Nuestros clientes ahorraron más de 14 millones de euros, durante este primer semestre del año, gracias a la digitalización de procesos
Rocío Soto
El concepto digitalización empresarial casi siempre va precedido por el término “tendencias”. Pero hablar de tendencias implica hablar del futuro, y nada más lejos de la realidad, ya que estamos en el presente de la transformación digital. Las compañías deben estar abiertas a la innovación para mejorar todos los ámbitos de gestión y poder ser competitivas en el mercado.
Son muchos los motivos por lo cuales nuestros clientes han decidido apostar por el cambio: gestión de altos volúmenes de documentación, dificultades por la dispersión geográfica de sedes y empleados, objetivo de aumentar la trazabilidad y seguridad legal o, incluso, porque se han visto obligados tras la pandemia y la llegada del trabajo en línea.
Sea cual sea el detonante, es un hecho que la implantación e integración de la firma digital y la facturación electrónica en los procesos de una empresa supone un ahorro de tiempo para las mismas, lo que se traduce en un ahorro económico. Esto es in-dis-cu-ti-ble pero, si aún te quedan dudas, te mostramos el ahorro de nuestros clientes desde el 1 de enero hasta el 30 de junio de 2022.
Ahorro de nuestros clientes al usar firma digital y facturación electrónica 🚀
Ahorro económico con Docuten
Con motivo de llegar al ecuador de este año, queremos hacer una retrospectiva de cómo Docuten ha ayudado a nuestros clientes en términos cuantitativos. Uno de nuestros valores es la honestidad y transparencia, así que vamos a ser claros y concisos: nuestros clientes han ahorrado un total de 14.203.569€, coste que les supondría hacerlo por métodos tradicionales. Ahora lo desgranamos.
A lo largo de lo que llevamos de año, las empresas con las que trabajamos han gestionado a través de nuestra plataforma 5.110.416 documentos: 2.486.183 documentos a firmar, 2.490.746 facturas emitidas y 133.496 facturas recibidas.
Si todos estos procesos se realizasen de forma tradicional, usando envíos postales, impresiones, sobres, papeles, papeles y más papeles, y siempre basando el cálculo en datos conservadores, el coste medio sería de 14.782.315,10€, incluyendo gasto en materiales, coste por trabajador/hora, etc.
Automatizar tareas = ahorro en tiempo
El ahorro no se queda en lo económico, ya que hemos conseguido reducir el tiempo que nuestros clientes invertían en la gestión de documentos a firmar y facturación. En total, hemos estimado 1.287.242’99 horas ahorradas por los trabajadores.
Digitalizar y automatizar los procesos permite que el equipo humano pueda invertir tiempo en funciones menos tediosas y mejorar la calidad en el trabajo. Esto repercute en toda la cadena de valor de la empresa y en la generación de negocio.
Digitalización y sostenibilidad
Además del ahorro económico y de tiempo, en Docuten ayudamos a nuestros clientes a ser empresas más eco-friendly. Llevamos la sostenibilidad como bandera, así que promovemos la preservación del medio, empezando con nuestra solución de firma digital y facturación electrónica. ¿Cómo? Reduciendo el uso de papel, eliminando el envío por correo ordinario e impresiones innecesarias y, con ello, emisiones de transporte.
El ahorro estimado en términos de sostenibilidad es:
- Ahorramos 3.372,87 kg en emisiones de CO₂, tanto en el transporte como en la propia fabricación del papel.
- Evitamos el gasto de 46.505 kg de madera.
- Ahorramos 51.104.106 litros de agua.
De buenas a primeras, estos datos no nos dicen mucho. Pero, ¿qué pasa si trasladamos estas cifras a nuestro día a día? Estamos hablando de la cantidad de CO₂ que emite un coche de gasolina de tamaño medio en aproximadamente 23.580 km, de evitar la tala de 426 árboles y el ahorro de agua que gastan 384 personas en España cada día.
*Este estudio está basado en el tiempo y costes que supone la gestión de la firma de un documento, así como el envío y recepción de una factura por método tradicional vs tiempos y costes que implica hacerlo vía Docuten. Estas estimaciones incluyen el coste por trabajador/hora, los costes de almacenaje, material empleado, así como los costes de envío. Puedes descargar nuestro whitepaper de ahorro en costes con Docuten.
