Caso Lactalis: cómo cumplir con el Registro de Contratos Alimentarios con mayor eficiencia

Fundada en 1933, Lactalis es una empresa familiar que ha crecido hasta convertirse en el mayor productor de lácteos del mundo. Actualmente, la compañía cuenta con 8 plantas de elaboración de leche, quesos, yogures, natas y mantequillas, y emplea a más de 2.500 profesionales.

Su apuesta contínua por la mejora operativa, y la necesidad de minimizar el impacto de las tareas administrativas derivadas de las obligaciones legales, les llevó a contratar Docuten para automatizar el proceso de Registro de Contratos Alimentario.

Para entender mejor su situación y aprender de ella, hemos tenido la suerte de poder conversar al respecto con Vicente Medina, responsable de administración en Compras de Leche. 

Entrevista a Vicente Medina, Responsable de administracion en Compras de Leche 

1. Entendemos que en empresas agroalimentarias del tamaño de Lactalis, la optimización del proceso de compras es una prioridad de la compañía. ¿Qué papel juega la digitalización en esa estrategia de mejora? 

En una empresa como Lactalis, la digitalización juega un papel fundamental en la optimización del proceso de compras. Al digitalizar los procesos, se logra:

• Mayor eficiencia: la automatización de tareas repetitivas permite reducir los errores manuales y acelerar los tiempos de respuesta.
• Transparencia: se logra una mayor visibilidad de toda la cadena de suministro, facilitando el seguimiento de los documentos y la identificación de posibles problemas.
• Toma de decisiones basada en datos: el análisis de grandes volúmenes de datos permite identificar patrones, tendencias y oportunidades de mejora.
• Reducción de costos: se optimizan los recursos, la negociación con los proveedores es más eficiente y se reducen los gastos administrativos.

2. El Registro de Contratos Alimentarios ha planteado un reto significativo para el sector alimentario, especialmente para empresas con un elevado volumen de contratos, como Lactalis. Sin la automatización del proceso de registro de estos contratos en la plataforma de la AICA, ¿qué supondría para Lactalis en cuanto a recursos y tiempo invertido se refiere? 

Sin la automatización del registro de contratos en la plataforma de la AICA, Lactalis se enfrentaría a un desafío significativo:

• Aumento de la carga de trabajo: la gestión manual de un gran volumen de contratos implicaría una dedicación considerable de recursos humanos.
• Mayor riesgo de errores: los posibles errores humanos en la introducción de datos, podría generar incumplimientos legales y sanciones.
• Dificultad para cumplir con los plazos: los retrasos en el registro de los contratos podría generar problemas con los proveedores y las autoridades.

3. Completando la pregunta anterior ¿Tenéis algún medidor cuantitativo sobre la mejora que ha supuesto el uso de esta herramienta de automatización?

La implementación de una herramienta de automatización como la de Docuten ha permitido a Lactalis obtener los siguientes beneficios cuantificables:

4. La solución de Docuten del registro automático en la AICA, facilita la formalización de los contratos alimentarios gracias al uso de la firma digital. ¿Habéis encontrado algún obstáculo por parte de vuestros proveedores (ganaderos) a la hora de utilizar este nuevo método para firmar? ¿Cuál ha sido su respuesta con respecto a vuestra expectativa inicial? 

La implementación de la firma digital ha encontrado cierta resistencia inicial por parte de algunos proveedores, principalmente debido a la falta de familiaridad con esta tecnología. Sin embargo, una vez explicados los beneficios de la firma digital (agilidad, seguridad, trazabilidad), la mayoría de los proveedores han aceptado este nuevo método de firma.

5. Y desde el punto de vista de los usuarios de vuestra propia empresa ¿cómo se han adaptado al uso de esta tecnología?

La adaptación de los usuarios internos ha sido generalmente positiva:

6. Como referente en vuestro sector, ¿qué consejos le daríais a otra empresa de vuestro sector que esté barajando la automatización del Registro de Contratos Alimentarios? 

Para aquellas empresas que estén considerando automatizar el Registro de Contratos Alimentarios, recomendamos: 

• Elegir una solución adecuada, evaluando las diferentes opciones disponibles en el mercado y seleccionando aquella que mejor se adapte a las necesidades específicas de la empresa.
• Seleccionar una herramienta adecuada, optando por una solución que ofrezca integración con la plataforma de la AICA y que permita la firma digital de contratos.
• Formar a los usuarios para garantizar una correcta utilización de la herramienta.
• Comunicación proactiva, manteniendo una comunicación abierta y transparente con los proveedores sobre los beneficios de la firma digital. 
• Acompañamiento en el proceso de cambio, ofreciendo soporte técnico y funcional durante todo el proceso de implementación. 
• Monitorear y ajustar, realizando un seguimiento continuo del proceso automatizado para identificar áreas de mejora y ajustando según sea necesario

En resumen, la digitalización y la automatización del Registro de Contratos Alimentarios han demostrado ser una inversión valiosa para Lactalis, permitiendo optimizar procesos, reducir costos y mejorar la eficiencia. Si quieres seguir su camino, contacta con nosotros.