Nuestros clientes ahorraron más de 14 millones de euros, durante este primer semestre del año, gracias a la digitalización de procesos 

El concepto digitalización empresarial casi siempre va precedido por el término “tendencias”. Pero hablar de tendencias implica hablar del futuro, y nada más lejos de la realidad, ya que estamos en el presente de la transformación digital. Las compañías deben estar abiertas a la innovación para mejorar todos los ámbitos de gestión y poder ser competitivas en el mercado. 

Son muchos los motivos por lo cuales nuestros clientes han decidido apostar por el cambio: gestión de altos volúmenes de documentación, dificultades por la dispersión geográfica de sedes y empleados, objetivo de aumentar la trazabilidad y seguridad legal o, incluso, porque se han visto obligados tras la pandemia y la llegada del trabajo en línea. 

Sea cual sea el detonante, es un hecho que la implantación e integración de la firma digital y la facturación electrónica en los procesos de una empresa supone un ahorro de tiempo para las mismas, lo que se traduce en un ahorro económico. Esto es in-dis-cu-ti-ble pero, si aún te quedan dudas, te mostramos el ahorro de nuestros clientes desde el 1 de enero hasta el 30 de junio de 2022. 

Ahorro de nuestros clientes al usar firma digital y facturación electrónica

Ahorro económico con Docuten

Con motivo de llegar al ecuador de este año, queremos hacer una retrospectiva de cómo Docuten ha ayudado a nuestros clientes en términos cuantitativos. Uno de nuestros valores es la honestidad y transparencia, así que vamos a ser claros y concisos: nuestros clientes han ahorrado un total de 14.203.569€, coste que les supondría hacerlo por métodos tradicionales. Ahora lo desgranamos. 

A lo largo de lo que llevamos de año, las empresas con las que trabajamos han gestionado a través de nuestra plataforma 5.110.416 documentos: 2.486.183 documentos a firmar, 2.490.746 facturas emitidas y 133.496 facturas recibidas. 

Si todos estos procesos se realizasen de forma tradicional, usando envíos postales, impresiones, sobres, papeles, papeles y más papeles, y siempre basando el cálculo en datos conservadores, el coste medio sería de 14.782.315,10€, incluyendo gasto en materiales, coste por trabajador/hora, etc. 

Automatizar tareas = ahorro en tiempo 

El ahorro no se queda en lo económico, ya que hemos conseguido reducir el tiempo que nuestros clientes invertían en la gestión de documentos a firmar y facturación. En total, hemos estimado 1.287.242’99 horas ahorradas por los trabajadores. 

Digitalizar y automatizar los procesos permite que el equipo humano pueda invertir tiempo en funciones menos tediosas y mejorar la calidad en el trabajo. Esto repercute en toda la cadena de valor de la empresa y en la generación de negocio. 

Digitalización y sostenibilidad

Además del ahorro económico y de tiempo, en Docuten ayudamos a nuestros clientes a ser empresas más eco-friendly. Llevamos la sostenibilidad como bandera, así que promovemos la preservación del medio, empezando con nuestra solución de firma digital y facturación electrónica. ¿Cómo? Reduciendo el uso de papel, eliminando el envío por correo ordinario e impresiones innecesarias y, con ello, emisiones de transporte.

El ahorro estimado en términos de sostenibilidad es:

• Ahorramos 3.372,87 kg en emisiones de CO₂, tanto en el transporte como en la propia fabricación del papel. 
• Evitamos el gasto de 46.505 kg de madera.
• Ahorramos 51.104.106 litros de agua.

De buenas a primeras, estos datos no nos dicen mucho. Pero, ¿qué pasa si trasladamos estas cifras a nuestro día a día? Estamos hablando de la cantidad de CO₂ que emite un coche de gasolina de tamaño medio en aproximadamente 23.580 km, de evitar la tala de 426 árboles y el ahorro de agua que gastan 384 personas en España cada día. 

*Este estudio está basado en el tiempo y costes que supone la gestión de la firma de un documento, así como el envío y recepción de una factura por método tradicional vs tiempos y costes que implica hacerlo vía Docuten. Estas estimaciones incluyen el coste por trabajador/hora, los costes de almacenaje, material empleado, así como los costes de envío. Puedes descargar nuestro whitepaper de ahorro en costes con Docuten.  

