3 procesos 1 solución | Mejora la eficiencia de la gestión de Riesgos Laborales

Si la transformación digital en las empresas ha llegado como un huracán para mejorar la eficiencia de todos los procesos, la gestión de la documentación de PRL (Prevención de Riesgos Laborales) no podía quedarse fuera de la ecuación.

Esta es la historia de Carmen, la Responsable del Departamento de Prevención de Riesgos Laborales de una gran compañía alimentaria.

En prácticamente todas las tareas que debe gestionar se encuentra con un elemento bloqueante. ¿Cómo pueden sus trabajadores firmar los documentos PRL sin necesidad de desplazamientos ni papel?

Hoy le daremos la solución a todos sus problemas.

Gestión de formaciones

Entre los objetivos marcados para el quarter, Carmen debe impartir una formación en materia de PRL a los más de 600 empleados de la compañía. Su dispersión geográfica entre las distintas fábricas que se encuentran a lo largo del territorio nacional le obliga a hacer una formación online.

Hasta ahí, puede mantener bajo control la situación, ya que empleará una videollamada grupal. Sin embargo, el problema llega cuando se da cuenta de que los trabajadores deben firmar, una vez hecha la formación, el certificado.

– ¿Y si se desplazan a la oficina central? –comenta Raúl, su compañero de departamento.

– Es inviable. No podemos gestionar el desplazamiento de 600 personas en las que más del 40% se encuentran a más de 400 km de aquí. Habrá que buscar alternativas –afirma Carmen.

Entrega de EPIs

En las 10 fábricas con las que cuenta la compañía se hace entrega de EPIs a los trabajadores.

Cada semana, sus trabajadores deben recoger los EPIs que necesiten para la realización de sus labores.

Como todos los lunes, Rebeca acude al almacén. Allí la espera Carmen, que le hará entrega de unos cascos, guantes, mascarilla, gafas para la protección ocular y un buzo. Ella debe dar acuse de haber recibido ese material.

Su método habitual es hacerlo en papel, a través de la firma manuscrita.

Sin embargo, Carmen se ha percatado de que, tras el crecimiento de la compañía, la dispersión geográfica de sus fábricas y encargados de PRL y los numerosos procesos de firma que deben cubrir, la desorganización de documentación PRL es cada vez más evidente.

Ella lo tiene claro. Necesitan una solución que les permita:

• Estandarizar los documentos de entrega de EPIs.
• Mejorar la eficiencia de este proceso.
• Contar con una herramienta digital que les permita almacenar todos los documentos para evitar pérdidas y errores humanos.

Notificaciones en políticas de PRL

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales parte de una premisa: «Deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de proyección y prevención aplicables a dichos riesgos».

Carmen y Raúl, su compañero de departamento, deben cerciorarse de que todos y cada uno de los trabajadores de las distintas fábricas de las compañías reciben y firman las políticas de PRL, ya firmadas por la compañía, para cumplir con los requisitos formulados por Ley.

Antes, cuando los trabajadores se contaban por decenas, el procedimiento en papel no implicaba muchas barreras ni problemas. Sin embargo, al igual que le sucede con la entrega de EPIs, el proceso en papel complica la gestión, retrasa el acceso a la información, y la confirmación de recepción y firma por parte de los trabajadores se hacía infinitamente larga.

Carmen ya no necesita más argumentos para ser consciente de que necesitan un cambio.

¿Cuál es la solución a todos estos problemas?

La solución es la firma electrónica de documentos. Con Docuten, Carmen y su equipo podrán resolver todos esos bloqueantes a través de su solución de firma electrónica de documentos, con la que ofrecemos diversos tipos de firma adaptados a cada casuística en función de su usabilidad y seguridad.

Para la firma de certificados tras la formación online:

Carmen, con la lista de asistentes en formato .CSV, podrá realizar un envío masivo a partir de una plantilla que se podrá editar ya cumplimentada con los datos de los trabajadores a través de Docuten.

De este modo, cada empleado recibirá por SMS o email la solicitud de firma del documento. Este debe ser revisado por cada uno y, una vez hecho esto, podrán firmarlo con firma OTP. Tanto Carmen como cada trabajador de forma individual recibirán los documentos firmados una vez termine el flujo de firma.

