La importancia de facilitar el uso de la tecnología a los perfiles menos digitales

Las TIC se han convertido en un elemento dinamizador de la nueva sociedad en red, en la cual la digitalización de procesos y la capacidad para manejar nuevas herramientas son instrumentos imprescindibles para el disfrute de la misma. 

Sin embargo, parte de la población no disfruta de las ventajas que reportan el uso de las nuevas tecnologías, bien sea por no tener acceso a las mismas o bien, porque aún teniendo acceso, no las utilizan debidamente. Estamos ante lo que conocemos como brecha digital.

Brecha digital. Tipos y causas 🤓

Todos hemos oído hablar alguna vez de la brecha digital, pero, ¿qué es exactamente? 

Estamos hablando de la desigualdad en el acceso a las nuevas tecnologías, es decir, la distancia que hay entre grupos de personas que disponen de acceso a Internet y a las TIC.

Tipos de brecha tecnológica:

• Acceso: las posibilidades que tienen las personas de acceder a este recurso.
• Uso: falta de competencias digitales que impide el manejo de la tecnología. 
• Calidad de uso: a veces se poseen las competencias para manejarse en un entorno digital, pero no los conocimientos para hacer un buen uso del mismo. 

Causas: 

Hay diferentes variables que influyen en el uso de las TIC, como puede ser el nivel económico, la localización geográfica, el nivel de formación, el conocimiento de idiomas e incluso el sexo. 

Aunque, probablemente, el que más pueda afectar a la digitalización empresarial, es el factor de la edad. 

La edad de los usuarios de Internet origina la brecha digital generacional, esto es, la distancia que separa a los nativos digitales de los inmigrantes digitales en lo que a la utilización de las nuevas tecnologías se refiere. 

¿Cómo afecta esto en la digitalización de procesos dentro del entorno laboral? 🤔

La transformación digital ayuda a las empresas a adaptarse a los nuevos tiempos para seguir creciendo, pero, ¿qué pasa si nuestra plantilla no avanza al ritmo que exige el mercado? La empresa tampoco lo hará. Es por ello que es de vital importancia brindar las herramientas y recursos para facilitar el proceso de digitalización de una empresa.

Además, como consecuencia de la pandemia, gran parte de la actividad se trasladó a entornos en línea para toda la población, incluidas las personas de más avanzada edad, lo que obligó a muchas personas a correr una maratón con la meta de adaptarse al uso de nuevas tecnologías en el trabajo. 

Step by step: primeros pasos para el proceso de digitalización de tu empresa 🚀

Nadie dijo que hacer que tu equipo se adapte al uso de nuevas tecnologías en el trabajo  fuese tarea fácil, y pocas veces se habla de cómo es el proceso de adaptación a las nuevas herramientas. 

Una vez empezamos la transición digital nos asaltan las dudas: ¿Están recibiendo estos cambios de forma positiva? ¿Comparten la visión de cómo hacer la transición? ¿Hay resistencia? 

Os dejamos unos consejos para ayudar que su plantilla dé el paso a la innovación. 

👉  1. Repiensa la forma en la que trabaja tu equipo

Ponte en la piel de tu equipo humano: piensa en sus necesidades, problemas y cómo los resuelve esta nueva herramienta. 

Muchas veces la reticencia a no aprender a usar una nueva herramienta tiene su origen en “el no saber”, por lo que dejar claros los beneficios será la clave inicial para que los implicados muestren predisposición e implicación. 

Hazte esta pregunta: ¿Cómo les ayuda este nuevo software a ellos y a la empresa de cara al futuro?

Lo más probable es que el uso de la tecnología en el trabajo  les ahorre tiempo y dinero, les permita optimizar esfuerzos y realizar tareas o funciones que aporten más valor a la organización. Házselo saber, te lo agradecerán. 

Las personas necesitamos conectar antes de aceptar y si es necesario hurgar un poco en la herida (el problema), lo haremos. 

💡 Tip: crear una presentación para ilustrar los beneficios del uso de la herramienta. Herramientas muy top con plantillas para tus presentaciones: Canva, Prezi, Google Drive, Power Point … y si quieres dar un salto más, en LOOM puedes hacer vídeos para tus presentaciones.

En Docuten tenemos presentaciones para los diferentes productos explicando la problemática, beneficios y usos, de forma que cuando se las enviamos a nuestros clientes ellos las pueden usar para presentarlas a su equipo. 

👉 2. Presenta la herramienta como un proyecto

Involucra a los responsables y coordinadores de los diferentes departamentos beneficiados e informa previamente cuáles son los objetivos y hándicaps que debe resolver y/o evitar esta herramienta. 

Lo ideal es que alguien de IT y RH sea parte principal del proceso para que pueda guiar a sus colaboradores. Esto ayudará al grupo a comprender mejor la herramienta y brindar el soporte adecuado al resto de la compañía. 

Además, el proyecto de digitalización de procesos debe tener metas claras para medir el éxito de la implementación, lo que servirá de guía a los responsables para conocer en qué fase de la aceptación de la herramienta. 

💡 Tip: los vídeos son un buen recurso para hacer llegar toda la información necesaria y facilitar el conocimiento de una forma amena y práctica.

¿Qué editores de vídeo puedes usar? Los clásicos: Movie Maker para Windows e iMovie para Mac. Desde el móvil puedes usar aplicaciones como InShot o CapCut. 

