Beneficios de una oficina ‘paperless’

Hace poco os hablábamos de cómo reducir la huella de carbono de tu empresa, de cómo un buen proceso de Onboarding mejora la reputación empresarial, o de cómo mejorar la RSC con la transformación digital. Es ya una evidencia que incorporar medidas que favorezcan al medioambiente en las empresas es no solo necesario sino también beneficioso, tanto para la empresa como para la sociedad en general.

En Docuten queremos aportar nuestro granito de arena para hacer de los procesos administrativos de las empresas un procedimiento no solo más eficiente, sino también más sostenible y respetuoso con el medioambiente. ¿Cómo? Digitalizando el proceso completo de documentos, ya sea mediante la firma digital de contratos mercantiles o contratos laborales del departamento de Recursos Humanos; mediante la facturación electrónica, tanto emisión como recepción; o mediante la gestión de cobros recurrentes de las empresas mediante adeudos SEPA.

El objetivo final es la eficiencia empresarial y la optimización de los procesos, lo que conlleva una consecuencia fundamental: eliminar el papel de la oficina.

¿Cuáles son las principales ventajas de una oficina sin papel o paperless?

  • Ahorro económico. A fin de cuentas, cuando imprimes cientos de documentos o facturas al mes, esto resulta en un gasto de material que podría verse reducido o directamente suprimido.
  • Optimización de recursos. Tal vez, en ocasiones sea necesario el uso de papel para una tarea específica pero, ¿por qué utilizarlo por defecto para imprimir un documento cuando este puede permanecer durante todo su ciclo de vida en formato digital? En una sociedad donde la sobreexplotación de recursos está a la orden del día, debemos tratar de evitar la utilización (y malgasto) de aquellos recursos que no necesitamos realmente.
  • Ahorro de espacio. Aquellas empresas o negocios donde tradicionalmente se ha trabajado siempre en papel, donde pueden verse carpetas apiladas y archivadores repletos, es donde primero podrán observar las ventajas de servicios como la firma digital y la facturación electrónica, ya que pronto verán esa cantidad de documentos sencillamente almacenada y organizada en un ordenador.
  • Mayor organización. Perder un contrato es algo que puede llegar a provocar, poniéndonos en el peor de los casos, consecuencias desastrosas. Sin lugar a dudas, es más sencillo perder un documento cuando tenemos un almacén lleno de archivos similares. Sin embargo, la organización de los documentos en una plataforma que permite realizar búsquedas avanzadas de documentos mediante filtros, permite encontrar documentos de manera sencilla y rápida.
  • Avance tecnológico. La transformación digital es una de las tendencias empresariales más reseñables de los últimos años, y dicha tendencia continuará en años venideros. Uno de los aspectos de esta transformación es la digitalización de los procesos de la empresa, tanto interna como externamente. Asimismo, es necesario para las empresas renovarse de forma periódica, sobre todo en cuanto a las últimas tecnologías y tendencias empresariales, para evitar ser relegado por la competencia.

Como puedes ver, son muchas las ventajas de convertirse en una oficina sin papel. Si quieres conocer más sobre nuestros servicios no dudes en ponerte en contacto con nosotros. ¡Estaremos encantados de atenderte!


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