La digitalización de los procesos logísticos y de transporte son una muestra de la innovación tecnológica que se está instaurando en las diferentes áreas productivas.
En este contexto, las empresas logísticas y de transporte están en condiciones de aprovechar las nuevas tecnologías a su favor: una apuesta clara por la eficacia y el cumplimiento de la legislación.
La carta de porte electrónica (e-CMR) es uno de los primeros pasos para la digitalización del transporte. Su importancia es tal que el Convenio del e-CMR ya es una realidad, con validez en 29 países, entre los que se encuentra España.
🧐 ¿Qué es una carta de porte?
La carta de porte CMR es el documento que formaliza un contrato de transporte de mercancías por carretera. Es un documento probatorio de las condiciones del contrato y de la recepción de la mercancía por el transportista.
⚖️ Obligatoriedad de formalizar la carta de porte
La carta de porte es un documento aprobado por la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa. El convenio CMR se firmó en Ginebra (Suiza) el 19 de mayo de 1956 entró en vigor el 2 de julio de 1961 y España se adhirió al Convenio CMR el 12 de septiembre de 1973.
👉 Con el nuevo Real Decreto Ley 14/2022 se añade un artículo 10bis en la Ley 15/2009, de 11 de noviembre, del contrato de transporte terrestre de mercancías, y vienen a introducir la obligatoriedad de formalizar una carta de porte con el transportista efectivo, siempre y cuando se den unas determinadas circunstancias, y cumpliendo unos requisitos en contenido y forma que veremos más adelante.
Carta de porte ≠ Contrato de transporte → la carta de porte tendrá efecto probatorio de la existencia de un contrato de transporte, por lo que son dos documentos totalmente diferentes.
⚠️ Sanciones impuestas con la nueva normativa
El Real Decreto Ley 14/2022 también modifica la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, la LOTT, para sancionar las infracciones por no contar con carta de porte en los transportes o por haber rellenado mal este documento.
Infracciones graves:
- La no formalización de la carta de porte o del contrato de transporte continuado por escrito, en los supuestos en los que fuera obligatorio. Los responsables son el cargador contractual y el transportista, con una multa de entre 801 a 1.000€.
- La no inclusión de los datos obligatorios tendrá una multa de 1.001 a 2.000€ y, en este caso, se presume que el cargador es el responsable del cumplimiento de esta infracción.
- La no inclusión del precio del transporte en la carta de porte u otros documentos contractuales implica multas de entre 1.001 a 2.000€, siendo los responsables el cargador contractual y el transportista efectivo.
Hay otro tipo de infracciones (muy graves), así como diferentes tipologías de sanciones asociadas: sanciones económicas de importes superior, retención de mercancía y prohibición de operar.
📌 Qué campos debe incluir la carta de porte
Para evitar las sanciones por la no inclusión de datos obligatorios, acudimos al artículo 10bis:
- Nombre o denominación social, NIF y dirección del cargador y, en su caso, del expedidor.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Lugar, fecha y, en su caso, hora de la recepción de la mercancía por el porteador efectivo.
- Lugar, fecha y, en su caso, hora prevista de entrega de la mercancía en destino.
- Nombre y dirección del destinatario.
- Naturaleza y masa de las mercancías *Con matices
- Precio convenido del transporte, que deberá cubrir el total de costes efectivos individuales y que deberán consignar de manera independiente el coste de las labores de carga y descarga si se hubiera acordado su realización.
¿Es obligatorio que el precio del transporte se incluya en la carta de porte? No, siempre y cuando se refleje en otro documento contractual, como el propio contrato.
¿Siempre es obligatorio formalizar una carta de porte? Únicamente cuando el precio del transporte sea superior a 150€.
❌ Gestión analógica de las cartas de porte: carga administrativa que implica
De forma tradicional, las cartas de porte se gestionan manualmente y en físico. Esto da lugar a una alta carga administrativa por la gestión documental que implica.
- Generalmente, se expiden tres ejemplares originales en papel de la carta de porte CMR, lo que genera mucho papeleo:
- El primer ejemplar (rojo) queda en poder del remitente
- El segundo (azul) acompaña a la mercancía y se entrega al destinatario
- El tercero (verde) queda en poder del transportista
- Habitualmente hay un cuarto ejemplar (negro) que también queda en poder del transportista
- Múltiples firmantes y personas involucradas, con las dificultades que ello acarrea: crear diferentes documentos con sus respectivos procesos de firma, almacenamiento en físico de cada uno de ellos por las partes involucradas…
- Gestión y firma manual, con los posibles errores humanos asociados: datos sin cubrir o pérdida de documentación, por ejemplo.
- Almacenamiento físico: por ley, los agentes involucrados deben guardar el documento durante un año, algo que no siempre se cumple al no contar con un gestor documental.
¿Por qué seguir haciéndolo así si podemos digitalizar todo el proceso? Veamos👇
🧑💻 Digitalización de la carta de porte (Carta de porte CMR electrónica o eCMR)
La carta de porte es un documento que depende tanto de los transportistas como de sus clientes. Por ende, es responsabilidad de ambos que toda la documentación esté en orden.