👉 3. Formación

El conocimiento de tu plantilla es el mayor capital de la empresa y está en continuo cambio. O debería ser así.  

Empieza la formación con los coordinadores de equipo, para que ellos mismos puedan tutorizar y resolver dudas a sus compañeros. Por ejemplo, el proceso de digitalización de procesos de Recursos Humanos lo liderará la persona responsable del área; mientras que la digitalización de procesos administrativos lo hará el o la responsable de dicho  departamento. 

El tiempo y recursos destinados a esta formación no deben ser considerados como un gasto, sino como una inversión, y es que la formación se traduce en capital humano, aumentando la productividad de los empleados que conlleva a un mejor rendimiento de la empresa. 

💡 Tip: tener un manual para los empleados es un instrumento clave para facilitar el aprendizaje y poder compartirlo a las personas implicadas. En Docuten tenemos varios manuales  y vídeos de formación que le enviamos a nuestros clientes y que ellos, a su vez, pueden compartir con su equipo. 

👉  4. Escucha a tu equipo

Establece reuniones con tu plantilla, además de enviar encuestas y correos electrónicos por privado. A algunas personas les cuesta expresar sus opiniones en público, por lo que hay que darles ese empujón para que se comuniquen abiertamente. 

Hazles saber que su opinión es importante y que están siendo escuchados y valorados. 

💡 Tip: hay herramientas gratuitas como Google Forms que te permiten crear formularios online de forma sencilla e intuitiva. 

👉  5. Haz que tu equipo entienda que la tecnología no es su enemiga. 

Las tecnología no es nuestra enemiga, es nuestra aliada, y es así cómo deberíamos verlo. Que una herramienta desempeñe una tarea repetitiva no supone precarización, sino la dignificación del trabajo, ya que nuestra plantilla puede realizar tareas en las que realmente puede desarrollar su potencial. 

Uno de los miedos de los trabajadores es ser sustituidos por la tecnología, ¡y nada más lejos de la realidad! Estas herramientas igualmente van a ser gestionadas por personas, y ese es el mensaje que debemos transmitir. 

💡 Tip: Muestra ejemplos de digitalización empresarial de otras empresas. 

⭐  PLUS. Implementa la cultura del aprendizaje y el cambio 

Es fundamental que tu equipo comprenda que se agregarán a su trabajo diario nuevas herramientas para optimizar el rendimiento. La digitalización de procesos está a la orden del día y no debemos caer en el error de pensar que “esto no va con nosotros”. Porque sí, va con nosotros y mucho. 

Con la cultura del aprendizaje y el cambio aceleramos el  proceso de digitalización de una empresa y nos adaptaremos más rápido a las exigencias del mercado. 

💡 Tip: brinda cursos o talleres formativos, crea espacios de aprendizaje y co-creación y fomenta programas de formación para el desarrollo de nuevas competencias.

Herramientas como Clickmeeting,  GoTomeeting e incluso Microsfot Teams son ideales para llevar a cabo webinars que te permitirán realizar charlas formativas o webinars de forma remota. 

En caso de ser una formación presencial, incorpora descansos en la jornada para no saturar a los asistentes, así como fomenta la participación usando herramientas como Kahoot! o Quizizz (trivial en línea).

¿Qué tal si lo vemos con un ejemplo? 😉👇

COGAMI (Confederación Gallega de Personas con Discapacidad) es una entidad sin ánimo de lucro que desde 1990 ofrece servicios a las personas con discapacidad, desde la formación hasta el empleo. 

En COGAMI gestionan diariamente altos volúmenes de documentación laboral, y la dispersión geográfica de sus trabajadores hacía muy difícil continuar trabajando con procesos tradicionales para firmar su documentación laboral en tiempo y forma . Esto les llevó a la necesidad de contar con Docuten para digitalizar toda esa gestión.

¿Cómo han realizado la transición interna hacia la digitalización de procesos?

Uno de los miedos y barreras a la hora de implantar Docuten era la respuesta de la plantilla. Partían de la idea inicial de que los trabajadores y trabajadoras no se iban a adaptar al uso de esta nueva forma de trabajo, pero nuestra solución de firma digital ha tenido una muy buena acogida y esperan implantarlo en otros departamentos. 

“Nos hemos apoyado para esa transformación que hicimos, en los coordinadores de las personas, en los jefes de equipo, donde previamente les informaron de que iba a haber esta herramienta, les dimos la opción de que nos poníamos a su disposición. De hecho, tenemos un manual. Eso facilitó que esa transición fuera mucho más fácil, que la gente lo acogiera muchísimo mejor”

¿Ready para afrontar el proceso de digitalización de tu empresa? 😎

Adoptar una buena estrategia para el proceso de digitalización de tu empresa ayuda a la adaptación de todas las partes implicadas, favoreciendo la agilidad y competitividad de las compañías. Reducir la resistencia a los cambios por parte de la plantilla nos hará alcanzar las metas de forma más rápida y eficiente. 

En Docuten apostamos por la usabilidad para que el manejo de la herramienta sea sencillo, así como facilitamos la formación de nuestros clientes a través de distintos recursos: formación en directo, vídeos, guías…

Te dejamos más de 50 herramientas para facilitar el proceso de digitalización de tu empresa 😉

Friendly reminder 🤞

No todos estamos familiarizados con las tecnologías, y no todo el mundo tiene el mismo proceso de aprendizaje. Respetemos los tiempos de las personas, escucharlas y enseñarles desde la humildad es la clave del éxito.