8 ventajas de la firma digital y la digitalización empresarial en una multinacional

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A estas alturas casi todos hemos escuchado hablar -o leído- sobre la gestión documental en grandes compañías. Y es que precisamente esta tarea, que aparentemente parece no requerir mayores esfuerzos, resulta ser tediosa y repetitiva.

Tarea que, además, puede verse afectada por la dispersión geográfica de los trabajadores o de la intervención de diferentes personas en los procesos de firma (trabajadores, clientes, proveedores…). 

Es habitual que, cuanto más grande sea la empresa, más se complica la gestión de documentación, ya que paralelamente hay muchos procesos de firma abiertos, se debe almacenar toda la documentación, cumplir con la legalidad y, todo ello, sin descuidar otras tareas importantes para cada departamento.

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La firma digital ha entrado en el chat.

La digitalización de procesos administrativos de tu empresa pondrá solución a esta problemática. Un software de firma electrónica será tu gran aliado para la gestión documental de tu empresa, y te contamos los porqués.

1️⃣  Eficiencia: ahorro de tiempo y costes  

En las grandes compañías hay un exceso de trabajo administrativo en tareas innecesarias, que si bien es cierto que son necesarias para el correcto funcionamiento de la compañía, no aportan valor ni al producto, ni al servicio, ni a los clientes. Es el caso de la firma de documentación laboral, administrativa, comercial…

Enviar y recibir un documento firmado, sin depender de escáneres, fotocopiadoras o envíos postales, es tan sencillo como usar un software de firma electrónica. Además, el hecho de prescindir de la presencia física del firmante permite que la tarea pueda llevarse a cabo en minutos, en lugar de días o incluso semanas. 

A su vez, de forma tradicional se invierten más recursos de los necesarios como papel, envíos postales, archivadores, etc. Pero no solo es una cuestión de ahorro en material, sino que también hay que valorar los gastos derivados de todo este tiempo invertido por parte del trabajador/a. Así pues, la firma digital de documentos permite que se invierta el tiempo enen tareas que aporten valor real a la compañía. 

Consecuentemente, la digitalización empresarial también agiliza las relaciones comerciales, lo que a su vez supone un reporte económico positivo para la empresa.

2️⃣ Salvar las distancias: flexibilidad

Encontrarnos con sedes en diferentes ciudades y países es algo muy habitual en las grandes empresas, al igual que la dispersión geográfica de sus trabajadores dada esta circunstancia. Esto supone que, en el día a día, no siempre sea sencillo tener la documentación en orden, al igual que compartir información delicada entre trabajadores. 

En lo relativo a los procesos de firma, estos se dilatan en el tiempo y las partes implicadas invierten demasiados esfuerzos si se abordan de forma tradicional. Con el uso de firma digital podemos firmar en remoto y almacenar la documentación en la nube, facilitando el acceso a las personas responsables, independientemente de su lugar de trabajo. 

¿Te imaginas ser el dueño de una cadena de moda y tener 200 tiendas repartidas por el territorio español, portugués y francés?  Es el caso de MISAKO que, al usar firma digital en su departamento laboral, ha conseguido “agilizar el proceso de generación y firma del documento y hace muy fácil localizarlos a posteriori (con la importancia que tiene en muchos casos para cumplimentar requisitos legales como inspecciones, etc…)”.

💡 Conoce el caso de éxito de MISAKO al dar el salto a la digitalización empresarial.

3️⃣ Almacenamiento y fácil accesibilidad

Como acabamos de ver en el punto anterior, el almacenamiento en la nube es un plus para todas las empresas, especialmente para aquellas que generan y manejan un alto volumen de documentación. 

Almacenar toda la documentación en físico lleva consigo una gran inversión en recursos y tiempo tanto durante como después de todo el proceso de firma: 

Durante: 

• Impresión de los documentos, gasto en tinta y papel, uso y mantenimiento de impresoras, envíos postales y los gastos asociados, entre otros. 

• Riesgos y problemática durante el proceso, como puede ser el extravío de documentos.

Después:

• Contar con un espacio para un almacenamiento físico, lo que implica el alquiler de espacios adicionales a las sedes u oficinas, ya que en muchas ocasiones no es suficiente.

• Bucear en tus ficheros y carpetas cada vez que necesitas un documento, tareas que a veces nos lleva a rozar la desesperación. En caso de inspección laboral puede llegar a ser un problema mayor. 

Entonces, ¿cuáles son las ventajas del almacenamiento en la nube? 

• Acceder cuando y donde queramos.

• Encontrar la documentación de forma rápida y sencilla, ya que podemos aplicar filtros de búsqueda.

• Colaboración con trabajadores de otros departamentos y sedes.

• Ciberseguridad, de la que hablaremos más adelante.

4️⃣ Alto número de trabajadores = gestión de un gran volumen de documentación

Las empresas con un alto volumen de facturación, por lo general y siguiendo la lógica, también son empresas con una gran plantilla. Así pues, en caso de abordar este proceso de forma tradicional, solo la firma de documentación laboral requiere muchos esfuerzos, recursos y tiempo y no solo para el o la responsable de área, sino para los propios trabajadores implicados en el proceso. 

Con el uso de firma digital,  la gestión de esta documentación pasa de ser un dolor de cabeza a una tranquilidad por saber que los procesos no se van a alargar el tiempo y que vamos a tener toda la documentación en tiempo y forma. 

¿De qué documentación estamos hablando? De altas, bajas, variaciones y modificaciones en el contrato de trabajo, informes médicos, modelo 145, documento acreditativo de formación, entrega de información de PRL, entrega de material a empleados… 

Y todo esto sin tener en cuenta otros departamentos de la empresa que no están exentos de la gestión documental como acuerdos con socios, contratos con clientes, firma de facturas, acuerdos, actas de juntas, seguridad de la información. 

