Guía definitiva para cumplir con la obligatoriedad del Registro de Contratos en la AICA

En Docuten hemos desarrollado una solución que permite el envío automático de los contratos alimentarios, modificaciones y anexos al Registro de Contratos Alimentarios de la AICA, como respuesta a nueva obligatoriedad vigente desde el 30 de junio.

En esta entrada recogemos la guía definitiva para cumplir con el Registro de Contratos en la AICA.

😪 ¿A qué problemas se enfrentan las empresas del sector alimentario? 

• Tiempo invertido en la firma y registro de los contratos alimentarios en el RCA de la AICA.

• Imposibilidad de abarcar numerosos contratos firmados y registrados en la AICA al día. 

• Custodia de todos los documentos y actualizaciones durante 4 años, como obliga la ley, con la dificultad de hacerlo en físico.

• Sanciones económicas por incumplimiento del Registro de Contratos Alimentarios. 

• No manchar la reputación de tu empresa apareciendo públicamente en el listado de sanciones de la AICA.

👣 Paso a paso con Docuten: guía definitiva para cumplir con el Registro de Contratos en la AICA 

Pongamos el ejemplo de una empresa ficticia denominada “La huerta de Almería”. Como su nombre indica, se trata de una empresa dentro del sector hortofrutícola, un sector caracterizado por entregas diarias, cambios de precio siguiendo criterios específicos como calidad, madurez, tamaño… 

La generación de contratos y modificaciones es parte del día a día de las relaciones comerciales en este sector. De forma manual, implicaría firmarlos in situ o a través de envío por correo, con los retrasos que supondría para subir en contrato firmado en la AICA antes de la entrega de la mercancía. 

Con Docuten puedes digitalizar y automatizar todo el proceso. Veamos:

1. Docuten se integra con la plataforma de la AICA

• El Director/a de Compras (u otro representante de La huerta de Almería) se da de alta como «Comprador» y «Representante Legal» de su compañía en la plataforma de la AICA, para poder dar a Docuten de alta como “persona autorizada”, es decir, como tercero que opere en representación de la empresa.
• La persona que realizó el proceso anterior, solicita las claves de acceso a la API de la AICA, con las cuales Docuten puede integrarse con la plataforma para subir los contratos de forma automática.

2. Docuten da de alta a los Productores Primarios en el RCA de la AICA a través de un listado .xls, documento previamente enviado por La huerta de Almería.

 ¿Qué datos deben ser cargados de cada Productor Primario?

• Número de documento identificativo
• Razón social
• País
• Comunidad Autónoma
• Provincia
• Localidad
• Dirección
• Código Postal

3. Docuten crea plantillas PDF de los contratos y los configura para que todos los campos obligatorios sean cubiertos. Estas plantillas quedan guardadas en la plataforma para que el Director de Compras de La huerta de Almería pueda usar siempre que lo necesite. 

4. El Director de Compras inicia los procesos de firma digital de contratos mercantiles pertinentes a través de Docuten, seleccionado un contrato previamente configurado o subiendo uno desde el dispositivo. 

A la hora de lanzar el proceso de firma, tendrá a su disposición diferentes tipos, entre los que recomendamos:

• Firma automática para el comprador.

• Firma OTP/biométrica sms para el Productor Primario. 

5. Una vez los contratos están firmados por ambas partes, Docuten se encarga de la importación automática y continua de contratos, modificaciones y anexos en el RCA de la AICA.

6. Docuten envía a La huerta de Almería el justificante de registro de contratos, modificaciones y anexos en el Registro de Contratos Alimentarios. 

7. Custodia y almacenamiento automático durante 4 años acorde a las exigencias legales. 

🤔 ¿Qué ocurre si tengo que subir una modificación? 

Si previamente se ha subido un contrato marco o contrato inicial asociado a una compra, en caso de querer subir un anexo o actualización del mismo, lo podemos hacer desde la plataforma:

Dentro de Docuten, en Registrar AICA, seleccionamos “Actualización” e incluimos el número de contrato del contrato inicial. De esta forma, esta actualización quedará enlazada al contrato inicial en la propia AICA de forma automática. 

💡 Básicos para evitar sanciones

Dentro de la guía definitiva para cumplir con el Registro de Contratos en la AICA, no podía faltar un apartado sobre las sanciones, que recordemos que pueden alcanzar 1M€.

Incluir todos los campos obligatorios en el contrato

La huerta de Almería debe asegurarse que todos los campos obligatorios del contrato están cubiertos, como puede ser el precio. Docuten, gracias a la configuración de plantillas con dichos campos obligatorios, comprueba automáticamente si estos campos están cubiertos antes de enviar el documento a firmar, notificando a La huerta de Almería en caso de que haya algún error.

