5 tips para conseguir que tus proveedores te envíen la factura en formato electrónico

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Recepción de facturas de proveedores. Las nuevas tecnologías son una fuente de oportunidades para aquellas empresas que quieran tener un sitio en el entorno competitivo actual, de eso no hay dudas.

Pero, como siempre, con todas las cosas que implican novedad y cambio se generan tiras y aflojas.

Todo cambio en esta vida trae consigo precursores, personas que son conscientes de las ventajas que el cambio en cuestión puede aportar en su día a día, una vez sobrepasada la curva de aprendizaje que cualquier nueva herramienta trae aparejada.

Pero también, suele haber otro grupo numeroso que tienes reticencias al cambio. Las ventajas son para ellos, a priori, mucho menores que las desventajas derivadas de tener que cambiar la manera en la que una determinada actividad se ha hecho toda la vida. Ello le genera un rechazo, muchas veces infundado, a la incorporación de nuevas herramientas tecnológicas en su día a día.

Es con este segundo grupo, con el que debemos hacer un esfuerzo mayor. Tratar de hablar en su mismo lenguaje y convencerles, no con imposiciones, sino con argumentos que les hagan ver qué problemas tienen actualmente en su día a día y cómo podrían verse resueltos con la herramienta en cuestión.

Ir directamente al dolor que entorpece su operativa diaria y darle una solución. ¿Acaso no es eso lo que buscamos todos? ¿Soluciones a nuestros problemas?

Esto mismo es lo que hemos visto en muchos de nuestros clientes de recepción de factura electrónica que destacaban, como una de las principales barreras para el cambio, la negativa de sus proveedores a emitirles las facturas por la vía electrónica.

🤨 Algunos argumentos de clientes sobre la reticencia de sus proveedores a la facturación electrónica

Son muchos los argumentos que hemos escuchado de viva voz de empresas, antes de contratar nuestra solución y empezar a gestionar su facturación de manera electrónica.

Casi todas ellas llevan la palabra “proveedor” como eje conector. ¿Las analizamos? 🧐

“Mis proveedores todavía me envían las facturas en papel y ya te digo yo que no están dispuestos a cambiar. Son muy pequeños y no cuentan con la tecnología necesaria”

“Mis proveedores me envían las facturas cada uno a su manera, no tenemos un estándar ni lo podemos tener, por esto”

“Mis proveedores son muy tradicionales, no van a cambiar su modo de hacer las cosas”

🫢 Algunos tips para convencerles de que la gestión electrónica de su facturación solo les traerá ventajas

Como comentábamos antes, la clave está en ir al fondo del pain que los proveedores puedan tener.

¿Qué es lo que más le preocupa a un proveedor cuando ya ha prestado su servicio y te ha enviado la factura pertinente?

Conocer el plazo de pago y cobrar cuanto antes. Bueno, y si encima pueden saber en tiempo real que está pasando con su factura, mejor que mejor, ¿no?

Vamos a contaros algunos tips para que vuestros proveedores no se lo tengan que pensar dos veces y se pasen al modelo de gestión de facturación electrónica. Con estos argumentos estamos seguros de que podrás rebatir su reticencia con éxito.

1. Háblales sobre la validación automática de facturas

En Docuten, dentro de nuestro programa de facturación electrónica, tenemos disponible la posibilidad de configurar la validación automática de las facturas recibidas de proveedores basándonos en los criterios y las reglas de negocio de nuestros clientes.

Ello significa que, por ejemplo, si entra una factura que no lleva número de pedido, siendo este un requisito indispensable para nuestro cliente, la factura se rechazara automáticamente indicándole el motivo al proveedor.

👉 ¿Qué ventaja consigue el proveedor en este caso? 👈

Al poder conocer el error en la factura emitida automáticamente, podrá subsanarlo en un plazo mínimo, y enviarla de nuevo de forma mucho más rápida. Ello conllevará que la tramitación se reinicie de forma mucho más ágil y como consecuencia que, los plazos de pago se reduzcan.

¿Resumen? Dinero en la cuenta bancaria del proveedor en el menor plazo posible.

2. Cuéntales todo sobre nuestros múltiples canales de recepción

Ante la situación que comentábamos anteriormente, proveedores que hacen llegar las facturas en papel, otros en PDF por email y algunos más tecnológicos en formato electrónico, cuéntales todos los canales que tenemos disponibles para que puedan pasarse al modelo digital cómodamente.