Otros beneficios de la digitalización empresarial 👀
Hasta ahora hemos hablado de números, de datos, de beneficios cuantificables. Si bien es cierto que son relevantes y que con ellos podemos medir el rendimiento real del uso de nuestra plataforma de firma digital y facturación electrónica, no podíamos pasar por alto aquellos beneficios que, a pesar de no poder ser demostrables con números, sí lo son con los testimonios de nuestros clientes.
Mejorar la eficiencia y competitividad
“Los clubes deportivos venimos de unos años en los que hemos vivido muchos cambios que han mejorado significativamente la forma de trabajar. Ahora somos más eficientes y hemos sido capaces de mejorar los tiempos de productividad y competitividad, lo que supone nuevas oportunidades en un mercado muy cambiante y complejo.
La digitalización ha venido para quedarse, es el futuro para la administración no sólo privada si no también pública, debemos estar abiertos a mejorar y aplicar todas las oportunidades que nos ofrece la innovación para mejorar todos los ámbitos de gestión del club”- Gergori Prieto, Director de Administración, Finanzas y RRHH de la SD Eibar.
Legalidad y seguridad
“En Docuten hemos encontrado al proveedor digital perfecto para afrontar la digitalización del ciclo completo de negocio. Sus soluciones tecnológicas son fáciles de usar e implementar, y garantizan el cumplimiento de la legalidad vigente” – José Ramón Calvo, Director General de Alquiber.
Flexibilidad laboral
“Nos encontrábamos gestionando un gran volumen de documentación, generada de las relaciones laborales con nuestros colaboradores/as. Esto hacía imposible el poder localizar documentos ya firmados o solicitar firmas con cierta inmediatez, ya que teníamos que recurrir al uso de la valija para poder hacer llegar un documento a cualquiera de nuestros centros de trabajo, distribuidos por toda la península.
El poder tener de manera inmediata la firma de algún colaborador, con los requisitos legales exigibles y la posibilidad de alojar el documento firmado en un servidor para su consulta posterior, nos hizo replantear la forma de trabajar y gestionar la documentación contractual. La implantación de la solución cobró aún más sentido cuando nos vimos inmersos en la pandemia.” – Sergio Campillo, Responsable de Gestión de Personas y Procesos de Monbake.
Custodia y archivo
“Ha supuesto también tener una mejor organización de la documentación, porque la tienes guardada en la nube, y eso implica no tener un espacio físico, o tener que estar imprimiendo y archivando, y eso también ha mejorado tener en cualquier momento accesibilidad a esa documentación “- Ana Álvarez, Directora de RRHH de Cogami
Rapidez e integración
“Disponer de programadores internos ABAP con un nivel de expertise en manejo y programación de diferentes APIs facilita el tema. En 2 semanas teníamos completamente operativa la integración básica haciendo upload de los documentos y con prefirma seleccionada por CIF ya que somos un grupo multisociedad”. – Juan José Rodríguez Hidalgo, CIO de GAM
Soporte y atención al cliente
«Una de las ventajas de trabajar con Docuten es la calidad de su servicio de atención al cliente. Ante cualquier problema o incidencia, el acceso al servicio es ágil, ofreciéndonos siempre una respuesta rápida. Esto ha sido así durante la fase de proyecto, y también ahora, en la fase de explotación del servicio.”. señala Emilio Casal Rodríguez, director de sistemas de Lantania.
Tendencias de uso de Docuten 📈
La digitalización empresarial es sinónimo de productividad y eficiencia, algo que podemos ver reflejado en las tendencias de uso de nuestra plataforma. Un número significativo de clientes comienzan integrando nuestra solución en un departamento y luego la implantan en otras áreas; y/o inician con un volumen de gestión de documentos inferior con el que cuentan actualmente.
El feedback que recibimos es “que es un paso inevitable, y que una vez dado te preguntas cómo podías funcionar antes sin ello». – Carlos Call, responsable de Recursos Humanos de Misako.
Antes de contar con una solución de digitalización de los procesos, los empleados dedicaban parte o la totalidad de su jornada laboral en tareas que no aportan valor real a la compañía. Es el caso de desplazamientos por contrataciones, picado de facturas a mano, comprobar manualmente errores como pueden ser las duplicidades…
¿Aún no has dado el salto a la transformación digital? Ponte en contacto con nuestro equipo de Docuten, estaremos encantados de escuchar tus necesidades y asesorarte.
