8 ventajas de la recepción de facturas de forma electrónica

Una de las metodologías empresariales más importantes es Lean. El Lean Manufacturing tiene como objetivo principal buscar la excelencia del producto o servicio que ofrecemos a nuestros clientes. Para ello, la compañía debe tratar de eliminar todo aquello que detecte, a través de herramientas de lean manufacturing, que no genere valor. La importancia de Lean Manufacturing se hace palpable cuando tratas de enfocar todos los recursos hacia la búsqueda de la optimización.

Las ineficiencias en los procesos, los errores humanos, las interrupciones, la sobrecarga de tareas innecesarias, etc., se pueden detectar con herramientas de lean manufacturing y son algunos de los puntos críticos que las compañías deben eliminar si quieren llegar a esa excelencia, tan relevante en un mercado cliente-céntrico.

Recepción automática de facturas

Si las compañías analizasen sus procesos bajo el pensamiento lean con las herramientas lean manufacturing adecuadas, se percatarían de que la recepción de facturas de proveedores de manera manual es uno de los primeros puntos que hay que digitalizar y automatizar. ¿Por qué? Porque cumple todos y cada uno de los puntos anteriormente citados.

La recepción de facturas de forma manual implica un elevado gasto en tiempo de gestión de los trabajadores. Con ello, una sobrecarga innecesaria y un claro aumento de los posibles errores humanos. Cada factura recibida en papel o por email debe ser recepcionada, analizada para buscar posibles errores, picada a mano en sus sistemas de gestión y almacenada. Además, el seguimiento del estado de las mismas debe hacerse entre miles de papeles y archivadores, convirtiéndose, en muchas ocasiones, en misión imposible.

Es común que las compañías no piensen en la digitalización de facturas. Normalmente, se hacen de forma tan mecánica que, hasta que no usas técnicas lean manufacturing, no eres consciente del gasto que conllevan. Sin embargo, ahora que te hemos abierto los ojos, es hora de comenzar con el cambio. En este vídeo descubrirás las posibilidades que te ofrece Docuten para la recepción automática de facturas.

Consigue la excelencia y eficiencia con la automatización de la recepción de facturas

Ahorra tiempo eliminando tareas tediosas e innecesarias

Es probable que nunca te hayas planteado el tiempo que incurre en la jornada laboral de tus trabajadores el hecho de recepcionar las facturas de forma manual. Sin embargo, después de todo lo que te hemos contado, ¿eres consciente?

Automatizar y digitalizar la recepción de facturas electrónicas permitirá a tu equipo dedicar tiempo a tareas más enriquecedoras eliminando todos los procesos tediosos e innecesarios. Docuten se encargará de indexar automáticamente las facturas en los sistemas de gestión, detectar errores, almacenarlas y crear, incluso, flujos de aprobación ad hoc.

Ahorra costes

El tiempo que dedica el equipo a cualquier tarea laboral se traduce en costes. El ahorro de tiempo, por lo tanto, implica ahorro en costes de gestión. Además, existen otros muchos factores que propician la aparición de costes como las posibles interrupciones por errores humanos o, incluso, el coste de almacenaje y alquiler, necesario para cumplir con la legislación que obliga a las compañías a almacenar las facturas un mínimo de 5 años.

La implementación de una herramienta de digitalización de facturas conlleva una inversión. Sin embargo, esta inversión tiene un ROI muy alto, recuperándola en cuestión de meses.

Elimina posibles errores humanos

La recepción de facturas electrónicas con Docuten te permite detectar y solucionar posibles errores humanos de forma automática.

Cuando una factura llega a Docuten, por cualquiera de las herramientas que ofrecemos a nuestros clientes, se verifica que dicha factura viene correctamente formada, detectando posibles fallos y errores en torno a datos como número de pedido, CIF del proveedor, etc.

En caso de que se encuentren posibles anomalías, no debes hacer nada, nosotros nos encargamos notificando de manera directa al proveedor para que haga las correcciones oportunas.

Busca y encuentra rápidamente cualquier factura

Buscar una factura entre miles de papeles almacenados se vuelve misión imposible. Es como buscar una aguja en un pajar.

Sin embargo, al tenerlas almacenadas en una única plataforma digital que, además, te ofrece un buscador avanzado, podrás encontrarlas en cuestión de segundos, evitando traspapelar facturas, gestiones innecesarias y frustración laboral.

Agiliza el pago de tus facturas

El flujo automatizado te permite gestionar las facturas de forma mucho más eficiente lo que, a su vez, te permitirá aprobar y facturar la cuantía concreta a tu proveedor mucho más rápido al eliminar tareas innecesarias en el proceso administrativo.

Crea flujos de aprobación y mejora la relación con tus proveedores

Evitar el desgaste en la relación con tus proveedores debe ser un objetivo primordial para mejorar la estabilidad laboral de tus empleados y, por ende, la mejora en la relación con tus proveedores. La recepción de facturas electrónicas te permite crear una serie de flujos automatizados que evitan discordias entre ambas partes.

Docuten permite la configuración de flujos de aprobación ad hoc para cada cliente que serán lanzados una vez comprobado que no hay errores y las correspondientes validaciones a la hora de recibir la factura. Con estos flujos de aprobación podrías, por ejemplo, establecer un orden concreto de validación de los departamentos que tienen que revisar y aprobar facturas o, incluso, notificar a tus proveedores cuando apruebas una factura, la rechazas o cuando ya la has pagado.

Las opciones son infinitas y podemos ver tu caso concreto para implementar la configuración óptima que mejorará la eficiencia de tus procesos.

Optimiza el control de estados de las facturas

La gestión de la factura electrónica conlleva la revisión de estados. Al digitalizar este proceso podrás saber en qué estado se encuentra tu factura de manera sencilla. Además, sabrás quién accede a verlas y quién cambia el estado de las mismas, mejorando la trazabilidad del proceso.

Compliance

Nuestra solución de facturación cumple con todos los estándares nacionales e internacionales, y está dotada de la misma validez legal que la recepción de facturas en papel.

Pon en marcha la metodología Lean con Docuten

Docuten tiene como objetivo principal convertir a las empresas en compañías «sin papel» a través de la digitalización de sus procesos administrativos. Se erige como un software para emisión de facturas electrónicas y firma digital. Y, por supuesto, recepción de facturas electrónicas, tema del que hemos hablado a lo largo del post.

Como proveedor autorizado de facturación electrónica, Docuten puede ayudarte a eliminar los desperdicios detectados en el proceso de recepción de facturación electrónica ofreciéndote las herramientas necesarias para que te centres en lo realmente importante: la búsqueda de la excelencia en la propuesta de valor ofrecida al cliente.