• Para los proveedores fans del papel, tenemos solución. En lugar de tener que imprimir su factura y enviártela en soporte papel a la antigua usanza, pueden picarla directamente o subirla en XML en nuestro portal de proveedores y directamente le llegará a nuestro cliente en formato electrónico.

Ellos dispondrán de un usuario de acceso al portal de proveedores, donde podrán consultar el estado de todas sus facturas, y no tendrán que modificar demasiado su forma de trabajar. En lugar de picar la facturas a mano en sus sistemas, imprimirlas y enviártelas o hacerlas a mano, podrán picarlas directamente en el portal. 

• Para los que te las envían en PDF por email, no tendrán que cambiar nada de su operativa. Nosotros aplicaremos un lector OCR sobre esas facturas y las mismas se indexarán directamente en vuestros sistemas. ¿La diferencia? Todas las facturas deberán dirigirse a un canal designado a tal fin. 

Teniendo toda la fuente de facturas organizada en un mismo punto, el proceso será mucho más sencillo tanto para ti como para tus proveedores.

👉 Más ventajas de nuestro lector OCR 👈

• Si ya facturan en electrónico, podrán hacértelas llegar directamente a través del canal FACeB2B, sin complicaciones.

👉 Recepción automática de facturas con Docuten 👈

3. Háblale de los flujos de aprobación

Sin duda, esta funcionalidad les resultará a tus proveedores un plus muy a tu favor. 

Los workflows de aprobación replican el modelo de verificación de facturas tradicional, “de mesa en mesa” o a través de correos electrónicos que se dilatan en el tiempo, a un proceso totalmente digital y automatizado. Cuando entra una factura que lleva asignado un flujo de aprobación concreto, los responsables de su aprobación recibirán, automáticamente, un email en el que se les notificará que tienen una factura pendiente y así con los demás participantes del flujo, si los hubiere.

Pero, ¿qué es lo más atractivo de esto para el proveedor? 

Por un lado, el proceso al ser digital es mucho más rápido y ágil, lo que redunda en un menor tiempo de espera para el pago de la factura.

Por otro lado, el sistema digital y automático de aprobación permite que, cuando se vayan produciendo cambios en la factura, el proveedor pueda conocerlos en tiempo real, hasta el punto de que, cuando se termina el workflow y la factura queda aprobada para su pago, el proveedor recibe una notificación.

¿Ventaja de esto? Trazabilidad total, seguridad y para el proveedor y control de sus previsiones de pago.

4. No le quites importancia al ahorro en papel, importa y mucho

A priori, puedes pensar que para tus proveedores el hecho de que, con los canales de recepción de factura electrónica que pones a su disposición, puedan eliminar papel de sus procesos es algo menor.

Pero quizás eso es así porque no te has parado a pensar la cantidad de tiempo y dinero que, igual que te pasa a ti, les genera el proceso de facturación en soporte papel.

Prueba a hacer una comparativa del ahorro que les supondrá pasarse a los canales de facturación que les ofreces y compártelo con ellos. Todo se entiende mejor cuando vemos las conclusiones en números. Es momento de apostar por la recepción de facturas de proveedores.

5. El portal de proveedores es gratuito para el proveedor

No te olvides del detalle de que el portal de proveedores que pondrás a disposición de tus proveedores para la recepción electrónica de sus facturas es totalmente gratuito para ellos.

Es decir, les estás ofreciendo una herramienta que les permitirá tener trazabilidad total de sus facturas y previsiones de plazos de pago, sin coste.

Dinos, tú si crees que este es un buen argumento. Nosotros lo vemos claro.

No dejes para mañana, lo que puedes hacer hoy.

Nos valemos del refranero popular para ayudarte a dar ese paso que necesitas más que nunca en tu operativa empresarial.

Si quieres implementar una plataforma de recepción de facturas y una de las barreras que te frenan son las reticencias de los proveedores, no sigas anclado en el inmovilismo. Con los tips que te hemos comentado anteriormente tendrás material suficiente para convertir esta reticencia en proveedores convencidos.

Y, de todas maneras, no dudes que en todo el proceso de cambio nosotros te daremos apoyo, acompañándote en la comunicación y dándote tips como los anteriores para hacerles ver todas las ventajas que podrán sacarle al modelo electrónico.

¿Estás a un punto de dar el salto?

Explora todos nuestros canales y automatiza tu proceso de recepción de facturas de tus proveedores con nuestras soluciones. Si tienes dudas, ponte en contacto con nosotros. ¡Estamos esperando tu llamada! 🤗

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