4 pasos principales para abordar tu proceso de digitalización administrativa
Mónica Fustes
Digitalizar los procesos administrativos no se reduce únicamente a eliminar el papel derivado de un proceso de firma tradicional, sustituyéndolo por un proceso de firma digital de documentos. Ni tampoco es sinónimo de sustituir la gestión de las facturas en papel por un modelo digital.
Este proceso de digitalización va mucho más allá.
La digitalización administrativa debe integrarse dentro de una estrategia de digitalización empresarial completa
Cada una de las acciones que tengamos en mente a nivel individual, deben estructurarse de forma que posibiliten esta perspectiva global y escalable a toda la empresa.
¿Sabes a qué nos referimos con todo esto?
Primeros pasos en la digitalización empresarial administrativa 🚀
1. Entiende, conoce e identifica las necesidades administrativas de tu compañía
Es probable que, la necesidad de digitalización administrativa, surja en un momento concreto en uno de los departamentos de la compañía.
Te ponemos un ejemplo para que lo comprendas:
Imaginemos que una empresa detecta en una de sus áreas una necesidad de digitalizar la firma de su documentación. En ese caso, estamos seguros de que lo más probable es que el primer departamento que haya detectado esta necesidad será Recursos Humanos.
Esto es así porque RRHH es una de las áreas de la empresa en la que más documentación se genera y, como tal, una de las que más se beneficia de las ventajas de usar la firma digital.
Sin embargo, ¿te has parado a pensar si el resto de departamentos pueden tener esa misma necesidad?
No, ¿verdad? Es por esto que, lo primero que debes hacer antes de embarcarte en un proyecto de digitalización para resolver una necesidad específica y puntual, es entender e involucrar al resto de departamentos.
Así podrás identificar todas las tareas administrativas que deberían ser digitalizadas en la compañía:
- ¿Cómo gestiona la firma de documentación, el departamento comercial o el departamento legal?
- ¿Cómo recibe las facturas de proveedores el departamento financiero? ¿Deben introducir manualmente los datos de las facturas en el sistema de gestión?
- ¿Cómo se realiza la emisión de facturas electrónicas?
- ¿Cómo gestiona la firma del certificado de retenciones el departamento financiero?
2. Una vez identificadas las necesidades, establece tus prioridades
Del mismo modo que Roma no se construyó en un día, la implementación de una estrategia de digitalización empresarial, tampoco. Lo mismo ocurre con la digitalización de procesos administrativos.
Una vez hayas identificado todas las necesidades departamentales, deberías empezar a establecer prioridades.
¿Cuáles de las necesidades recopiladas debemos solventar con urgencia? ¿Sabes cuáles de ellas son más importantes? ¿Cuáles de ellas están causando más ineficiencias?
Para responder a estas preguntas, el paso a paso que deberías seguir es el siguiente:
- Crea un roadmap
- Establece timings
- Determina qué solucionarás a corto, medio y largo plazo.
¿Qué tal si lo vemos con un ejemplo? 😉👇
Estábamos en pleno confinamiento y llegó a nosotros un potencial cliente con unas necesidades muy específicas a corto plazo, pero con un roadmap definido a medio y largo plazo.
A este potencial cliente, que terminó siendo cliente de Docuten, le urgía cubrir la necesidad de digitalizar la firma de documentación laboral para el departamento de Recursos Humanos.
Lógico, ¿no?
Nos encontrábamos confinados, en nuestras casas, sin posibilidad de desplazamientos, sin posibilidad de reunirnos de manera presencial. Era obvio que este cliente necesitaba poder firmar sus contratos laborales de manera digital.
Y así lo hicimos.
Nos pusimos manos a la obra. 👨🍳
01 ✨ En menos de dos días el cliente estaba usando la firma digital online.
02 ✨ En dos meses había integrado la firma digital con sus sistemas de gestión.
03 ✨ En 8 meses había implementado la recepción electrónica de facturas a través de PDF por email gracias a nuestro lector OCR.
04 ✨ En 12 meses la compañía había digitalizado el flujo de firma de documentación de todos los departamentos: Recursos Humanos, comercial, legal y financiero.
05 ✨ En 15 meses se implementó un sistema de emisión de facturas electrónicas a cliente privado y público.
Et voilá 🎯. Un claro ejemplo de cómo el análisis exhaustivo y la correcta definición de las necesidades de la compañía pueden convertir la digitalización administrativa en un proyecto empresarial escalable y global, implementado en fases previamente estudiadas, que le ha permitido a la compañía mejorar su eficiencia y su desempeño.
3. Búsqueda y análisis de proveedores
Una vez definido el roadmap y la implementación de soluciones que abordarás en cada punto, debes comenzar con la búsqueda del proveedor perfecto. Para encontrarlo, puedes hacerte las siguientes preguntas:
4. Analiza las propuestas
Una vez hayas decidido cuáles son los proveedores que más encajan con tus requerimientos, debes solicitar una propuesta. Esto te permitirá evaluar cuantitativamente, más que cualitativamente, los proveedores que has seleccionado.
¡RECUERDA! El precio no debería ser determinante si el proveedor te ofrece una propuesta totalmente adaptada.
Ya estás listo para empezar el camino de la digitalización 🚀
El último paso es disfrutar del camino de la mano del proveedor elegido. No tenemos dudas de que si has llegado hasta aquí, nunca más volverás a procesos tradicionales.
Aprovecha todas las oportunidades que te brinda la tecnología y asegúrate de no quedarte atrás en el mercado. Una empresa que no es digital, hoy en día, lo tiene mucho más difícil para competir.
Sin duda, tú has elegido el camino correcto. ¡Enhorabuena!
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