Agiliza la facturación con la carta de porte digital en el sector alimentario
Rocío Soto
Agiliza la facturación con la carta de porte digital/albarán de transporte, solución clave que ha emergido para agilizar los procesos y mejorar la gestión de transporte y logística dentro del sector alimentario.
En el post de hoy, veremos cómo agiliza los plazos de facturación, elimina errores humanos, reduce gastos y tiempo invertido y facilita el almacenamiento seguro de la información.
¿Qué es la carta de porte digital o albarán de transporte?
Para quien no esté familiarizado con la carta de porte, estamos hablando de un documento que formaliza un contrato de transporte por carretera y que tiene valor probatorio de las condiciones del contrato y de la recepción de la mercancía por el transportista.
📌 ¿Cómo digitalizar la carta de porte?
Firma digital y carta de porte en el Transporte de Alimentos Perecederos
❌ Errores en la Documentación y Facturación
La gestión manual de la carta de porte puede dar lugar a errores en la documentación y en la facturación de los servicios de transporte de alimentos perecederos. Sin tener la documentación original, el departamento administrativo no puede facturar, por lo que retrasa e incluso puede llegar a paralizar la facturación de la compañía.
✅ Agiliza la facturación con la carta de porte digital
A través de la digitalización de procesos, la facturación es más rápida y precisa, ya que se reduce la probabilidad de errores en la documentación, evitamos disputas y tiempos de esperas innecesarios ya que garantizamos la entrega del documento original a todas las personas involucradas en el proceso inmediatamente una vez firmado por el receptor.
Garantizamos la entrega del documento original a todas las personas involucradas en el proceso inmediatamente una vez firmado por el receptor.
❌ Errores manuales y documentación perdida
La gestión de la carta de porte en papel es propensa a errores humanos, como la transcripción incorrecta de datos o la no inclusión de datos obligatorios. Además, los documentos físicos pueden extraviarse, sobre todo si tenemos en cuenta que muchas veces acaban en la guantera del conductor.
✅ Reducción de errores humanos
La digitalización de la carta de porte o albarán de transporte elimina el papel del proceso, lo que reduce significativamente la probabilidad de errores humanos. La documentación se almacena, garantizando la seguridad, inalterabilidad, custodia y no pérdida de la información.
❌ Gastos e inversión de tiempo asociados
Los procesos tradicionales de documentación, que involucran impresiones, firmas manuales y envíos físicos, dan como resultado retrasos significativos. Esto no solo aumenta el riesgo de que los productos se deterioren antes de llegar a su destino, sino que también agrega costos innecesarios a lo largo de la cadena logística.
✅ Disminución de los gastos
Los costes del proceso disminuyen notablemente. Para ser más precisos, se reducen a niveles 4 veces inferiores frente al documento convencional en papel. documento convencional.
❌ Ineficiencia en la Gestión de Archivos
La gestión convencional genera una acumulación de documentos físicos que pueden ser difíciles de almacenar, recuperar y archivar adecuadamente.
Por ley, los agentes involucrados deben guardar el documento durante un año, algo que no siempre se cumple al no contar con un gestor documental.
✅ Almacenamiento y Respaldo de Datos Eficiente
La información digitalizada se almacena de manera ordenada y segura, lo que facilita su acceso y recuperación. Los registros digitales se pueden respaldar y archivar de forma eficiente, evitando la pérdida o el deterior de documentos importantes.
Paralelamente, contamos con la opción de búsqueda aplicando filtros, tales como la fecha, nombre del firmante o cualquier otro dato identificativo.
En Docuten guardamos la documentación durante más de 4 años, por lo que cumplimos con la necesidad de este sector.
Otras ventajas
💡 Múltiples destinatarios (y copias) en un mismo proceso de firma, además de poder usar diferentes tipologías de firma.
💡 Plantillas editables y verificación de datos. Con filtros avanzados, podemos alertar de falta de datos o errores al configurar previamente campos obligatorios.
💡 Gracias a la firma electrónica, los transportistas no tienen que llevar dicha documentación en papel, sino que bastante con que tengan acceso a un dispositivo móvil o tablet para hacerlo.
📌 6 ventajas de la digitalización en el transporte de mercancías
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La firma digital de la carta de porte está transformando todo el proceso, eliminando los procesos manuales y papeleo burocrático.
La digitalización del transporte en el sector alimentario permite realizar todos los trámites desde un dispositivo, sin necesidad de papel y con total garantía jurídica. Esta digitalización es especialmente interesante en el transporte de alimentos, por la propia casuística que el sector presenta.
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