Creado por Pamela Casahuaman
Si hay un área en la empresa en la que se generan y se gestionan grandes cantidades de documentos, ese el departamento de Recursos Humanos.
Teniendo esto en mente, es evidente que la gestión manual de este volumen de documentación genera la pérdida de enormes cantidades de tiempo invertidas en una tarea que no aporta valor real.
No obstante, gracias a las oportunidades que ofrece la tecnología en la digitalización de los procesos de recursos humanos existen innumerables soluciones digitales que aportan beneficios de gran valor económico, social y medioambiental.
Una de estas tecnologías básicas para la digitalización de procesos en el día a día en recursos humanos es la firma digital, hagamos un inciso:
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es un mecanismo criptográfico que, aplicado a un documento electrónico, permite al receptor identificar al firmante de manera inequívoca.
Así se puede saber a ciencia cierta que el documento es el original y que no ha sufrido ningún tipo de manipulación o alteración desde su firma.
Hasta aquí todo controlado, ¿verdad? Sin embargo, nada mejor que verlo en la práctica👇🏻
Algunas problemáticas que resuelve la firma digital en el ciclo de vida del empleado
Desde el momento en el que un empleado inicia la relación laboral con la empresa y durante todo el tiempo que permanezca en plantilla, el departamento de RRHH deberá hacerle llegar un gran número de documentos a firmar.
La eficiencia del proceso y los tiempos dependerán mucho de si, en el departamento, cuentan con una solución de firma digital para empresas.
👉🏻 El primer paso: el Recruiting Process
❌ Problema
El proceso de contratación empieza con tener claras las entrevistas previas y termina con la firma del respectivo contrato.
La gestión y firma de dichos documentos, en caso de hacerlo por la vía tradicional, implica una elevada inversión de tiempo y dinero por parte de los responsables de RRHH.
Incluso, en algunos casos, la inversión en tiempo también debe darse por parte de los futuros trabajadores que deben desplazarse para la firma de dicho contrato.
Esta situación, en muchas ocasiones, se traduce en una complicación para las compañías, debido a la deslocalización de sus centros de trabajo.
✅ Solución
Nuestra solución de firma electrónica puede ser un gran aliado para solventar todos los problemas asociados a la gestión manual de los procesos de contratación de RRHH en una empresa. Esta solución permite que el contrato sea firmado a distancia, dónde y cuándo el trabajador prefiera.
Asimismo, se indexan automáticamente en la plataforma, una vez el proceso de firma termine. Ello permite tener todos los documentos al alcance en un único lugar, eliminando así el espacio físico de almacenaje.
Para este proceso de firma digital de contratos de trabajo, recomendamos el uso de plantillas pdf editables, que estén disponibles en la nube de Docuten y accesibles a todos los trabajadores del departamento que envíen contratos a firmar.
Con la posibilidad de que los futuros trabajadores reciban las solicitudes con los campos [nombre, NIF y teléfono] cubiertos para evitar erratas.
Además, la plataforma da la posibilidad al creador del proceso de firma de establecer campos obligatorios y el tipo de dato a introducir (fecha, texto, código postal, IBAN y otros más).
Por otro lado, nuestra solución de firma digital ofrece diferentes tipos de firma.
En base a nuestra experiencia, en estos casos, la opción más recomendada, dada su sencillez y adaptabilidad, es la firma con OTP (One-Time Password), categorizada como firma avanzada entre los tipos de firma electrónica. Con esta tipología podrás firmar tus documentos online, sin realizar desplazamientos.
👉🏻 El segundo paso: During Onboarding
Tras la incorporación de un trabajador a plantilla se realizan multitud de tareas relacionadas con la firma de documentación de distinta índole: firma de las nóminas, cambios de jornada, aumentos salariales, bajas y excedencias, acuerdos de vacaciones, modelo 145, etc.
Es necesario que dicha documentación sea firmada por ambas partes (trabajador y empresa) de forma rápida y legal.
Para seguir, con el caso práctico tendremos en cuenta el proceso que sigue el departamento de RRHH de la empresa para la gestión de la firma del modelo 145 y del acuerdo de vacaciones.
Modelo 145
❌ Problema
El proceso actual que se sigue dentro de la empresa es el envío de dicho documento, a principios de año, a todos los trabajadores.
Esta situación presenta inconvenientes desde la preparación de los documentos hasta la recepción de los mismos, ya que demanda mucha atención y tiempo de gestión.
