¿Cuánto tiempo estás invirtiendo en gestionar los pedidos de tu empresa? ¿Y en cotejar su contenido con el de las facturas recibidas?
Rocío Soto
En el contexto empresarial actual, la eficiencia y la precisión en la gestión de documentos son cruciales. Sin embargo, la gestión manual de pedidos y facturas puede ser un proceso tedioso y propenso a errores e ineficiencias, generando demoras, costos adicionales y frustración tanto para tu equipo como para tus clientes.
Por tanto, las empresas que no optimizan estos procesos, pueden enfrentarse a problemas como facturas incorrectas, pedidos no verificados y una mayor carga administrativa.
¿Sabías que Docuten puede cotejar automáticamente el contenido de una factura con la información de un pedido?
¡Así es! Automatizar el cotejo entre factura y datos de pedido eficientará todo el proceso, ahorrando tiempo y recursos invertidos en esta tarea, así como eliminando errores humanos.
🧑💻 Centralización de la documentación: cotejo entre factura y datos de pedido
Docuten, software de digitalización administrativa, te permite gestionar en una misma plataforma la firma digital de tus documentos (albaranes, pedidos…) y la recepción y emisión de facturas de forma electrónica.
Precisamente, el hecho de disponer toda la documentación en un mismo lugar, facilita la localización de la misma, y la propia comprobación y validación de documentación relacionada, como puede ser el caso de una factura y un pedido.
Todo ello sin necesidad de contratar a varios proveedores, lo que conduce a ineficiencias, desperdicio de tiempo, recursos y aumento de riesgos.
🧐 ¿Cómo cotejamos los datos de las facturas con la información de los pedidos?
Pongámonos en situación:
- Envío del pedido a firmar.
En primer lugar, el cliente envía a firmar el pedido a través de Docuten para que este sea firmado por él mismo y por el proveedor.
Recomendaciones de tipología de firma:
- Cliente: firma automática
- Proveedor: firma OTP
- Actualización del estado del pedido.
Tras haber sido firmado por ambas partes y quedar registrado como tal en el ERP del cliente, al proveedor se le comunica de forma automática que ya puede proceder a enviar su factura, en la cual ha de indicar el número de pedido firmado previamente.
- Envío y recepción de la factura.
El proveedor envía la factura a través de alguno de los canales habilitados por Docuten (envío por correo, portal de proveedores, FACeB2B o PEPPOL) para que esta sea recibida por su cliente.
- Validación de la factura.
Tras recibir la factura, de forma automática Docuten comprueba si esta tiene número de pedido y si este se corresponde a algún pedido firmado entre ese proveedor y cliente (validación a través de los CIFs de las partes).
Si las validaciones se superan, la factura se registra de forma correcta en Docuten y el cliente puede proceder a tramitarla. En caso contrario, si alguna validación es incorrecta, la factura se rechaza de forma automática. En ese momento al proveedor se le notifica el motivo de dicho rechazo para que pueda volver a enviar la factura con los datos correctos.
*Esta comprobación solo es posible si el cliente ha contratado tanto la solución de firma digital como la de facturación electrónica.
Veamos un ejemplo 👇
Una compañía gestiona los pedidos y la recepción de facturas electrónicas con Docuten.
Así, cuando recibimos una factura, Docuten extrae el número de pedido de dicha factura, y comprobamos si previamente el cliente ha firmado ese pedido y si se corresponde al mismo proveedor.
Si los datos cotejados entre pedido y factura son correctos → la factura se deposita en la cuenta del cliente para que pueda tramitarla.
Si los datos no son correctos → la factura se rechaza
Si el pedido no está firmado → la factura se rechaza
Veamos otro ejemplo 👇
Otro ejemplo incluye empresas que no solo registran pedidos, sino que también integran en los metadatos de la factura la información necesaria tanto del pedido como de las personas que deben validar la factura entrante que corresponda a ese pedido.
Así, cuando un proveedor envía una factura a nuestro cliente, extraemos el número de pedido y el proveedor y cotejamos si corresponde con algún pedido firmado previamente.
Si los datos entre pedido y factura son correctos → desde Docuten creamos un flujo de aprobación con las personas que deben validar dicha factura.
Si los datos no son correctos → la factura se rechaza
Si el pedido no está firmado → la factura se rechaza
¿Qué son los flujos de aprobación?
💡 Ventajas de la validación y cotejo entre factura y datos de pedido
- Reducción de errores humanos: Automatizar la verificación de facturas reduce significativamente los errores humanos que pueden ocurrir al ingresar datos manualmente.
- Aumento de la eficiencia operativa: Al minimizar el tiempo dedicado a revisar y aprobar documentos, los empleados pueden concentrarse en tareas más productivas.
- Tiempo de procesamiento: Tradicionalmente, la verificación puede tomar días, mientras que con Docuten se realiza en tiempo real.
- Costos operativos: La gestión manual implica mayores costes laborales y de tiempo, mientras que la automatización reduce significativamente estos costes.
🤔 ¿Quieres saber más sobre el cotejo entre factura y datos de pedido?
Docuten no solo simplifica y asegura la gestión de documentos y facturas electrónicas, sino que también optimiza los procesos administrativos, permitiendo a las empresas centrarse en su crecimiento y desarrollo.
Contacta con nuestro equipo si quieres saber más sobre la integración de firma digital y facturación electrónica en los procesos administrativos de tu compañía.