5️⃣ Protección y legalidad 

Es habitual que las grandes empresas gestionen documentación delicada relacionada con sus trabajadores, pero sobre todo con otras compañías (contratos confidenciales, acuerdos de cuantías elevadas). Por lo tanto, cerciorarse de que todo el proceso cuenta con plenas garantías legales es una de las preocupaciones principales de los responsables. 

¿La información se envía por un canal seguro? ¿La documentación se salvaguarda con las medidas de ciberseguridad correspondientes? ¿La firma digital de documentos me cubre legalmente? Son algunas de las preguntas más habituales de nuestros clientes, y la respuesta es sí. 

Partimos de la base de que la firma digital, por definición, debe cumplir con estas premisas:

• Identificar al firmante de manera inequívoca.
• Garantizar la integridad del documento.

Teniendo claro esto, ¿cuál es el marco normativo de España y Europa?

El Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 (Reglamento eIDAS) relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, se establece como el marco común europeo de referencia en la UE.

¿Qué papel tiene Docuten? 

Docuten está reconocido actualmente como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza a nivel Europeo y, por tanto, nacional, de acuerdo con el Reglamento eIDAS.

Además, tras haber superado con éxito la auditoría externa (realizada por la entidad certificadora EQA), disponemos de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información certificado de acuerdo con la norma UNE-ISO/IEC 27001:2014. El eje central de ISO 27001 es proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en una empresa.

👉 Conoce los niveles de legalidad de la firma digital de documentación. 

6️⃣ Plataforma multi idioma

¿Tienes trabajadores y socios en otros países y quieres enviarle la documentación en su idioma?

No hay problema. Con Docuten tienes la posibilidad de elegir diferentes idiomas de notificación para cada uno de los participantes de una solicitud de firma. Ponemos a tu disposición los siguientes idiomas: español, inglés, alemán, francés, neerlandés, italiano, portugués, portugués de Brasil, valenciano y catalán. 

7️⃣ Funcionalidades específicas de Docuten

Docuten cuenta con funcionalidades propias muy útiles para la digitalización empresarial. Entremos en detalle: 

Diferentes roles de firma

Disponemos de distintos roles de firma que puedes configurar en un mismo proceso.

Los firmantes, que firman el documento; los aprobadores o validadores, que dan el visto bueno para que el proceso de firma continúe; o el rol en copia, que recibe una copia del documento finalizado.

Subdivisión de la plataforma en empresas y oficinas

Con el objetivo de replicar en digital la realidad de cualquier empresa, incluimos la posibilidad de organizar la plataforma de firma de Docuten en función de las necesidades y de las oficinas (delegaciones, centros de trabajo, etc.) que se requieran. Tendrás todo organizado y accesible en un mismo lugar con distintos compartimentos. 

Envío masivo

La funcionalidad de envío masivo de documentos te permite compartir uno o varios documentos a múltiples destinatarios. Es decir, podrás crear procesos de firma del mismo documento o documentos para varios firmantes de manera individual, en un solo paso y de manera sencilla. 

Búsqueda avanzada 

Muchas veces necesitamos un documento y se hace un mundo encontrarlo entre todas las carpetas y ficheros. Por muy organizado/a que seas, no hay nada como aplicar filtros de búsqueda para encontrar lo que buscas: incluye el nombre de la persona, la fecha de firma, su email o cualquier dato identificativo y localiza lo que buscas en cuestión de segundos. 

Firma automática

Se trata de una tipología de firma que se realiza de forma instantánea y desasistida, es decir, sin necesidad de que una persona física deba intervenir para poder firmar.

Para entendernos, el departamento de RRHH debe hacer llegar a los empleados multitud de documentos estándar que han de ser firmados tanto por parte de la empresa como del trabajador. Cuando el documento se envía al trabajador para su firma, automáticamente se le incorpora una firma automática con certificado digital que identifica a la empresa y que no requiere de intervención humana.

👉 Hemos hecho una preselección, pero puedes conocer otras funcionalidades como los recordatorios programados o delegación de firma pinchando aquí. 

8️⃣ Sostenibilidad

A grandes rasgos, la percepción de la relación entre las grandes empresas y el medio ambiente es negativa. Habitualmente asociamos su actividad con la contaminación del agua y aire, con un uso indebido de recursos naturales, con el derroche de materia prima…

Paralelamente, la preocupación por parte de los consumidores por el medio ambiente es una tendencia en alza y cada vez valoran más las compañías respetuosas con el medioambiente.

Como consecuencia, muchas compañías necesitan un lavado de cara REAL y SOSTENIBLE en el tiempo, por lo que apostar por la digitalización empresarial es un gran paso en la dirección correcta y pasar a ser una empresa paperless supone una ventaja competitiva.

Digitalización empresarial y firma digital de la mano con tu compañía

Los procesos de firma suponen un reto para las grandes empresas. Reto que puede verse solventado gracias a la digitalización empresarial. Agilizar y automatizar la gestión documental supone un punto de inflexión para cualquier empresa. Para la tuya también 😉

¿Aún no has dado el salto a la digitalización empresarial? Elimina los desplazamientos innecesarios, gana en eficiencia y di adiós al papel. 

¿Necesitas asesoramiento? Contacta con nuestro equipo. Estaremos encantados de escuchar tus necesidades y asesorarte, sin compromiso, ¡claro!

Digitaliza tus procesos administrativos con Docuten. Apuesta por la firma digital de documentación.