Por qué una firma escaneada no es una firma válida

Usar firmas escaneadas para la firma de documentación en una empresa es una práctica bastante extendida, algo que resulta paradójico si tenemos en cuenta que una firma escaneada puede usarse indiscriminadamente por cualquier persona.

Partimos de la base de que para que una firma cuente con plena validez jurídica tiene que identificar de forma inequívoca al firmante.

¿Las firmas escaneadas cumplen con esta garantía? Respondemos a esta pregunta y muchas más en el post.

🤔 ¿Una firma escaneada es lo mismo que una firma electrónica?

Definiendo conceptos:

Una firma escaneada es una imagen digital de una firma manuscrita original. Se obtiene escaneando la totalidad del documento en papel previamente firmado a mano, como la propia firma de forma individual, con el objetivo de usarla para firmar otros documentos. 

Una firma electrónica es un proceso criptográfico que utiliza una clave privada para crear una firma electrónica única y segura.

Teniendo en cuenta esto, el valor de una firma escaneada se pone en duda y puede considerarse no válida y fácilmente manipulable, no garantizando los principios básicos de las firmas electrónicas en función a la normativa eIDAS:

• Identificación del firmante: no se puede identificar de forma inequívoca al firmante, es decir, que la persona que firma es quien dice ser.

• Integridad del documento: no se puede probar que el documento firmado no ha sido manipulado ni alterado tras realizar la firma: añadir anexos, cambiar información…

• Garantizar el no repudio: no se puede probar jurídicamente que las partes han participado en el proceso de firma y que han recibido los documentos firmados.

• Contar con la participación de un Prestador Cualificado. 

• Estar basada en un certificado electrónico reconocido.

• Debe ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma: no se puede asegurar la privacidad del contenido del documento y de sus participantes.

🧐 Entonces, ¿un documento puede ser alterado tras usar una firma escaneada?

En efecto. 

Cuando realizas esta práctica, nada ni nadie, tampoco en un proceso judicial, puede garantizar que dicho documento no ha sufrido modificaciones desde su firma. 

Un ejemplo claro es que no queda constancia del día y de la hora exacta en la que se ha formalizado el proceso, por lo que se le podrían añadir anexos al documento.

Bajemos esto al día a día. 

Imagina que como empresa envías un contrato de trabajo por email a un trabajador. Este realiza la firma sobre un papel, la escanea y la incrusta en el documento principal. 

¿Podemos identificar al firmante de forma inequívoca? No, dado que cualquier persona pudo haber incluido la firma en el documento. Por ende, no es una firma válida. 

🤨 A nivel legal, ¿qué valor probatorio tiene una firma escaneada?

La legislación relativa a la Firma Electrónica en España establece un marco normativo para las firmas electrónicas y reconoce el valor jurídico de las mismas. Sin embargo, la Ley no hace referencia explícita al valor probatorio de las firmas escaneadas. 

En general, una firma escaneada en España tiene un valor probatorio limitado, ya que puede ser fácilmente copiada o falsificada, lo que compromete su integridad y autenticidad. Por tanto, en caso de disputa legal, una firma escaneada no tiene los mismos efectos ni es equiparable a una firma electrónica y tampoco a una manuscrita.

Además, al no recoger evidencias que garanticen su validez, en función a la normativa eIDAS, en un juicio ese documento puede ser refutado fácilmente y, según la tipología de la documentación, puede suponer un problema para la empresa o el representante legal de la misma.

Lo mismo ocurre con el sello de caucho, en caso de firma en representación legal de la empresa. 

💡 Quizás te interese: ¿Cuál es el valor probatorio de un documento firmado electrónicamente?

🕵️ ¿Tiene validez jurídica si imprimo o escaneo un documento firmado?

Ocurre lo mismo que si escaneamos una firma y la usamos para firmar documentos. En este caso, la acción de impresión destruye los códigos de encriptación de la firma electrónica y, por ende, el escaneo de este documento impreso tampoco. 

Volvemos al ejemplo de enviar un contrato de trabajo por email. Si el trabajador imprime el documento, lo firma, lo escanea y lo envía de vuelta, no está cumpliendo con los requisitos básicos de una firma electrónica.

🔍 ¿Cómo puedo saber si una firma es falsa?

Existen algunos indicadores a valorar que nos pueden ayudar a verificar la autenticidad de la firma y con son claves en un proceso judicial.

En caso de ser una firma manuscrita, se estudia la escritura, se examina si existen señales de retoque, las proporciones de las letras, la angulación o la inclinación de los trazos, entre otras.

En caso de la firma electrónica, se puede verificar en Adobe Acrobat o en VALIDe, una herramienta gratuita que pone a nuestra disposición la Administración del Estado. 

📌 Alternativa legal a la firma escaneada

Lo más recomendable para formalizar cualquier tipo de documento es optar por un servicio de firma electrónica conforme a la normativa eIDAS, es decir, que permita realizar firmas con el mismo o mayor efecto jurídico que una firma manuscrita. 

Recuerda que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

Además, las firmas digitales presentan una serie de ventajas en relación con la firma manuscrita tradicional: rapidez, posibilidad de firmar en remoto, almacenamiento en la nube, evitar errores humanos…

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