¿Qué campos debe incluir? 

a) “Identificación de las partes contratantes”, incluyendo:

• Nombre y apellidos o denominación social
• Número de identificación fiscal
• Domicilio social 
• Dirección de correo electrónico

b) “Objeto del contrato, indicando, en su caso, las categorías y referencias contratadas”

c) “Precio del contrato alimentario, con expresa indicación de todos los pagos (…)”.

d) “Condiciones de pago, que en todo caso deberán ajustarse a los plazos de pago en las operaciones comerciales de productos alimentarios o alimenticios, conforme a lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 15/2010, de 5 de julio (…)”

e) “Condiciones de entrega y puesta a disposición de los productos”.

f) “Derechos y obligaciones de las partes contratantes”.

g) “Información que deben suministrarse las partes, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de esta Ley”

h) “Duración del contrato, con expresa indicación de la fecha de su entrada en vigor, así como las condiciones de renovación y modificación del mismo”.

i) “Causas, formalización y efectos de la extinción del contrato”.

j) (Suprimida).

k) “Conciliación y resolución de conflictos (…)”

l) Excepciones por causa de fuerza mayor, conforme lo dispuesto en la Comunicación C (88) 1696 de la Comisión relativa a «la fuerza mayor» en el derecho agrario europeo, y en el artículo 1105 del Código Civil.

Salvaguardar la documentación durante 4 años

La inexistencia de contratos por escrito es otro de los principales motivos de sanción. Docuten lo hace por ti, almacenando toda la documentación (contratos, modificaciones y anexos) en los servidores, además de enviar una copia por cada proceso finalizado. 

Inalterabilidad y autenticidad del documento

Modificar el precio también está en el ojo de mira del régimen sancionador de la AICA. Un contrato firmado con firma digital no se puede alterar ni modificar, por lo que se garantiza, entre otras cuestiones, que el precio incluido no ha sido modificado. En caso de que ambas partes estén de acuerdo con un posible cambio de precio, se creará otro contrato/anexo con la modificación del precio pactado, se firmará y se subirá automáticamente a la AICA.

⚙️ ¿Cómo ayuda la tecnología de Docuten a que el documento esté firmado antes de la entrega? 

• Cuando se crea el proceso de firma, La Huerta de Almería puede indicar una fecha límite de firma de documento, 

• incluir recordatorios para indicarle al productor primario que tiene un documento pendiente de firma, 

• reenviar el documento al productor primario, 

• y revisar el estado del documento: pendiente de firma, finalizado, rechazado, etc

Al funcionar como notario digital, todos los movimientos quedan trazados. Por ejemplo, podemos justificar que La Huerta de Almería ha enviado el contrato a firmar, que la otra persona abrió el documento y no lo firmó, así como el envío de todos los recordatorios. 

En caso de disputa, como tercera persona ajena a las dos partes, y como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza homologado, el valor probatorio que podemos aportar es mucho mayor que si hacemos la gestión por otra vía. 

✅ Beneficios con Docuten en la automatización del Registro de contratos Alimentarios en la AICA

• Reducir en más del 75% el tiempo invertido en la firma y registro de los contratos alimentarios en el RCA de la AICA.

• Multiplicar x5 el número diario de contratos firmados y registrados en la AICA.

• Contar con una plataforma que custodie todos los documentos y actualizaciones durante 4 años, como obliga la ley.

• Evitar sanciones económicas, de hasta 1M€:garantiza un 100% de éxito en el registro de contratos en la AICA

• ¡No seas el blanco de todas las miradas! Estar en lalista de sancionados es una mancha negra en la imagen de tu compañía, muy difícil de eliminar.

• Mejorar la reputación de tu empresa y posicionarte como una compañía disruptiva.

💬 ¿Qué dicen de nosotros?

Con esta automatización, hemos ganado en rapidez, eficiencia, agilidad y ahorro de tiempo en este proceso, que hasta ahora era muy manual y que ocupaba mucho tiempo administrativo y hacía intervenir a mucho personal de campo. Aprovechando la oportunidad que nos ofreció Docuten de elaborar, transmitir, firmar y registrar en AICA los contratos y ofertas de los ganaderos en línea, hemos ahorrado mucho tiempo en lo que se refiere a la administración de compras de los ganaderos. Las cifras hablan por sí solas:

Antes de usar las soluciones de Docuten, para tener en poder de la empresa 350 contratos firmados necesitábamos 2 meses de esfuerzo invertido en tiempo (30 horas de personal de campo, 15 horas de administración y 2 horas de dirección operaciones.)

Ahora, para el mismo número de contratos elaborados, transmitidos a firmantes y registrados en AICA necesitamos 15 días naturales. El esfuerzo invertido por la empresa es de 10 horas (únicamente de administración). – María José Fandiño, CIO de Grupo Lence.

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Y hasta aquí la guía definitiva para cumplir con el Registro de Contratos en la AICA. ¿Quieres saber más?

Actualmente, contamos con un equipo y departamento legal especializado y conocedor de las últimas novedades de la Cadena Alimentaria. 

Si tienes alguna duda o quieres saber como automatizar la firma y Registro de Contratos Alimentarios en tu compañía, contacta con nosotros, escucharemos tu problemática sin ningún tipo de compromiso.