Para la entrega de EPIs:

Carmen comenzará un proceso de firma con Docuten a través de una tablet, empleando plantillas que se podrán editar. Rebeca marcará con checks el material que le haya sido entregado, cubrirá los datos requeridos, como nombre, apellidos o correo electrónico, y ya podrá proceder a firmar in situ a través de firma biométrica app o web.

Tanto ella como Carmen recibirán un email con el documento firmado y se almacenará en Docuten para que pueda ser consultado por el departamento siempre que sea necesario.

Esas plantillas editables estarán disponibles en la plataforma de Docuten para que todos los encargados de PRL de las distintas fábricas de la compañía puedan emplearlo en sus propias tablets y todos sigan el mismo procedimiento y estandarización.

Para las notificaciones en políticas de PRL:

Son varios los documentos que deben ser firmados por los trabajadores para cerciorar que han recibido toda la documentación PRL.

Carmen y Raúl, desde las oficinas centrales, se encargarán de crear los documentos necesarios: un dossier principal que aúne toda la política de PRL y un justificante de recepción que debe ser cubierto y firmado por cada trabajador.

Estos documentos podrán ser enviados de forma conjunta a firmar a través de Docuten. Para ello, Carmen podría comenzar un proceso de firma incluyendo, como documento principal, el justificante de recepción y, como documento adjunto, el dossier de políticas.

Decidirá si los trabajadores deben firmar ambos documentos o solo el justificante. A través de la firma automática de Docuten, los documentos ya irán firmados por la empresa.

Una vez hecho el envío, cada trabajador recibirá una notificación informándole de que cuenta con un documento pendiente de firma. Hasta que no lean el adjunto, no podrán realizar la firma, cerciorándose así de que leen el dossier de políticas.

Una vez leído, los trabajadores podrán firmar el/los documentos. En primer lugar, cubrirán los datos requeridos en el justificante y, a posteriori, procederán con la firma. De nuevo, tanto ellos como Carmen recibirán un email con el documento firmado y se almacenará en Docuten para que pueda ser consultado por el departamento siempre que sea necesario.

Todos estos documentos se almacenarán en la misma plataforma de Docuten, donde Carmen y su equipo podrán consultarlos siempre que lo necesiten. De este modo, evitarán pérdidas de documentos, mejorarán su eficiencia y se cerciorarán de cumplir los tiempos legales marcados.

Por lo tanto, Docuten se erige como una plataforma perfecta para dar solución a la firma electrónica de documentos en el plano de la Prevención de Riesgos Laborales. Sus procesos de firma podrán ser más eficientes gracias a las funcionalidades que ofrece nuestro servicio, enfocadas en dar solución a las necesidades de las compañías.

Además, contar con todos los tipos de firma recogidos en el reglamento eIDAS permite a las empresas aplicar el principio de proporcionalidad. No es lo mismo firmar un certificado de formación o una entrega de EPIs que un parte de trabajo. En los primeros casos, podemos permitirnos primar la usabilidad frente a unas garantías de seguridad no tan altas, aunque igualmente seguras y legales, pero en documentación PRL que podamos considerar relevante o crítica habríamos de optar siempre por el mayor nivel de garantías.

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• ¿Qué es la firma digital?

• Tipos de firma digital y su legalidad

• Casos de uso en tu departamento

• Ventajas de la firma digital

¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital administrativa?

Una buena estrategia de transformación digital aplicada al departamento de Prevención de Riesgos Laborales, y a todos los procesos administrativos que en él se gestionan, permitirá conseguir una serie de beneficios de los que ya no querrás separarte. En este caso, la firma electrónica de documentación PRL te permitirá:

Mejorar los tiempos de entrega y firma de documentación PRL, asegurando el cumplimiento de los ritmos marcados por la legalidad vigente.

Mejorar la organización documental, accesibilidad y localización, gracias al almacenamiento de todos los archivos en una única plataforma.

Disminuir costes operativos y de gestión.

Disminuir el impacto medioambiental ocasionado por el uso del papel.