Otros beneficios de la digitalización empresarial

Hasta ahora hemos hablado de números, de datos, de beneficios cuantificables. Si bien es cierto que son relevantes y que con ellos podemos medir el rendimiento real del uso de nuestra plataforma de firma digital y facturación electrónica, no podíamos pasar por alto aquellos beneficios que, a pesar de no poder ser demostrables con números, sí lo son con los testimonios de nuestros clientes. 

Mejorar la eficiencia y competitividad

“Los clubes deportivos venimos de unos años en los que hemos vivido muchos cambios que han mejorado significativamente la forma de trabajar. Ahora somos más eficientes y hemos sido capaces de mejorar los tiempos de productividad y competitividad, lo que supone nuevas oportunidades en un mercado muy cambiante y complejo.

La digitalización ha venido para quedarse, es el futuro para la administración no sólo privada si no también pública, debemos estar abiertos a mejorar y aplicar todas las oportunidades que nos ofrece la innovación para mejorar todos los ámbitos de gestión del club”- Gergori Prieto, Director de Administración, Finanzas y RRHH de la SD Eibar.

Legalidad y seguridad

“En Docuten hemos encontrado al proveedor digital perfecto para afrontar la digitalización del ciclo completo de negocio. Sus soluciones tecnológicas son fáciles de usar e implementar, y garantizan el cumplimiento de la legalidad vigente” – José Ramón Calvo, Director General de Alquiber.

Flexibilidad laboral 

“Nos encontrábamos gestionando un gran volumen de documentación, generada de las relaciones laborales con nuestros colaboradores/as. Esto hacía imposible el poder localizar documentos ya firmados o solicitar firmas con cierta inmediatez, ya que teníamos que recurrir al uso de la valija para poder hacer llegar un documento a cualquiera de nuestros centros de trabajo, distribuidos por toda la península.

El poder tener de manera inmediata la firma de algún colaborador, con los requisitos legales exigibles y la posibilidad de alojar el documento firmado en un servidor para su consulta posterior, nos hizo replantear la forma de trabajar y gestionar la documentación contractual. La implantación de la solución cobró aún más sentido cuando nos vimos inmersos en la pandemia.” – Sergio Campillo, Responsable de Gestión de Personas y Procesos de Monbake.    

Custodia y archivo

“Ha supuesto también tener una mejor organización de la documentación, porque la tienes guardada en la nube, y eso implica no tener un espacio físico, o tener que estar imprimiendo y archivando, y eso también ha mejorado tener en cualquier momento accesibilidad a esa documentación “- Ana Álvarez, Directora de RRHH de Cogami

Rapidez e integración 

“Disponer de programadores internos ABAP con un nivel de expertise en manejo y programación de diferentes APIs facilita el tema. En 2 semanas teníamos completamente operativa la integración básica haciendo upload de los documentos y con prefirma seleccionada por CIF ya que somos un grupo multisociedad”.  – Juan José Rodríguez Hidalgo, CIO de GAM

Soporte y atención al cliente

 «Una de las ventajas de trabajar con Docuten es la calidad de su servicio de atención al cliente. Ante cualquier problema o incidencia, el acceso al servicio es ágil, ofreciéndonos siempre una respuesta rápida. Esto ha sido así durante la fase de proyecto, y también ahora, en la fase de explotación del servicio.”. señala Emilio Casal Rodríguez, director de sistemas de Lantania.

Tendencias de uso de Docuten

La digitalización empresarial es sinónimo de productividad y eficiencia, algo que podemos ver reflejado en las tendencias de uso de nuestra plataforma. Un número significativo de clientes comienzan integrando nuestra solución en un departamento y luego la implantan en otras áreas; y/o inician con un volumen de gestión de documentos inferior con el que cuentan actualmente. 

El feedback que recibimos es “que es un paso inevitable, y que una vez dado te preguntas cómo podías funcionar antes sin ello». – Carlos Call, responsable de Recursos Humanos de Misako.

Antes de contar con una solución de digitalización de los procesos, los empleados dedicaban parte o la totalidad de su jornada laboral en tareas que no aportan valor real a la compañía. Es el caso de desplazamientos por contrataciones, picado de facturas a mano, comprobar manualmente errores como pueden ser las duplicidades… 

¿Aún no has dado el salto a la transformación digital? Ponte en contacto con nuestro equipo de Docuten, estaremos encantados de escuchar tus necesidades y asesorarte.