Sin embargo, las actividades logísticas y de transporte no entienden de tiempos, y no siempre dejan tiempo para realizar las comprobaciones pertinentes. Aquí entra en juego la digitalización de la carta de porte.
La carta de porte CMR electrónica, también conocida como e-CMR, es una versión electrónica de la carta de porte física. Su objetivo es simplificar y acelerar los procesos de transporte, eliminando la necesidad de utilizar documentos en papel y, en consecuencia, reduciendo la carga administrativa y los costos. Fue aprobada por el Convenio CMR aprobado en Ginebra el 20 de febrero de 2008, rectificado en el BOE 14 Junio 2011 por España.
💡 Para que el e-CMR o carta de porte electrónica sea válida, es necesario que se utilice una firma digital para garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. La firma digital es una herramienta clave en la autenticación de documentos electrónicos, ya que garantiza la identidad de la persona que firma el documento, así como la propia integridad del contenido del documento.
La firma digital se basa en el uso de técnicas de criptografía y permite que los documentos electrónicos tengan la misma validez legal que los documentos en papel.
✅ Ventajas de la carta de porte CMR electrónica
El eCMR tiene múltiples ventajas frente a la carta de porte en papel. Y aún más si utilizamos una suit de firma digital como Docuten.
- Reducción significativa de tiempo y recursos invertidos en trámites burocráticos y administrativos.
- Facilita la verificación de todos los datos que deben figurar en la carta de porte y, con filtros avanzados, podemos alertar de falta de datos o errores.
- Facilita el tratamiento de la información a lo largo de la cadena de suministro: control y seguimiento en tiempo real.
- Cumplir con la legislación: evitamos sanciones administrativas.
- Posibilidad de crear plantillas para agilizar el trabajo.
- Incluir múltiples destinatarios en un mismo proceso de firma, además de poder usar diferentes tipologías de firma.
- Guardamos la documentación durante, mínimo, 5 años, por lo que cumplimos la regulación de guardar la carta de portes durante un año con creces.
- Evita pérdidas o deterioro de documentos.
- Acceso cuando y donde quieras: se pueden consultar todos los e-CMR desde la plataforma en segundos.
- Posibilidad de adjuntar albaranes y anexos al e-CMR en el mismo proceso de firma.
✍️ ¿Quién debe firmar la carta de porte? ¿Qué nivel de firma recomendamos?
Es importante que todas las partes involucradas en el transporte de la mercancía firmen la carta de porte para garantizar que se ha cumplido con los términos y condiciones de transporte y para evitar problemas o disputas en un futuro.
- El remitente: es la persona o empresa que envía la mercancía. Debe firmar la carta de porte para confirmar que ha entregado la mercancía al transportista y para autorizar el transporte.
- El transportista: es la empresa o persona que se encarga de llevar la mercancía de un lugar a otro. Su firma certifica que ha recibido la mercancía del remitente y acepta la responsabilidad de entregarla al destinatario.
- El destinatario: la persona o empresa que recibe la mercancía. Debe firmar la carta de porte para confirmar que ha recibido la mercancía y para confirmar su estado en el momento de la entrega.
¿Qué tipología de firma recomendamos?
El eIDAS, marco regulatorio relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas, recoge diferentes tipologías de firma: simple, avanzada y cualificada.
Por parte de Docuten, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza, contamos con los mismos niveles de firma y recomendamos el uso de firma electrónica avanzada para la firma de eCMR.
🔍 ¿Cómo es el proceso de firma de una carta de porte CMR?
1️⃣ El remitente crea un documento base de la carta de porte en un pdf editable.
2️⃣ Sube el documento a Docuten y lo guarda como Fast Templates.
Al ser un documento recurrente, el documento editable de la carta se guarda en “documentos pendientes de firma” para que la podamos usar siempre que queramos.
3️⃣ El remitente envía la carta de porte a firmar a diferentes destinatarios con diferentes tipologías de firma:
- Firma automática: el remitente podrá firmar las cartas de porte con firma automática, es decir, de forma automática y desasistida, sin que una persona física deba intervenir para poder firmar. Para el uso de esta firma es necesario subir previamente a la plataforma de Docuten el certificado digital que, normalmente, es el sello de empresa.
- Firma biométrica: tanto el transportista como el destinatario usarán firma biométrica. Este tipo de firma permite la firma digital de documentos mediante la rúbrica manuscrita sobre un dispositivo con pantalla táctil, como una tablet o un smartphone, con capacidad para registrar la información biométrica del firmante.
*Ambas tipologías identifican al firmante de forma inequívoca y garantizan la integridad del contenido del documento.
4️⃣ El transportista firma el documento con firma biométrica cuando recoge la mercancía y lleva consigo una tablet con el documento pendiente de firma (dentro de la app de Docuten).
5️⃣ Al entregar la mercancía, el destinatario firma el documento en la tablet con firma biométrica.
6️⃣ Una vez finalizado el proceso de firma, se envía una copia a todas las partes involucradas.
☎️ Transporte 100% paperless
En definitiva, digitalizar la carta de portes y asegurar su integridad con el uso de firma digital mejora a la gestión empresarial, a la relación con los clientes y la competitividad de cada compañía.
Contacta con nuestro equipo para saber más y digitaliza toda la documentación relativa a transporte y logística.
