4 razones por las que nuestro lector OCR no es como otros que te has encontrado
Iria Prol
Te contamos por qué aquel lector OCR que probaste en el pasado no funcionó 🤔
Cuantas veces habremos escuchado la frase… “en el pasado ya intentamos implementar una solución de lector OCR pero no nos convenció, nos daba muchos errores y, en definitiva, generaba más trabajo del que nos quitaba”.
¿Tú también lo has probado en el pasado y te ha defraudado? Entonces quédate leyendo un ratito más porque quizás lo que tenemos que contar te puede interesar 🧠
Lo primero, ¿qué es la tecnología OCR?
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) o lector OCR es una tecnología que permite convertir documentos físicos, archivos PDF o imágenes en formato digital con datos editables. Esta tecnología se usa para el reconocimiento de caracteres de cualquier tipo de documentación como albaranes, facturas, etc
De este modo, lo que se consigue es un documento digital con el que se podrá trabajar en otras aplicaciones, previa integración.
¿Cuál es el objetivo del sistema OCR? 🚩
El objetivo principal del lector OCR es servir de canal para la recepción de facturas electrónicas de una empresa.
Se elimina así el tedioso proceso que habitualmente sufren los departamentos de finanzas y administración de las empresas, basado en el picado manual de las facturas. La recepción de facturas se convierte, con esta herramienta, en un proceso digital y automatizado.
Gracias a nuestra solución OCR tus proveedores podrán enviar una o varias facturas en PDF, adjuntas por correo electrónico a un buzón de Docuten asignada al cliente. En este momento, la tecnología OCR actuará, estructurando la información que contienen esas facturas en PDF y las indexará directamente en tus sistemas.
¿Por qué no es como otros que ya has probado?
Llegado a este punto y, sobre todo en el caso de que ya hayas probado otros lectores en el pasado sin éxito, te preguntarás….
¿Qué tiene este sistema OCR que no tengan otros del mercado? 🤷♀️
1. Nuestro OCR no funciona si la factura es una foto o un escaneo.
En Docuten no tratamos facturas en papel, ni fotos o escaneos de las facturas. Para poder utilizar nuestro lector OCR la factura debe estar en PDF nativo.
¿Motivo? Queremos garantizar el 99.6% de éxito en el procesado de vuestras facturas. Aquellos OCR que tratan facturas en papel, fotos o escaneos generan errores, puesto que la legibilidad en estos soportes es limitada.
2. No se requiere trabajo de vuestro lado, las facturas os llegarán procesadas sin errores.
En Docuten contamos con una extensa base da datos de clientes (de todos los sectores) que procesan sus facturas con nosotros. Ello significa que, en nuestra base de datos, se recogen infinitos formatos de factura que el lector ha aprendido a través de machine learning.
Pero dirás ¿y aquellas facturas poco habituales que nunca hayáis procesado? ¿cómo garantizáis el procesado con éxito?
Somos proactivos. Por ello, tenemos en nuestro equipo a una persona que se encargará de ayudar al lector en aquellos casos en los que reciba una factura que no haya visto antes. Corregirá manualmente el error y la factura os llegará correctamente procesada. A partir de aquí, el lector ya habrá aprendido para próximas ocasiones.
3. No importa el idioma de la factura o el formato de su fecha de entrada, a nuestro lector le encanta aprender 🤓
Si tienes facturas en otros idiomas, no te preocupes, el lector podrá procesarlas igual.
En Docuten estamos muy a favor de la pluralidad lingüística y, por ello, nuestra plataforma se encuentra disponible actualmente en español, inglés, francés, alemán, neerlandés, italiano, portugués, catalán y valenciano.
Además, si el formato de las fechas de tus facturas es, por ejemplo, 15 de diciembre de 2022… ¡No te preocupes! El lector también puede leer este dato y en la factura procesada te llegará convertido a formato numérico (15/12/2022).
4. También macheamos automáticamente tus facturas contra albarán o pedido
Sí, sabemos que otra de las tareas que ocupa tu tiempo es el macheo de las facturas que recibes contra su albarán o pedido correspondiente. Esta tarea también puede volverse automáticamente con Docuten.
Para ello solo requerimos que el albarán/pedido que quieres machear esté recogido en tu ERP o bien que tus proveedores, cuando te envíen la factura, adjunten el albarán en el mismo correo.
Otras funcionalidades que te pueden interesar 💡
Además de todos los aspectos diferenciales que hemos comentado antes, queremos comentarte un par de ventajas más que son complementarias al lector OCR y que probablemente te interesen.
✔ Podrás establecer reglas de negocio automáticas previas a la aceptación de la factura
De manera que si, cuando la factura entra en nuestros sistemas no cumple con estos criterios, se podrá rechazar automáticamente comunicándole el motivo al proveedor.
Te ponemos un ejemplo: que se rechacen aquellas facturas que llegan al buzón si no incluyen un número de pedido, número de tienda, fecha de entrada…
✔ Podrás establecer workflows de aprobación internos de las facturas
Esto es, flujos de aprobación automáticos a través de e-mail que suplen el proceso tradicional de validación «de mesa en mesa» de los responsables en cuestión. Esto os permitirá acortar tiempos, tener un control de costes en cierre y previsión en tesorería.
Otros canales de recepción de facturas
En Docuten tratamos de adaptarnos lo máximo posible a la casuística que tienen nuestros clientes y proveedores. Es por ello que, si el lector OCR no es la herramienta más idónea para ti, disponemos de otros canales de recepción de facturas:
Si tus proveedores aún te envían las facturas en papel por correo ordinario, esta quizás sea tu solución.
Tus proveedores podrán emitir de manera gratuita su factura a través de Docuten o subirla importando la factura en formato Facturae o en CSV.
Asimismo, dispondrán de este portal de recepción de facturas para poder llevar un control de los estados de su factura (aceptada, procesada, pagada, etc.).
Si tus proveedores ya realizan la facturación electrónica a través de estos canales, podrán conectarse con nuestra plataforma para que puedas recibirlas de manera automática.
Docuten es el proveedor perfecto para la digitalización administrativa
Por todo lo comentado anteriormente, estamos convencidos de que nuestra tecnología OCR es tu mejor opción.
Además, Docuten no solo te ayuda en la digitalización y automatización de la recepción de facturas, sino que se erige como una plataforma que también puede ayudarte a digitalizar la firma de documentación y la emisión y firma de facturas electrónicas.
Con un único proveedor, podrás cubrir todas las necesidades administrativas de la empresa, mejorando la seguridad de los procesos de firma y gestionando el almacenamiento de la documentación de forma segura y legal, ya que cumplimos con todos los requisitos marcados por Ley.
Por ejemplo, en Docuten contamos con todos los tipos de firma recogidos en el Reglamento Europeo (Nº910/2014) de Firma Electrónica, eIDAS (firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada).
Además, nos integramos con el ERP de tu empresa para que la gestión sea todavía más sencilla, sin salir de tus sistemas.
Si tienes alguna duda no dudes en cerrar una reunión de tan solo 15′ con nuestros expertos para poder disiparlas.
