Automatización de los procesos administrativos en empresas del sector de la automoción en España

En estos últimos años, la pandemia de Covid-19 ha acelerado la digitalización de muchos sectores. Las empresas del sector de la automoción en España, y los concesionarios en particular, no han sido una excepción.

Los concesionarios españoles se han ido modernizando, y han ido comenzando sus procesos de transformación digital. Con el objetivo de paliar la reducción del tráfico de exposición que se ha producido en los últimos años, han tenido que llevar a cabo distintas inversiones en este sentido.

La digitalización de los concesionarios no solo permite mitigar la reducción de compradores que acuden presencialmente al concesionario, mejorando sus páginas web para complacer la demanda de compradores más digitales, sino que va mucho más allá.

La automatización de procesos administrativos permite una mayor eficiencia, ayudando a los concesionarios a mejorar la percepción que muchos clientes, más digitales, tienen del servicio ofrecido y de la marca. Además, la reducción de costes económicos, de tiempo de gestión o la mayor organización, junto con la mejora de la atención al cliente, son beneficios importantes de esta transformación digital.

Estos son algunos de los casos que se pueden ver beneficiados de la digitalización de los procesos administrativos en las empresas del sector de la automoción en España. Te contamos cuáles son estos casos y cómo mejorar estos procesos administrativos.

Departamento de ventas

Venta online

Con el crecimiento de las ventas online, es necesario emplear herramientas que permitan firmar los contratos y toda la documentación necesaria con los clientes de forma segura y fácil. Una herramienta de firma digital para empresas permite firmar toda esta documentación con el cliente de manera totalmente digital, sin necesidad de acudir presencialmente al concesionario. Estos son solo algunos ejemplos de toda la documentación que puedes firmar online:

• Firma de la oferta
• Firma del contrato de venta
• Mandatos SEPA
• Documentación de matriculación
• Garantías
• Albaranes de entrega
• Cualquier tipo de documento adicional

Tasación de vehículo

Conocer el precio de un coche en el mercado a través de su tasación es un proceso de lo más habitual. La documentación relativa a la tasación de vehículos de forma digital puede hacerse mediante un formulario. Este se cubre, pudiendo editar el documento en el último momento antes de la firma.

LOPD

La documentación sobre Protección de Datos podrá ser igualmente firmada de forma digital, legal y segura. Así garantizas al cliente la total confidencialidad y protección de sus datos, sin posibilidad de perder ningún documento importante. Toda la documentación se mantienen organizada en una plataforma a la que se tiene acceso instantáneo.

Departamento de taller

Recepción de vehículos

Cuando se entrega un vehículo en el talle también es necesario firmar documentación fundamental, como la propia recepción del vehículo. Este proceso puede gestionarse de manera digital.

Por ejemplo, en el momento de la entrega, se cubre un formulario en el que se detalla en el acto cualquier aspecto del vehículo antes de firmar su recepción. Esto puede hacerse a través de la firma en una tablet gracias a la firma biométrica.

En cualquiera de estos casos, conseguiremos un ahorro de tiempo de gestión, un aumento de la eficiencia evitando pérdidas de albaranes o almacenamiento de actas de recogida. Además, también conseguirás mejorar la atención al cliente.

Gestión de facturas

Automatización de recepción de facturas electrónicas

Una de las principales ventajas de la digitalización es la automatización de los procesos administrativos. Esas tareas que hasta ahora se hacían de forma manual, dedicando personal, esfuerzo y tiempo, pueden verse gestionadas de forma automática. De esta forma, los empleados pueden dedicar su tiempo en tareas de mayor valor para la empresa. Por ejemplo, dedicarse en mayor medida a la venta y la atención al cliente.

Gestionar las facturas electrónicas online es mucho más cómodo y seguro que hacerlo en papel.

Muchos concesionarios ya reciben algunas de las facturas directamente de los fabricantes, a través de un ERP, pero todavía hay algunas facturas que siguen llegando en papel o PDF. Un portal de proveedores puede ser la solución perfecta para almacenar y recibir todas las facturas de proveedores de forma automática.

¿Cómo funciona? Los proveedores tienen acceso directo a una plataforma a través de la cual se reciben las facturas y se almacenan automáticamente, o se indexan en tu ERP. También contamos con otras soluciones como estar conectados con los canales Peppol y FACeB2B, o un lector OCR que extrae la información de las facturas. 

La solución perfecta para la digitalización y automatización de procesos administrativos

Como decíamos, las empresas del sector de la automoción en España, y los concesionarios en especial, tienen muchos aspectos en los que apoyarse para mejorar sus procesos.

Docuten puede ser la herramienta perfecta para ayudar en el proceso de transformación digital y modernización de los procesos administrativos para estas empresas. Nuestras soluciones de firma digital para empresas, firma laboral, así como de emisión y recepción de factura, ya han ayudado a muchos clientes del sector, como Northgate, GAM, Alquiber o Autorola.

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