Ello es debido al volumen de documentos que se envían a firmar y por la distribución geográfica de la mayor parte de los trabajadores dispersos en varios países de la UE.
✅ Solución
Este tipo de documento se envía a un gran número de trabajadores y nuestra solución de firma permitiría hacerlo en cuestión de minutos.
La plataforma de firma de Docuten cuenta con el “envío masivo desde un archivo CSV” que permite enviar un mismo documento a diferentes destinatarios, tratándolos como procesos independientes, por lo que no habrá que crear uno a uno los envíos.
¿Lo ves? ¡Así de simple!
Acuerdo de vacaciones
❌ Problema
La política que mantiene la empresa para distribuir los 29 días de vacaciones que corresponden a cada trabajador, sigue unos protocolos estándares.
Por tanto, si las vacaciones han sido aceptadas, se envía por mail al trabajador el acuerdo de vacaciones.
El mismo debe de ser aprobado en primera instancia por el manager del departamento (legal, finanzas…), en segunda posición lo tiene que firmar el CEO de la empresa y por último el trabajador.
✅ Solución
Teniendo en cuenta esta problemática, lo recomendable sería emplear la funcionalidad “firma secuencial”, que como su nombre indica, permite que el documento se firme por orden de prioridad.
En el gráfico que vemos a continuación se muestra un proceso de firma secuencial en donde intervendrán los tres firmantes con distintos roles (firmante y aprobador).
El tercer firmante (trabajador) podrá proceder con la firma una vez que el CEO de la empresa haya finalizado la suya. Mientras que la función del primer firmante es aprobar el documento.
👉🏻 Fin de la relación: Offboarding
El fin de una relación laboral implica una serie de acciones que también son gestionadas desde el departamento de RRHH.
Entre ellas está la elaboración del documento de comunicación de la finalización de la relación laboral (comunicación de despido, comunicación de fin de contrato o comunicación de baja voluntaria), el finiquito o el documento de entrega de equipos/material de trabajo.
Entrega de equipos/material de trabajo
❌ Problema
La entrega del material o equipo de trabajo se suele realizar a través del envío por correo postal de los mismos o en persona y se da por completada tras la firma de un documento en donde las partes están de acuerdo de lo que se entrega. Se recoge el documento y se archiva en el historial de cada trabajador.
✅ Solución
Recomendamos sacarle partido a la funcionalidad Fast Templates, capacidad adicional que podemos activar y configurar para cada Plantilla PDF alojada en Docuten. De este modo siempre tendremos a nuestra disposición dicha plantilla de forma automática; para utilizarla según necesidades contractuales, como es el caso mencionado.
Una vez emitido dicho documento, el encargado de lanzar el proceso de firma podrá decidir el tipo de firma que el receptor debe utilizar. Bajo nuestra experiencia, en caso de ser firma presencial, la solución de firma biométrica es la más adecuada; en caso de ser firma a distancia, al igual que en casos anteriores, la firma OTP es la más recomendable.
Hasta aquí todo claro. ¿Qué ventajas proporciona una solución integral de firma digital?
En primer lugar, permite terminar con los largos tiempos de espera en la firma de contratos.
Además, cuenta con plena validez legal al estar avalada por el reglamento eIDAS (que regula la firma electrónica en la UE).
Por otro lado, durante el proceso de firma podemos recoger un documento de evidencias, el cual, ayuda a saber en todo momento cómo, cuándo y dónde se ha firmado el documento. Esto no ocurre cuando envías a firmar un documento por correo electrónico, ya que pueden pasar semanas e incluso meses, y no tienes noticias sobre él.
Además, su adopción pone fin a los altos costes de impresión y transporte; por su sencillez en el envío de un documento “en cuestión de clics”.
Del mismo modo, brinda la oportunidad a los trabajadores de invertir su tiempo en tareas que aportan valor a la empresa, repercutiendo positivamente en su motivación personal.
Por último, y no menos importante, la firma digital representa un impulso en la mejora del compromiso con el medio ambiente.
Ello es así, porque se elimina completamente la impresión ingente de papel y acabamos con la emisión de gases de efecto invernadero ¡Voilá!
Como has podido comprobar gracias a la digitalización de procesos de recursos humanos y, tomando como ejemplo el software de firma digital de Docuten, podemos solventar todas aquellas carencias y problemas que presentan las empresas de este departamento para aumentar la productividad y eficiencia.
