3 factores a tener en cuenta antes de contratar un software de firma digital

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Hoy en día la forma de trabajar ha cambiado: globalización, teletrabajo, dispersión geográfica…  Como consecuencia -y causa-, las empresas apuestan por nuevas tecnologías y herramientas para hacer más eficiente y rentable su negocio. Dentro de estas herramientas nos encontramos con aquellas orientadas a la digitalización de procesos administrativos y  gestión documental.

Aquí es donde entra en juego el uso de un programa de  firma digital. ¿Por qué? La respuesta es sencilla. 

Al contar con un software de firma digital reducimos los tiempos de espera, eliminamos desplazamientos innecesarios y nos despedimos de las peleas con la impresora. En definitiva, supone un ahorro de tiempo y recursos que permite, entre otras cosas, que ese tiempo mal invertido anteriormente pueda ser empleado  en tareas que aporten valor real a la compañía. 

¡Pero no todo vale! Apostar por un programa de firma digital es una decisión importante para tu empresa. En un primer momento va a suponer una inversión de tiempo para gran parte de la plantilla, ya que supone un cambio en la metodología y un mínimo de formación. Innegablemente también implica una inversión económica (que verá su retorno), por lo que antes de dar el paso, ten en cuenta lo siguiente:

Factores a tener en cuenta a la hora de contratar un programa de firma digital🕵️

⚖️  Cumplimiento normativo 

Para cumplir con las máximas garantías legales, la solución de firma digital debe figurar en la Trusted List de la UE. Esto garantizará que cumple estrictamente con lo dispuesto en el Reglamento eIDAS, normativa que regula la firma electrónica en los Estados miembros de la Unión Europea. 

El objetivo de este reglamento es reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior, proporcionando una base común para lograr interacciones electrónicas seguras entre los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas.

Además, debes saber que el Reglamento eIDAS es uno de los más restrictivos a nivel mundial por lo que, al cumplir esta normativa, también puede operar en la mayor parte de los países fuera de la UE. 

Paralelamente, también hay que tener en cuenta lo siguiente: los servidores del programa de firma digital han de estar en Europa,  ya que implica intrínsecamente la adecuación a las normas existentes en cuanto a protección de datos. 

Y, por último, que esté certificada con la ISO 27001, norma internacional que permite el aseguramiento, la confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas que la procesan. 

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⚙️ Usabilidad 

En cuanto a usabilidad, deberíamos apostar por una plataforma multifirma. ¿Qué significa esto? Que la solución debe contar con diferentes tipos de firma para adecuarse a cada situación de firma digital de documentos.

Por ejemplo, si quisiéramos firmar un contrato con una administración pública debería permitirnos poder hacerlo con nuestro certificado electrónico, para obtener el máximo nivel legal de firma.

Sin embargo, para un contrato laboral sería absurdo pedirle a un trabajador que fuese a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para que le expidan un certificado, por lo que nuestra solución debería contar con firma biométrica o con firma OTP para que pudiese firmar de una forma sencilla y legal en remoto. 

Al final, nuestra solución de firma digital de documentos debe cubrir todas las casuísticas de nuestro flujo de trabajo y adaptarse a él, no adaptarse la empresa a la solución.

¿Cuáles son los tipos de firma qué dispone Docuten?

🔹 Simple

Es una solución fácil y rápida, pero no permite identificar al usuario de forma inequívoca, por lo que se debería usar en aquellos documentos de poco riesgo jurídico. Ejemplo: validaciones/aprobaciones internas de documentos enviados a firmar, quedando así reflejado en el documento de evidencias. 

🔹 Firma electrónica avanzada

Contamos con soluciones de firma biométrica, que te permiten firmar de manera presencial en tablet o teléfono móvil y también a distancia; y firma con OTP que es una firma muy fácil de usar para procesos a distancia.

– Firma con OTP

La firma con OTP (One-Time Password) es una firma digital realizada a través del envío de un código de un solo uso al firmante y de validez temporal, vía SMS o bien vía email.

– Firma biométrica web y app

La firma biométrica te permite firmar documentos de manera semejante a la firma manuscrita, en cualquier dispositivo móvil (Tablet, Smartphone) y con plena validez legal.

🔹 Firma automática

La firma automática es aquella que se realiza de forma instantánea, sin intervención de una persona física en el momento de firmar. Es decir, se realiza automáticamente siempre que se elija el uso de la misma, y sin notificar al firmante que tenga indicado este tipo de firma.

🔹 Firma electrónica cualificada

Te permitimos firmar con certificados cualificados y así conseguir el máximo nivel legal de firma. Con todo, no es un tipo de firma que recomendamos para firmar digitalmente contratos laborales, sino que está pensada para contratos entre empresas.

💡 Como plus, también deberíamos valorar funcionalidades de la plataforma como es el caso de la  firma paralela, secuencial, envío masivo, firma automática, plantillas…. En definitiva, facilitar y agilizar todos los procesos independientemente del número y orden de participantes o de que la empresa disponga de diferentes sedes/departamentos repartidas por el territorio. 

👉 Os dejamos un listado de funcionalidades muy útiles de la firma digital de documentos. 

🧑‍💻 Experiencia

Y, si los dos puntos anteriores son importantes, la experiencia, como bien dice el dicho, es un grado. 

Contar con un proveedor de firma electrónica que tiene experiencia en nuestro sector, departamento o casuística en concreto, nos ahorrará mucho tiempo en la definición de qué digitalizar y cómo hacerlo.  Tendrá un mayor conocimiento de nuestros procesos y nos podrán aconsejar, exprimiendo al máximo el uso de la herramienta y sacándole partido a todas las funcionalidades. 

Además, en caso de que tengamos alguna incidencia, su departamento de atención al cliente nos podrá ayudar de una forma mucho más rápida y sencilla.

¿Cuál es el ciclo de implantación de un programa de firma digital? 🔍

Antes de nada: tener las cosas claras. ¿Cuáles son mis necesidades? ¿Qué departamentos se ven afectados? ¿Quién va a liderar la implantación? ¿Cuáles son los plazos previstos? 

Una vez tengamos respuestas a estas preguntas, el paso siguiente es asistir a una demostración del producto para saber si se adecúa a nuestras necesidades.  En esa misma reunión, o en otra posterior también pueden establecerse los departamentos o procesos a digitalizar e implicar a los departamentos afectados.

En este punto también deberíamos tener definida qué documentación vamos a tratar. Una buena solución de firma digital de documentos nos debería facilitar plantillas o explicarnos funcionalidades o tips de la plataforma útiles para nuestro caso de uso en concreto. 

Tras esta primera toma de contacto,  el proveedor podrá ofrecernos un road map de la integración del programa de firma digital. Es decir, debemos elegir una opción escalable que nos permita digitalizar poco a poco cada una de las áreas, adaptándose a sus flujos de trabajo.

Una vez contratada la plataforma, nuestro proveedor debería facilitarnos material formativo del uso de la plataforma, así como  también debería realizarnos un seguimiento de nuestra actividad, para valorar otras áreas donde implantarla, identificar errores en los procesos u optimizar los mismos. 

Además, en caso de que hayamos iniciado un proyecto completamente en la nube y queramos integrarlo con nuestro ERP o CRM, también podrá acompañarnos en este proceso.

💡 4 pasos a seguir para abordar tu proceso de digitalización administrativa. 

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Ponte en contacto con nuestro equipo. Estaremos encantados de escuchar tu casuística y necesidades y recomendarte la mejor solución a tu medida. 

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