Cómo digitalizar la carta de porte o albarán de entrega
Rocío Soto
La digitalización de los procesos logísticos y de transporte son una muestra de la innovación tecnológica que se está instaurando en las diferentes áreas productivas.
En este contexto, las empresas logísticas y de transporte están en condiciones de aprovechar las nuevas tecnologías a su favor: una apuesta clara por la eficacia y el cumplimiento de la legislación.
La carta de porte electrónica (e-CMR) es uno de los primeros pasos para la digitalización del transporte. Su importancia es tal que el Convenio del e-CMR ya es una realidad, con validez en 29 países, entre los que se encuentra España.
🧐 ¿Qué es una carta de porte?
La carta de porte o albarán de entrega es el documento que formaliza un contrato de transporte de mercancías por carretera. Es un documento probatorio de las condiciones del contrato y de la recepción de la mercancía por el transportista.
Funciones de la carta de porte
- Contrato: Cumple la función de un contrato entre el remitente y el transportista, definiendo los términos y condiciones del transporte. Estos términos pueden abarcar los servicios ofrecidos, las responsabilidades de ambas partes y los plazos de entrega.
- Recibo de mercancías: La carta de porte actúa como un comprobante de las mercancías entregadas al transportista, siendo evidencia de que este ha recibido la carga y se compromete a entregarla al destinatario.
- Prueba de propiedad: En ciertas situaciones, la carta de porte puede ser utilizada como prueba de propiedad de las mercancías. El destinatario puede presentarla como evidencia de su derecho a recibir y reclamar la carga.
- Documento aduanero: Las autoridades aduaneras emplean la carta de porte para verificar y supervisar el transporte de mercancías a través de las fronteras, pudiendo ser requerida en el proceso de despacho aduanero y en la determinación de los impuestos y aranceles aplicables.
⚖️ Obligatoriedad de formalizar la carta de porte
La carta de porte es un documento aprobado por la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa. El convenio CMR se firmó en Ginebra (Suiza) el 19 de mayo de 1956 entró en vigor el 2 de julio de 1961 y España se adhirió al Convenio CMR el 12 de septiembre de 1973.
👉 Con el nuevo Real Decreto Ley 14/2022 se añade un artículo 10bis en la Ley 15/2009, de 11 de noviembre, del contrato de transporte terrestre de mercancías, y vienen a introducir la obligatoriedad de formalizar una carta de porte con el transportista efectivo, siempre y cuando se den unas determinadas circunstancias, y cumpliendo unos requisitos en contenido y forma que veremos más adelante.
Carta de porte ≠ Contrato de transporte → la carta de porte tendrá efecto probatorio de la existencia de un contrato de transporte, por lo que son dos documentos totalmente diferentes.
✍️ Gestión analógica de las cartas de porte: problemas vinculados
- Carga administrativa y papeleo: expedición de diferentes ejemplares y múltiples firmantes y personas implicadas.
- Retrasos en la facturación a clientes por extravío de documentación o mezcla de la misma de diferentes transportes, y dificultad para disponer de toda la documentación original firmada.
- Retrasos en los pagos a proveedores por la inexistencia de la firma de algunas de las partes, por datos obligatorios sin cumplimentar o por no disponer del documento original firmado.
- Almacenamiento en físico.
🧑💻 La carta de porte electrónica: qué es y en qué consiste
La carta de porte es un documento que depende tanto de los transportistas como de sus clientes. Por ende, es responsabilidad de ambos que toda la documentación esté en orden.
Sin embargo, las actividades logísticas y de transporte no entienden de tiempos, y no siempre dejan tiempo para realizar las comprobaciones pertinentes. Aquí entra en juego la digitalización de la carta de porte.
La carta de porte electrónica, es una versión electrónica de la carta de porte física. Su objetivo es simplificar y acelerar los procesos de transporte, eliminando la necesidad de utilizar documentos en papel y, en consecuencia, reduciendo la carga administrativa y los costos. Fue aprobada por el Convenio CMR aprobado en Ginebra el 20 de febrero de 2008, rectificado en el BOE 14 Junio 2011 por España.
💡 Para que el albarán de entrega o carta de porte electrónica sea válida, es necesario que se utilice una firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. La firma digital es una herramienta clave en la autenticación de documentos electrónicos, ya que garantiza la identidad de la persona que firma el documento, así como la propia integridad del contenido del documento.
✅ Ventajas de la digitalización de la carta de porte y otros procesos logísticos
- Reducción de costes
Eliminando la gestión en papel, reducimos los gastos asociados como la impresión de las diferentes copias, la distribución física de los documentos y su almacenamiento.
