Firma digital secuencial y firma en paralelo: cómo y cuándo utilizarlas para enviar a firmar

Hoy queremos poner en valor dos funcionalidades aparejadas al proceso de envío de firma digital: la firma secuencial o jerarquizada y la firma en paralelo.

Como decimos siempre, tan importante es tener un buen producto como que este se adapte a las necesidades del cliente. De hecho, si el producto no resuelve de manera eficiente una necesidad concreta detectada en el cliente, su razón de ser desaparece.

Pues justamente por este motivo, trabajamos en la creación de una funcionalidad alternativa a la firma jerarquizada, para cubrir ciertas casuísticas que la primera no resolvía de manera eficiente.

¿Queréis conocer los casos de uso en detalle?

Wait wait wait ✋ Lo primero es aclarar qué es cada cosa, ¿no?

1. Firma jerarquizada o secuencial.

Como su nombre bien indica, la firma jerarquizada es aquella en la que los firmantes firman en el orden que haya sido creado el proceso de firma. ¿Qué significa esto?

Pues que si en un proceso de firma están involucrados tres firmantes, por ejemplo, empresa, trabajador y departamento legal, firmarán justamente por ese orden.

Esta funcionalidad es ventajosa si necesitas que el documento vaya firmado y supervisado escalonadamente por todos los participantes del proceso.

Pero en otras casuísticas puede suponer una traba a que el documento se firme con éxito, pues los tiempos de espera entre firmantes pueden ser elevados.

2. Firma en paralelo

Esta nueva funcionalidad viene a solucionar el problema comentado con anterioridad. Existen procesos de firma en los que no es necesario firmar de manera ordenada, sino que, según los firmantes van accediendo al documento en cuestión, irán firmando hasta completar el proceso cuando firmen todos sus integrantes.

Sin esperas por parte de los integrantes del proceso de firma. Cada uno firmará a su ritmo y ello redundará en una agilización del proceso de firma del documento, que se completará mucho antes que si existiese un orden jerárquico.

En el gráfico planteado a continuación, vemos que existen tres participantes, y todos ellos firmarán paralelamente de manera que no deben esperar a que el otro firme para poder firmar.

Algunos casos de uso que demuestran su utilidad

No hay mejor manera para ver la utilidad de una funcionalidad que analizarla en acción.

A continuación te explicaremos algunos casos de uso tanto para la firma jerárquica como para la firma en paralelo que son la base de su razón de ser.

Ante la existencia de una necesidad que no cubría la firma jerárquica, hemos diseñado una funcionalidad alternativa, la firma en paralelo, que permite dar por satisfecha esta necesidad y eliminar una ineficiencia en el proceso de firma.

Seguro que te ves identificado en alguna de las casuísticas que vamos a comentar, así que atento/a y 

¡Vamos a ello!

Casos de uso de firma en paralelo

👉 Departamento de ingeniería. Problema de tiempo y deslocalización.

Uno de nuestros clientes nos planteó una casuística que no habíamos detectado hasta el momento. En su departamento de ingeniería, necesitaban firmar un documento que permitiese la aprobación de los proyectos y, por lo tanto, les facultase para empezar a trabajar en ellos con todas las garantías.

¿Qué problema tenían?

El documento debía ser firmado por los técnicos de producción implicados y, en ocasiones, incluso bastaba con el «ok» de uno de ellos para darlo por aprobado.

Pero este proceso de firma se ralentizaba enormemente porque tenían que perseguir a los participantes implicados “de mesa en mesa”, o bien enviárselo por email con el proceso ultra tedioso que lleva esto aparejado (impresión, firma, escaneo, traslado al siguiente firmante y así tantas veces como participantes en el proceso).

A este proceso ineficiente se añadía otro factor, en muchas ocasiones las personas que tenían que firmar estaban de vacaciones o bien teletrabajando. Entonces el proceso de firma podía dilatarse semanas.

Semanas sin el «ok» de los técnicos, semanas en las que el trabajo no se podía iniciar.

Debían ponerle una solución a esta situación. La misma pasaba por empezar a enviar a firmar sus documentos a través de la firma digital. Esta les permite firmar tanto en remoto como de manera presencial en digital.

Hasta aquí todo bien.

