Agilidad y eficiencia: Así es como Grupo Lence Transforma su Proceso de Registro Alimentario.

El sector lácteo en España es un pilar estratégico de la industria agroalimentaria española que genera más de 60.000 empleos directos. De la misma forma, es uno de los sectores que se ve directamente influenciado por las nuevas normativas de la Ley de la Cadena Alimentaria.

Río de Galicia, Leyma Natura, Solar, Cremosita y Gallega, son algunas de las marcas que conforman el Grupo Lence, compañía que cuenta con 3 centros de producción y 179 trabajadores. 

Referente en Galicia  en el sector lácteo y 6ª empresa comercializadora de leche UHT a nivel nacional, Grupo Lence ha apostado por Docuten para dar respuesta a las exigencias legales recogidas por el Registro de Contratos Alimentarios. 

Así, la compañía refuerza su crecimiento de cara a este año de la mano de la digitalización de procesos con la subida automática de contratos a la AICA que, como ya sabemos, implica una serie de dificultades para la empresa compradora. 

María José, CIO de Grupo Lence, nos cuenta más detalladamente en qué consiste esta apuesta por 

Entrevista con María José, CIO de Grupo Lence 

Somos conocedores de que en Grupo Lence apostáis por la innovación y la digitalización como herramientas para mejorar la eficiencia de la compañía. A día de hoy, ¿cuáles son los proyectos más importantes activos relativos a esta materia?

Tenemos establecida una hoja de ruta para llevar a la compañía al siguiente nivel. Los resultados que estamos logrando son el fruto de las políticas de mejora continua iniciadas a finales el 2020, que incluyen la digitalización de los procesos, la optimización de costes y mejora de la eficiencia, así como del compromiso de los integrantes de la compañía de dar lo mejor de sí mismos.

En este sentido, actualmente estamos centrados en tres ámbitos: la digitalización de los datos en planta para obtener rápida y eficientemente de la trazabilidad de nuestros productos y ofrecer al cliente final acceso a dichos datos; la digitalización de procesos administrativos (validación y aprobación de facturas de compras, gestión de documentación de rrhh, gestión de prl, etc.); y la digitalización de las comunicaciones externas a la empresa (facturación electrónica con ganaderos, gestión de contratos con proveedores y ganaderos, etc.). 

Al hablar de digitalización e industria alimentaria, solemos pensar en robótica, logística eficiente, gestión de inventario. Aunque lo cierto es que, de puertas adentro, la digitalización administrativa es una de las protagonistas. ¿Qué peso tiene en vuestra compañía la digitalización de procesos administrativos?

La digitalización de procesos administrativos en las empresas implica la transformación de los métodos tradicionales de gestión en formas más eficientes, rápidas y precisas a través del uso de tecnología y sistemas digitales. Esta digitalización tiene múltiples beneficios y ventajas que impactan directamente en la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la competitividad de las empresas. En este sentido, tanto la logística como la gestión del inventario son temas críticos no solo para el ámbito de la industria alimentaria, sino también el resto de las empresas y, en nuestro caso, es una cuestión en la que estamos volcados para funcionar mejor cada día.

En Grupo Lence, la digitalización de procesos administrativos juega un papel central. Nos permite automatizar tareas rutinarias y repetitivas para que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor añadido; se reducen significativamente la probabilidad de errores humanos en comparación con los procesos manuales; nos permite tener acceso a información actualizada y en tiempo real sobre el estado de diferentes procesos administrativos; y nos permite mejorar en la experiencia del cliente y los proveedores cuando interactúan con nosotros.

Además, en un mundo empresarial en constante evolución, las empresas que no se adapten a la digitalización corren el riesgo de quedarse rezagadas. Aquellas que implementan sistemas digitales pueden reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado y mantenerse competitivas en sus respectivas industrias.

Por otro lado, en lo que se refiere al uso del papel, estamos enfocados la digitalización de procesos administrativos con objetivo de lograr ser una compañía que, en la medida de lo posible, no utilice papel cuando no sea estrictamente necesario. Esto nos aporta mayor eficiencia, seguridad y rapidez en los procesos. 

La normativa del Registro de Contratos Alimentarios ha supuesto todo un desafío para el sector alimentario, sobre todo para aquellas compañías que manejan un alto volumen de contratos, como es el caso de Grupo Lence. De no ser por la automatización del proceso de registrar los contratos alimentarios en la plataforma de la AICA, ¿qué supondría para Grupo Lence en cuanto a recursos y tiempo invertido se refiere? 

Con esta automatización, hemos ganado en rapidez, eficiencia, agilidad y ahorro de tiempo en este proceso, que hasta ahora era muy manual y que ocupaba mucho tiempo administrativo y hacía intervenir a mucho personal de campo. Aprovechando la oportunidad que nos ofreció Docuten de elaborar, transmitir, firmar y registrar en AICA los contratos y ofertas de los ganaderos en línea, hemos ahorrado mucho tiempo en lo que se refiere a la administración de compras de los ganaderos. Las cifras hablan por sí solas:

Antes de usar las soluciones de Docuten, para tener en poder de la empresa 350 contratos firmados necesitábamos 2 meses de esfuerzo invertido en tiempo (30 horas de personal de campo, 15 horas de administración y 2 horas de dirección operaciones.)

Ahora, para el mismo número de contratos elaborados, transmitidos a firmantes y registrados en AICA necesitamos 15 días naturales. El esfuerzo invertido por la empresa es de 10 horas (únicamente de administración).

La previsión es que las sanciones por incumplimiento de la Ley sean cada vez mayores, sobre todo teniendo en cuenta la reiteración de errores. Entre las infracciones más frecuentes destaca la de no incluir el precio en los contratos (campo obligatorio), así como no formalizar los contratos por escrito. Teniendo en cuenta esto, ¿cómo os ayuda Docuten a cumplir con la normativa y evitar sanciones?

Hemos ganado en eficiencia, rapidez y también en seguridad. Docuten nos ayuda a gestionar de forma clara y transparente la información y documentación que manejamos con nuestros ganaderos y a transmitirla a AICA. De este modo, evitamos que una eventual manipulación manual de los contratos nos acarree una sanción.

La solución de Docuten del registro automático en la AICA, permite que la firma de los contratos alimentarios se haga digitalmente gracias a la firma digital. ¿Habéis encontrado algún obstáculo por parte de vuestros proveedores (Productores Primarios)  a la hora de utilizar este nuevo método para firmar?

De los 350 ganaderos con los que solemos trabajar y con los que hemos realizado contratos registrados en AICA, únicamente el 4% solicitó firmarlo en papel. Hay que tener en cuenta que era la primera vez que se encontraban ante un proceso de firma digital, nuevo para muchos de nuestros ganaderos, y hubo que analizar con ellos de forma individualizada las ventajas que aportaba esta nueva forma de trabajar a todas las partes. Los resultados son muy positivos y esperamos seguir en esta línea.

¿Qué le diríais a otra empresa de vuestro sector que está planteando la automatización del Registro de Contratos Alimentarios? 

En Grupo Lence tenemos claro que estamos ante una solución indispensable para cualquier empresa, ya que facilita procesos administrativos complejos y largos que son de obligado cumplimiento. Además de los beneficios a nivel de eficiencia y rapidez que estamos percibiendo, es una herramienta que nos permite evitar sanciones por errores administrativos, algo que podría suponer un gran perjuicio económico para cualquier empresa. 

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