- Evitar retrasos en la facturación
Evita extravíos y pérdida de documentación (y los costes adicionales asociados si esto ocurre).
- Almacenamiento en la nube
Como PCSC, almacenamos la documentación durante, mínimo, 5 años, por lo que cumplimos con creces la normativa de guardar la parta de porte durante un año.
Además, podrás acceder a la documentación cuando y donde quieras.
- Trazabilidad y seguimiento en tiempo real
Firmar digitalmente la carta de porte, permite un registro digital detallado de la ubicación y el estado de la carga, lo que mejora la trazabilidad y facilita la resolución de problemas en caso de incidencias.
- Garantizamos el máximo grado de seguridad: inalterabilidad y autenticidad del documento
El uso de firmas digitales y autenticación asegura la integridad de los documentos y reduce el riesgo de falsificación o manipulación.
- Cumplimiento normativo y legal
Utilizar un formato electrónico aceptado internacionalmente facilita el cumplimiento de las regulaciones y estándares internacionales, como el Convenio CMR y los requisitos aduaneros.
- Cumplimentar correctamente los documentos
La digitalización de la carta de porte asegura la correcta cumplimentación de datos y facilita la verificación de los mismos, ya que contamos con una opción de validación de datos para alertar la falta de datos o errores.
- Sostenibilidad medioambiental
Al eliminar el uso de papel y reducir los desplazamientos físicos de documentos, la carta de porte online contribuye a la reducción del consumo de recursos naturales y de las emisiones de carbono.
✍️ ¿Quién debe firmar la carta de porte? ¿Qué nivel de firma recomendamos?
Es importante que todas las partes involucradas en el transporte de la mercancía firmen la carta de porte para garantizar que se ha cumplido con los términos y condiciones de transporte y para evitar problemas o disputas en un futuro.
- El remitente: es la persona o empresa que envía la mercancía. Debe firmar la carta de porte para confirmar que ha entregado la mercancía al transportista y para autorizar el transporte.
- El transportista: es la empresa o persona que se encarga de llevar la mercancía de un lugar a otro. Su firma certifica que ha recibido la mercancía del remitente y acepta la responsabilidad de entregarla al destinatario.
- El destinatario: la persona o empresa que recibe la mercancía. Debe firmar la carta de porte para confirmar que ha recibido la mercancía y para confirmar su estado en el momento de la entrega.
¿Qué tipología de firma recomendamos?
El eIDAS, marco regulatorio relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas, recoge diferentes tipologías de firma: simple, avanzada y cualificada.
Por parte de Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, contamos con los mismos niveles de firma y recomendamos el uso de firma electrónica avanzada para la firma de la carta de porte electrónica.
🔍 ¿Cómo es el proceso de firma de una carta de porte electrónica?
1️⃣ El remitente crea un documento base de la carta de porte en un pdf editable.
2️⃣ Sube el documento a Docuten y lo guarda como Fast Templates.
Al ser un documento recurrente, el documento editable de la carta se guarda en “documentos pendientes de firma” para que la podamos usar siempre que queramos.
3️⃣ El remitente envía la carta de porte a firmar a diferentes destinatarios con diferentes tipologías de firma:
- Firma automática: el remitente podrá firmar las cartas de porte con firma automática, es decir, de forma automática y desasistida, sin que una persona física deba intervenir para poder firmar. Para el uso de esta firma es necesario subir previamente a la plataforma de Docuten el certificado digital que, normalmente, es el sello de empresa.
- Firma biométrica: tanto el transportista como el destinatario usarán firma biométrica. Este tipo de firma permite la firma digital de documentos mediante la rúbrica manuscrita sobre un dispositivo con pantalla táctil, como una tablet o un smartphone, con capacidad para registrar la información biométrica del firmante.
*Ambas tipologías identifican al firmante de forma inequívoca y garantizan la integridad del contenido del documento.
4️⃣ El transportista firma el documento con firma biométrica cuando recoge la mercancía y lleva consigo una tablet con el documento pendiente de firma (dentro de la app de Docuten).
5️⃣ Al entregar la mercancía, el destinatario firma el documento en la tablet con firma biométrica.
6️⃣ Una vez finalizado el proceso de firma, se envía una copia a todas las partes involucradas.
☎️ Transporte 100% paperless: albarán de entrega y carta de porte electrónica
En definitiva, digitalizar la carta de portes y asegurar su integridad con el uso de firma digital mejora a la gestión empresarial, a la relación con los clientes y la competitividad de cada compañía.
Contacta con nuestro equipo para saber más y digitaliza toda la documentación relativa a transporte y logística.
