Analco integra la firma digital de Docuten en sus sistemas

Analco es una empresa de calzado fundada en 1970 en Elche, donde se encuentran sus oficinas centrales. Además de esto, cuentan con 3 fábricas, dos de ellas en territorio nacional y otra en Marruecos. Entre sus valores destacan la honestidad, orientación al cliente y calidad. Su objetivo es ser líder en la fabricación y venta de componentes para calzado a nivel europeo.

Analco lleva trabajando con Docuten desde abril de 2021, gestionando y firmando toda su documentación laboral. Esto incluye desde contratos, diplomas o registro de horas, hasta renuncias de reconocimiento médico, reducciones y ampliaciones de jornada, modelo 145, excedencias, comunicaciones internas, etc.

Venían de emplear otra herramienta de firma digital. Sin embargo, en Docuten encontraron a un aliado con el que llevar un paso más allá la digitalización administrativa. Además, en Analco tienen un compromiso adquirido a nivel medioambiental, por lo que nuestra solución de firma les permitió reducir enormemente el uso de papel.

Hemos hablado con Ana Ruiz, responsable de Recursos Humanos de Analco, para que nos diera su opinión sobre Docuten.

Entrevista con Ana Ruiz, responsable de Recursos Humanos

¿Qué es Analco y cuáles son sus valores de marca? ¿Creéis que el uso de una herramienta como Docuten concuerda con esos valores?

Nuestra visión es la de ser líder en la fabricación y venta de componentes para calzado a nivel europeo, a través de nuestros productos y procesos, creando y ofreciendo productos innovadores a nuestros clientes.

Nuestros valores: honestidad, orientación al cliente y a la calidad final, vocación y cultura del trabajo; unidos a la tecnología y al esfuerzo constante por innovar.

Sí, a día de hoy consideramos a Docuten una empresa seria, de calidad y que se adapta nuestra filosofía y necesidades.

La digitalización forma parte de la nueva realidad empresarial. Una vez sumergidos en el mundo de la digitalización, ¿cuál es para vosotros el beneficio más notable? (Ahorro de tiempo, menores tiempos de gestión, eficiencia, etc.)

Es una combinación de las tres. Empezamos por una necesidad ante la imposibilidad de dar trámite a todo el tema legal y como consecuencia de ello, nos encontramos con el ahorro en tiempos de trabajo que nos permitieron y permiten poder introducir otros servicios, como consecuencia de todo ello, el aumento de la calidad de servicio y la visión de nuestro departamento.

¿Cuáles son los motivos que os llevaron en su momento a valorar la posibilidad de digitalizar la parte administrativa? ¿En qué punto estabais en la empresa?

Dimos el salto a raíz de la pandemia por el Covid, posterior confinamiento y que nos avocó al teletrabajo. La firma de algunos de los documentos se hacía de manera presencial y en nuestras oficinas. Cuando por los turnos de trabajo (mañana, tarde y noche) no era posible, se los llevaba el encargado y se firmaban en fábrica, con lo que ello implica, pérdida, retrasos…

¿Por qué habéis tomado la decisión de uniros a Docuten para conseguir la transformación tecnológica? ¿Cuál es vuestro caso de uso de la plataforma Docuten?

Aunque el salto a la firma digital lo hicimos con [otra empresa de firma digital] y siendo esta una decisión precipitada, cuando llegó el momento de renovación, decidimos pararnos y estudiar lo que nos ofrecían varios proveedores que cumplieran la normativa europea.

Nuestro trabajo en el 99% de los casos es desde la aplicación de nuestro programa de Summar y se firman desde contratos de trabajo, finiquitos, peticiones de trabajadores, comunicaciones a los trabajadores, básicamente.

¿Qué mejoras habéis obtenido en la gestión de documentos con Docuten?

Con la anterior plataforma ya tuvimos un notable cambio, reducción de tiempos en firma, archivo de documentación, reducción de papel muy favorable en nuestro compromiso con el medio ambiente… Con Docuten tenemos un tema añadido y que es el haberlo podido integrar con nuestro programa laboral, que nos permite reducir todavía más los tiempos de trabajo.

¿Qué opinión tenéis de la plataforma?

Habitualmente no trabajamos directamente con la plataforma, lo hacemos desde nuestra aplicación, aunque no tenemos ningún problema para trabajar desde ahí. Aun así, tenemos un gran apoyo con nuestro agente que es quien nos presta todo el apoyo necesario.

¿Cuánto ahorro de tiempo ha supuesto la implementación de Docuten en vuestros procesos? ¿Y a nivel económico?

Aunque no lo hemos cuantificado, ahora estamos ofreciendo un servicio actual y de calidad, acorde a la gran empresa que somos y eso ha hecho que mejore la visión que se tiene de nuestro departamento de RRHH, además de permitirnos tiempo para desarrollar otras actividades.

¿Cómo se ha realizado la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales? ¿Supone un valor diferencial para vuestros empleados?

Con la formación inicial que se dio por parte de Docuten, fue suficiente para arrancar, posteriormente se hizo la integración con nuestro programa de nóminas y aunque el coste que se nos presupuestó por ambos proveedores era elevado, finalmente dimos el paso.

¿Qué recomendaríais a otras empresas que se encuentran en la situación en la que os encontrabais antes?

Dar el paso a la digitalización si queremos estar a la vanguardia, esto es algo que habrá que hacer más pronto que tarde, son muchos los beneficios y el tren lo perderemos si no somos capaces de dar el paso.