¿Eres cliente de Docuten de recepción de factura? Nueva funcionalidad que te ayudará a mejorar la comunicación con tu equipo

🕔 5 min de lectura

Si hay una cosa que nos obsesiona en Docuten es entender las necesidades de nuestros clientes y tratar, en la medida de lo posible, de darles respuestas concretas.

Precisamente esto es lo que buscamos con la incorporación de una nueva funcionalidad en nuestros workflows de aprobación, asociados a nuestra solución de recepción de facturas de proveedores: la posibilidad de introducir comentarios cuando apruebas o reasignas una factura.

Para que empieces a entender qué supone esta nueva funcionalidad te contamos su principal ventaja: facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

🤔Antes de nada, ¿Qué es la reasignación de facturas?

La reasignación de facturas es una funcionalidad asociada a nuestra solución de recepción de facturas electrónicas de proveedores.

Con esta funcionalidad podrás, si recibes una factura electrónica de un proveedor en calidad de firmante o aprobador, delegar la firma o aprobación a otro workflow activo en Docuten. 

Lo verás mejor con un ejemplo. 👇🏻

Imagínate que trabajas en el departamento de marketing y te llega una factura para aprobar que no es de tu área. La misma debería haberla recibido administración.

¡No hay problema! Solo tendrás que utilizar el botón “reasignar workflow” y seleccionar otro workflow activo. En este caso, el worfklow correspondiente sería el de administración para que ellos puedan aprobar su factura.

Pero espera… ¡Hay más! 🤯

Si una vez recibido por administración, ellos consideran que la factura no es de sus competencias, podrán volver a reasignar el worfklow.

Imagínate que el departamento que debería haber recibido la factura para validar es negocio. Pues en este caso, la primera persona participante en el worfkflow de administración, reasignaría el workflow al departamento de negocio.

Se podrá reasignar el workflow tantas veces como sean necesarias. ¡Así de fácil! Y además, los comentarios solo serán visibles para los usuarios que gestionan las facturas recibidas y los participantes del workflow.

OJO! 👁

No debemos confundir “reasignar workflow” con la función de “delegar firmar”. Esta última permite sustituir solo a una persona por otra en un proceso de firma; mientras que la reasignación nos faculta para reasignar un workflow completo, el cual puede estar formado por una o varias personas.

Ahora que ya tenemos claro qué es la reasignación de facturas, podremos entender mucho mejor la razón de ser y las ventajas que supone nuestra nueva funcionalidad de introducción de comentarios al aprobar o reasignar un workflow de aprobación de una factura electrónica.

¿Qué problema detectamos y en qué consiste nuestra nueva funcionalidad de introducción de comentarios?

Cualquier mejora que introducimos en nuestro programa de factura electrónica viene a dar respuesta a una necesidad o una problemática detectada en nuestros clientes.

Este también es el caso de la nueva funcionalidad de introducción de comentarios al reasignar o aprobar un workflow asociado a una factura electrónica dentro del workflow de recepción de facturas.

Lo que intentamos con ella es facilitar al máximo la comunicación del equipo.

Para ello, cuando recibes una factura como participante en un workflow de aprobación de facturas, podrás hacer comentarios que quedarán registrados y visibles para los demás participantes, simplificando así la comunicación.

🔎 Veámoslo en la práctica

Continuando con el ejemplo que pusimos antes para explicar la reasignación, imagínate que estás en el departamento de marketing y recibes una factura para su aprobación.

Una vez comprobada la factura, te das cuenta de que no es de tus competencias, sino que la misma debe ser revisada y aprobada por administración. 

En ese momento podrás pulsar, como comentamos antes, el botón de “reasignar workflow” seleccionando el worfklow activo de administración y, además, podrás dejarles un comentario a tus compañeros indicándoles el motivo de tu acción: “Esta factura no pertenece a mi departamento”.

Podrás hacer lo mismo si en lugar de reasignar el workflow, quieres validarlo, porque sí eres la persona adecuada. En este caso puedes añadir un comentario para dejar constancia de algún dato que quieras comentarle a tus compañeros. Por ejemplo, “comprobada con su pedido asociado, factura correcta”. De esta manera estarás añadiendo información de valor para el resto de los participantes.

🗣 Facilitamos la comunicación con tu equipo 

Si antes tenías que levantar el teléfono o enviar un email a todos los participantes para trasladarles información relevante asociada a la factura, ahora ellos mismos pueden consultar esta información en el histórico y en el detalle de la factura, agilizando mucho más el proceso de gestión.

Con esta nueva funcionalidad asociada a nuestro programa de recepción de facturas tratamos de mejorar y facilitar la comunicación y gestión de tu equipo, eliminando al máximo las trabas que puede suponer una mala comunicación en el trabajo asíncrono y remoto.

Se trata de ofrecer una solución lo más colaborativa y sencilla posible, facilitando la gestión a todas las personas que la utilizan.

En Docuten queremos ofrecerte un programa de factura electrónica adaptado a tus necesidades

Tal y como has podido comprobar, nuestro principal objetivo es intentar adaptar al máximo nuestras soluciones a los clientes y no al revés. 

Con funcionalidades como la explicada anteriormente, damos un pasito más hacia la mejora continua de nuestras soluciones y la escucha activa de las necesidades de nuestros clientes.

Si te has quedado con dudas sobre nuestra plataforma de factura electrónica y sus ventajas en la gestión de proveedores, sobre nuestros workflows de aprobación de facturas o sobre nuestros canales para la automatización de la gestión de facturas, contacta con nosotros y te asesoraremos sobre la solución que mejor se adapta a tus necesidades.

También puede interesarte:

Cómo validar una factura electrónica

Un paso más hacia la factura electrónica obligatoria en España