La consolidación en la UE y todas las ventajas de la facturación electrónica

En el último año, desde que comenzó la pandemia por COVID-19, las empresas han vivido grandes cambios que han afectado a todos los departamentos en distintos ámbitos. Desde las reuniones por videollamada hasta la parte más administrativa.

En concreto, la gestión de la facturación electrónica se ha visto impulsada en Europa debido a la mayor digitalización de las empresas.

Sobre la obligación de emitir factura electrónica, en Europa, la primera legislación relacionada con la facturación electrónica es la Directiva 2014/55UE sobre Facturación electrónica en la contratación pública. Esta directiva obligaba a todas las AA.PP. de la UE a estar preparadas para recibir facturas electrónicas conforme a un formato estándar (formato Europeo EN16931) y por medio de un canal único (Peppol) desde el 18 de abril de 2019. Opcionalmente, las AA.PP. locales podían diferir el cumplimiento un año, hasta abril de 2020.

Desde entonces, gracias a un esfuerzo realizado por la Comisión Europea en la introducción y aceptación de la facturación electrónica, la Unión Europea se distingue como un referente en el uso de la factura electrónica. Entre empresas, Italia y España son los países más destacados en la introducción de la factura electrónica B2B.

Esta situación nos da una clara visión sobre la facturación electrónica y su consolidación, tanto en la Unión Europea en general, como en España en particular.

Ventajas de la facturación electrónica

Cada vez son más las empresas que promueven y buscan la digitalización de sus procesos administrativos a través de la factura electrónica. Esto se debe, no solo a la obligatoriedad legislativa, sino a todas las ventajas que revierte el uso de este tipo de sistemas que permite la mejora de la productividad y eficiencia empresarial.

En esta publicación trataremos de mostrar las ventajas de la facturación electrónica a la hora de emplearla en los procesos administrativos diarios.

Disminución de costes operativos

Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es la disminución en costes operativos. Esto se traduce en la reducción de costes tanto a nivel monetario como a nivel temporal.

Haciendo referencia a la reducción de tiempo gastado en este tipo de procesos administrativos podemos afirmar que, al invertir menos tiempo en la gestión de la facturación electrónica empresarial, la productividad y la eficiencia, aumentan. El curso normal de este tipo de gestión conlleva un gasto de tiempo importante en el día a día del departamento financiero y administrativo. La facturación no solo implica la realización de la propia factura sino también una serie de tareas reiterativas como su trámite, archivado, etc. Sin embargo, con el uso de la facturación electrónica y su automatización, esto cambiará exponencialmente.

La reducción de costes monetarios se traduce, sobre todo, en ahorro de materiales. Entre estos materiales se encuentra:

• Papel
• Tinta, necesaria para la impresión de las facturas.
• Correo postal
• Archivadores, la factura electrónica provoca un ahorro en almacenaje.

Además, todo esto provoca la reducción energética, favorecedora para el medio ambiente y, por lo tanto, positiva para la Responsabilidad Social Corporativa de tu empresa.

Reducción de errores

Otras de las ventajas de la facturación electrónica es la reducción de errores. En esta línea, los errores humanos producidos a la hora de realizar la facturación son muchos y muy comunes. Este tipo de errores a la hora de introducir los datos se ven reducidos al mínimo exponente gracias a la facturación electrónica.

Docuten muestra los errores cometidos a la hora de cubrir las facturas antes de que sean emitidas. Esto permite un mayor control de todos los documentos enviados, una mayor eficiencia y, por lo tanto, una reducción del periodo medio de cobro de facturas.

Información en tiempo real

En los flujos de emisión y recepción de facturas podrás comprobar el estado de las mismas a través de nuestra plataforma Docuten. Tanto si la factura ha sido recibida por el receptor, como si ha sido pagada o rechazada, el sistema te notificará el estado en el que se encuentre. 

De la misma forma, tu proveedor o cliente podrá estar informado gracias a las notificaciones si ha habido algún error en la factura. Esto mejora la comunicación y la relación con proveedores y clientes, así como la gestión de la facturación electrónica.

Aumento del control documental

Con Docuten tendrás tus facturas custodiadas durante el tiempo de prescripción de las mismas. Todas tus facturas permanecerán accesibles en la plataforma pudiendo localizarlas de manera sencilla y rápida. Podrás validarlas, descargarlas e incluso imprimirlas siempre que lo necesites.

Además, gracias a la búsqueda avanzada, podrás localizar facturas de forma fácil a través de datos específicos, resultando en un ahorro de tiempo considerable.

Plena validez legal

La facturación electrónica tiene plena validez legal, igual que la factura en papel.

Para que una factura electrónica sea válida, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre _ BOE del 1 de diciembre) exige que el emisor garantice, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación, la integridad de su contenido y su legibilidad.

Para la recepción de facturas, en Docuten garantizamos el cumplimiento de dichas condiciones de la siguiente forma:

Autenticidad del origen. En Docuten garantizamos esto de diversas formas en función del canal de recepción, desde un registro público en el caso de FACeB2B, a través del correo remitido por el proveedor con la factura, o mediante registros de auditoría generados automáticamente por Docuten para el portal de proveedores.

Integridad del contenido. Esto se logra mediante la estampación del sello de tiempo a la recepción de la factura en el caso de las facturas vía OCR. En el caso de las otras dos vías (FACeB2B y portal) a través de la propia firma electrónica contenida en la factura.

Legibilidad de las facturas. Para las facturas en formato estructurado como el formato Facturae o UBL en las que se debe garantizar el disponer de una versión legible para las personas, en Docuten construimos una vista en PDF a partir del Facturae.

Para la emisión de factura, tus facturas deberán ir firmadas. Con Docuten, no necesitarás un certificado cualificado propio. La propia plataforma te permite firmar facturas de forma delegada con un certificado no cualificado expedido por la propia entidad. Con esto simplificarás aún más el proceso de facturación a través de una solución válida a nivel legal.

Asimismo, se reduce drásticamente la probabilidad de falsificación o alteración del documento.

Docuten como proveedor autorizado para facturación electrónica

Docuten se encuentra en la lista oficial de soluciones de facturación electrónica de la Unión Europea, lo que nos convierte en un proveedor autorizado para facturación electrónica a nivel europeo.

A nivel estatal, Docuten es una de las empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica verificada por la Administración General del Estado. 

En Docuten ofrecemos soluciones que se adaptan a tus necesidades para la gestión de la facturación electrónica. Con nuestra herramienta podrás emitir facturas electrónicas con distintos formatos de facturae y a través de distintos canales, como la red Peppol, entre otros, ya que también conectamos nuestra plataforma con FACeB2B. Podrás firmar tus facturas electrónicas, o seleccionar el formato de factura electrónica para el SII si necesitas hacer uso de este servicio con la AEAT.

Además, podrás mejorar la gestión de proveedores gracias a las ventajas de la recepción automática de facturas electrónicas. Contamos con distintos métodos para que selecciones el que mejor se adapte a tus necesidades. Podrás trabajar con distintos formatos de factura electrónica, desde la recepción de un PDF con un lector OCR, a través de un portal de proveedores, o de nuestra plataforma con FACeB2B.

No pierdas la oportunidad de introducir la facturación electrónica en tu negocio y disfrutar de todas las posibilidades de Docuten. ¡Contacta con nosotros!