Pero detectaron que precisaban cubrir una necesidad adicional: para evitar la problemática de tener que respetar el orden cronológico establecido por la firma jerarquizada, nos solicitaron la posibilidad de que los técnicos pudiesen firmar paralelamente a medida que fueran accediendo al documento, sin tener que estar pendientes de sus compañeros. Así se agiliza la firma del documento y, como resultado, el ok para comenzar el proyecto llega lo antes posible.

👉 Acta del Consejo de administración. Ineficiencia en tiempo, modelo remoto y jerarquías.

A día de hoy muchas empresas celebran sus Consejos de Administración en remoto.

La firma digital les resuelve el problema de la firma del acta de del Consejo y otros documentos que hayan de ser firmados por sus integrantes en remoto.

Hasta aquí todo bien. Pero detectamos en algunos clientes una necesidad añadida.

Resulta que la firma mancomunada del acta del Consejo y demás documentos se dilataba en el tiempo, ya que, al estar el proceso de firma estipulado como “secuencial” los miembros debían firmar según el orden establecido, esperando a su turno. Ello generaba otro problema añadido, que era el hecho de que los miembros del Consejo no querían sentir esa dependencia jerárquica con respecto a los demás.

Para solucionar la cuestión se propuso la firma en paralelo que permite la firma de todos los miembros del Consejo a la vez, de manera que cada uno vaya firmando cuando lo estime. Así se agiliza el proceso de firma y se evitan desavenencias entre los miembros. Todos contentos y documento firmado lo antes posible.

👉 Controles horarios y hojas de asistencia. Ineficiencia en tiempos.

Otro caso de uso típico de la firma digital es el que se refiere a la firma de controles horarios u hojas de asistencia a cursos y formaciones.

Estos documentos suelen llevar asociados múltiples firmantes, tantos como asistan al curso o formación en cuestión.

Imponer una firma jerarquizada en este caso carece de demasiado sentido, ya que los firmantes son totalmente independientes entre sí y el proceso se agilizaría si pudieran firmar a la vez. Aquí entra, nuevamente, la firma en paralelo como una solución ideal para permitir a los firmantes ir firmando el documento a medida que vayan llegando al curso sin tener que esperar por los demás compañeros.

Casos de uso de firma jerarquizada o secuencial

👉 Contratos laborales.

La firma jerarquizada es la tipología estándar en Docuten. Recomendamos esta estructura de firma para casuísticas relativas a RRHH. Por ejemplo, a la hora de firmar un contrato laboral tendremos como mínimo dos participantes en el proceso (empresa y trabajador) o incluso tres, si, por ejemplo, el contrato debe ser revisado y aceptado por el departamento legal.

En este caso, es necesario mantener un orden secuencial, ya que primero deberá firmar la empresa, luego deberá pasar a legal para que dé el “ok” y, en última instancia, deberá firmar el trabajador. Aquí, la firma jerarquizada se antoja como la única estructura válida para garantizar la eficacia del proceso de firma.

👉 Contratos con proveedores o clientes

Lo mismo que en el caso anterior sucede en los contratos con proveedores o clientes. En estos casos el proceso de firma estará integrado por dos o más participantes (empresa, proveedor/cliente, departamento legal, departamento de compras, departamento de administración).

Tendremos que garantizar un orden cronológico que asegure que, cuando el documento llegue al firmante final (cliente o proveedor) vaya firmado por todas las partes correspondientes a nuestra empresa y, por tanto, estas hayan validado el documento.

Alguna peculiaridad más sobre nuestras estructuras de firma

Como te hemos explicado, en Docuten es posible configurar tu proceso de firma eligiendo una estructura jerarquizada o en paralelo en función del caso de uso para el que la quieras utilizar. Pero no solo eso, en un mismo proceso puedes definir qué participantes firmarán en paralelo y cuáles firmarán de forma jerarquizada. ¿No lo tienes claro? Échale un ojo a la gráfica que adjuntamos a continuación.

En este proceso de envío de firma digital tenemos un total de cinco participantes. El primero de ellos será el que genere el proceso de firma y emplea la firma jerarquizada para firmar en primer lugar. Posteriormente, los firmantes 2 y 3 lo harán paralelamente, sin tener que depender el uno de la firma del otro. Una vez hayan firmado estos será el turno de los firmantes 3 y 4, que firmarán en orden secuencial, uno después de otro.

Buscamos facilitarte al máximo el proceso de firma y no imponerte límites. Adapta tu proceso de envío de firma digital a tantos firmantes y estructuras de firma como necesites y lleva el modelo que seguirías en la vida real a un modelo digital.

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