Arenal, del grupo Sonae, confía en Docuten para la firma digital de sus documentos

Arenal Perfumerías, fundada en 1976, cuenta con más de 43 tiendas físicas y más de 800 empleados. La empresa de retail comercializa productos de perfumería, maquillaje y cosmética, y forma parte de Sonae, grupo internacional con base en Portugal. Desde 2019 confían en Docuten para la digitalización de sus procesos administrativos de firma electrónica digital.

Gracias a Docuten, en Arenal pueden enviar sus documentos laborales digitalmente y a distancia, de forma fácil, segura y legal.

Cuál era su situación

Antes de comenzar su proceso de digitalización, Arenal contaba con unos procesos poco digitalizados, y el crecimiento de la compañía, como ellos mismo afirman, les “obligó a optimizar todos nuestros procesos, y lógicamente en esta materia no podíamos andar con un volumen tan alto de papeleo”. Además, la alta tasa de contratación dificultaba la firma de documentación cuando los trabajadores se encontraban en otras comunidades autónomas.

Caso de uso

En Arenal hacen uso de Docuten para la firma electrónica digital de toda su documentación laboral y de PRL, firma electrónica de contratos, ampliaciones y reducciones de jornada, así como formaciones.

Para la firma de documentación, en Arenal hacen uso de la firma con OTP (One-Time Password), un código de un solo uso con el que sus trabajadores pueden firmar sus documentos en cuestión de segundos desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, un smartphone o una tablet.

La compañía ya había comenzado previamente su digitalización con otra empresa, sin embargo, nos cuentan que “después de estar un año con otra plataforma de firma digital y no tener un grado de satisfacción óptimo, optamos por Docuten por alguna referencia favorable y porque en la presentación de la misma nos parecía la más adecuada”.

Beneficios obtenidos con Docuten

Para Arenal, los beneficios que más han destacado de la digitalización son la operatividad, la agilidad en la gestión y la confidencialidad.

En cuanto a la acogida de la herramienta por sus empleados, destacan que la transición interna entre los procesos tradicionales y los nuevos métodos digitales se realizó “sin ningún inconveniente destacable”, ya que “la sociedad actual en general está familiarizada y a favor de estos métodos” digitales.

En la parte administrativa, desde Arenal destacan que han notado una gran mejoría en “la rapidez en los procesos, eliminación de papel para una mayor confidencialidad, y la seguridad”, entre otros. Además, la implementación de Docuten supuso un gran ahorro de tiempo.

Durante los meses de confinamiento debido al COVID-19, la plataforma de Docuten permitió a Arenal una gestión telemática de los procesos administrativos de la empresa, destacando que les ayudó “bastante, por la cantidad de documentos que tuvimos que firmar por los ERTE en una situación difícil en cuanto a la movilidad de las personas”. En concreto, el uso que hicieron de la plataforma llegó a multiplicarse x9 en los meses de marzo, abril y junio.

Además, durante los meses de confinamiento, su actividad en la plataforma se incrementó y pudieron descubrir nuevas posibilidades que no habían contemplado hasta el momento.

Cómo podemos ayudarte

Docuten ayuda a sus clientes a convertirse en empresas sin papel gracias a la digitalización completa de sus procesos administrativos, como la firma electrónica de contratos y la emisión y recepción de factura electrónica.

Hoy en día, la digitalización de procesos está al alcance de cualquier empresa. Existen múltiples beneficios derivados de la digitalización de procesos, entre otros:

• Eficiencia. Eliminar el trabajo administrativo manual, que consume demasiado tiempo, agiliza los flujos de trabajo de los empleados, aumenta la productividad y ayuda a evitar errores. Por ejemplo, con la firma electrónica digital como la firma OTP (One-Time Password), podrás agilizar de forma sencilla la eficiencia en la firma de contratos.
• Ahorro de costes. La digitalización ahorra tiempo y dinero a las empresas: la reducción de papel en las empresas significa no más gastos de impresión, envío y almacenamiento. Por ejemplo, supone un ahorro muy elevado tanto al recibir como al emitir facturas electrónicas.
• Respeto por el medio ambiente. La digitalización permite la reducción de papel en las empresas de forma significativa, haciendo que las empresas sean más sostenibles.
• Seguridad y legalidad. Las transacciones digitales con Docuten brindan mayor seguridad y cumplen con las regulaciones legales en la UE y en todo el mundo. Por ejemplo, la firma electrónica digital es plenamente segura para firmar cualquier tipo de documento, tanto laborales como mercantiles.

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