al trabajador?, ¿o el gerente quiere tener una copia del documento firmado por empresa y trabajador?

Para ello disponemos de distintos roles de firma que puedes configurar en un mismo proceso.

 Los firmantes, que firman el documento; los aprobadores o validadores, que dan el visto bueno para que el proceso de firma continúe; o el rol en copia, que recibe una copia del documento finalizado.

👉Plataforma multi-idioma

¿Tienes trabajadores en otros países y quieres enviarle la documentación en su idioma?

No hay problema. En Docuten tienes la posibilidad de elegir diferentes idiomas de notificación para cada uno de los participantes de una solicitud de firma. Ponemos a tu disposición los siguientes idiomas: Español, inglés, alemán, francés, neerlandés, italiano, portugués, valenciano y catalán

👉Firma jerarquizada o en paralelo

¿Sobre un mismo documento firman varias personas y no quieres limitarles los tiempos de firma? 

Con Docuten no hará falta  que limites tu proceso de firma a uno u otro formato, permite a los firmantes que firmen al mismo tiempo o de manera jerarquizada según tus necesidades.

👉Envío de documentos con adjuntos

¿Quieres adjuntar en un mismo envío la copia básica y el modelo 145 para evitar dispersión de la documentación?

Tampoco hay problema. Hemos detectado esta necesidad como básica en el departamento de recursos humanos y por ello hemos incorporado la posibilidad de añadir adjuntos al documento principal que pueden ser configurados para ser firmados o no por el trabajador. 

Todo en un mismo sobre digital, organizado y listo para firmar!

👉Recordatorios programados, fechas de expiración y programación de envíos

¿Tienes problemas para que los trabajadores firmen sus documentos?  ¿se olvidan de que los tienen pendientes? 

Para esto te pueden ser muy útiles las funcionalidades de recordatorios programados y fechas de expiración. Con la primera podrás configurar notificaciones periódicas para indicarle a los trabajadores que el documento sigue pendiente de su firma (¡y que no se olviden!). Además, con la segunda, podrás indicar una fecha límite para la firma del documento, quedando invalidado si excede de esta.

Seguro que también es de gran utilidad la funcionalidad de envíos programados que te permitirá irte de vacaciones dejando programado el envío a tus trabajadores de los documentos a firmar para el día que deban ser firmados; o programar un documento para que le llegue al trabajador dentro de su horario laboral evitando incurrir en problemas legales por envíos fuera de jornada.

La solución ideal para hacerte la vida más fácil en el departamento de recursos humanos

Como ya has podido comprobar en Docuten conocemos muy bien los procesos y casuísticas más típicas que se dan a la hora de gestionar el departamento de recursos humanos de una empresa. Nuestro propósito es aprender día a día de nuestros clientes y mejorar nuestro producto para adecuarlo al máximo a sus necesidades.

Si quieres que la firma de documentación en RRHH no sea un inconveniente, sino que se convierta en una tarea ágil y  sencilla, que les haga la vida más fácil a tus empleados, la solución de firma digital es la herramienta clave.

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Contacta con nosotros y empieza hoy el camino de la digitalización de procesos en el ámbito de los RRHH😉.