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atencionalcliente@docuten.com + 34 981 269 685Factura eléctrónica
Información general
1º Dirígete a la parte superior izquierda del menú lateral.
2º Pincha en el menú desplegable «Mis datos».
3º Al desplegarse el submenú, pincha en «Mi empresa».
4º Dentro de «Mi empresa» se abrirán varios campos con los datos rellenados para la correcta información de las facturas. Modifica estos datos según necesites y haz clic en Guardar.
Dependiendo a quién vayas a emitir tus facturas (sector público o privado) y de sus preferencias concretas, debes de elegir el formato de la factura.
El formato de la factura puede ser:
– Facturae v3.2 y v3.1: Formato estándar para facturar a la Administración pública. Documento XML que sigue la estructura fijada por el Ministerio de Industria. Incluye firma electrónica para garantizar autenticidad e integridad de la misma.
– PDF firmado: Formato típicamente usado para la facturación a privado.
– Factura en papel: Formato para imprimir desde tu ordenador y entregarla en mano.
– Facturae (v3.2.2). Por el momento, solo soportamos este formato para envíos a través de FACeB2B. En el futuro permitiremos el uso del Facturae 3.2.2 a través de otros canales de envío.
Haz clic en «Ver más» para conocer cómo modificar el formato de envío en Docuten.
El canal por el cual debes de emitir tu facturae te lo debe indicar tu cliente. Si tu cliente es público, haz clic para «Ver más» y te explicamos qué datos te debe proporcionar.
En Docuten puedes programar la creación de facturas electrónicas periódicas para que se emitan solas en el período de facturación elegido.
El sistema también te va a permitir decidir si la factura queda (o no) configurada en borradores antes de cada envío.
Podrás crear facturas periódicas desde el menú lateral, en «Mis facturas» > «Facturas periódicas».
Haz clic en «Ver más» para conocer el paso a paso con capturas de la plataforma.
Las facturas poseen un estado dentro de su correcta tramitación. Desde Docuten puedes seguir todos los estados tanto de tu factura, haya sido emitida a cliente público o a privado.
Existen estados propios del envío a público y del envío a privado: enviada, recibida, abierta, pagada, cobrada, etc.
Haz clic en «Ver más» para conocer todos los posibles estados y qué significa cada uno.
En el listado de Facturas –ya sean enviadas o recibidas–, podrás ver un resumen de cada factura, donde se indica el estado actual de la misma.
La factura rectificativa se emite para corregir una factura ordinaria. Por ello, es obligatorio añadir la información relativa a la factura que se rectifica y los datos sobre el motivo de la rectificación.
Para iniciar una factura rectificativa debes seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar “Nueva factura” en el menú lateral.
2. Marcar el campo de factura rectificativa.
3. Rellenar los campos obligatorios para que esta se emita de manera correcta.
Puedes ver el historial de tramitación de cada factura enviada. Para esto, tendrás que dirigirte a la factura en cuestión y hacer clic en “Ver historia”, en la esquina superior derecha.
Tus facturas están guardadas de forma totalmente segura y respaldadas por copias de seguridad. Los accesos a tu cuenta se realizan de manera segura mediante conexiones SSL cifradas.
Para introducir los datos de tus clientes en la plataforma:
Entra en tu cuenta de Docuten, accede al apartado de «Administrar» en el menú lateral y selecciona «Clientes».
Un facturae tiene que ir firmado obligatoriamente. En Docuten podrás hacerlo mediante la firma delegada.
El DIR3 son tres códigos alfanuméricos necesarios para el correcto envío de las facturas electrónicas a una Administración Pública. El DIR3 es el Directorio de Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las Administraciones Públicas (AAPP). La información que aporta el DIR3 corresponde a la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Estos tres códigos son obligatorios para emitir un facturae.
Si tu cliente es la Administración Pública, debes de preguntar a qué Punto General de Entrada (PGE) de facturas están adheridos y cuáles son sus códigos DIR3. Ver ¿Qué son los códigos DIR3?
Los pasos a seguir para enviar una factura a la Administración Pública son los mismos que para un cliente privado, solo debes indicar a mayores lo siguiente en las preferencias de emisión de tu cliente:
1. El PGE con el que trabaja tu cliente en el método de envío. Lo que conocemos como PGE, es el Punto General de Entrada utilizado por la Administración Pública para la recepción de facturas.
2. Cuál es el tipo de facturae, que en este caso será el formato v 3.2.
Crear una factura electrónica a través de la plataforma Docuten es muy sencillo:
1. A continuación, añade los datos de tu cliente, a través de «Administrar > Clientes».
2. Haz clic en el botón de «Nueva factura» situado en el menú lateral. Si tienes más de un cliente creado, se te solicitará que primero selecciones el cliente de dicha factura.
3. Rellena los campos requeridos por la nueva factura, siendo los campos obligatorios aquellos indicados con un asterisco rojo.
Una vez rellenados los campos obligatorios, sigue las indicaciones de la plataforma. Revisa los posibles errores cometidos haciendo clic en «Comprobar errores». Una vez hecho, haz clic en «Guardar». La factura se guardará como borrador en la carpeta de «Facturas pendientes de enviar». Desde ahí, haz clic en «Enviar» y tu factura se enviará a su destinatario en el formato requerido.
Haz clic en Ver más para ver el paso a paso con capturas de la plataforma.
La firma delegada es un tipo de firma en el que se autoriza a un tercero a firmar digitalmente por el firmante original.
Docuten ofrece al cliente la posibilidad de autorizar a la plataforma a firmar sus facturas digitalmente. De esta manera, la factura será firmada por un certificado expedido por la Autoridad de Certificación a Docuten.
Haz clic en Ver más para conocer el detalle.
FACeB2B
Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:
ESNIF_EMPRESA0000
En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:
El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?
Es una plataforma de distribución de facturas electrónicas para la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas del Sector Público.
La obligatoriedad comenzó el 1 de julio del 2018. Esta afecta a todas las facturas emitidas por proveedores de contratistas de la administración posteriormente de dicha fecha, en aquellos contratos firmados después del 1 de marzo, fecha de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
El envío y la recepción de las facturas se tiene que realizar a través de un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten, ya que no existe un portal web propio del Ministerio que permita remitir las facturas, recibirlas o gestionar los estados.
El DIRe es un código alfanumérico que identifica de forma única a cada empresa receptora de facturas y a cada Empresa de Servicios de Facturación (ESF). Su estructura es la siguiente:
– Código de país en la codificación ISO3166-1 alfa 2 país.
– NIF de la entidad.
– Código de 4 dígitos formado por números y consonantes.
Esta obligación afecta a todas las facturas emitidas después del 1 de julio del 2018 por proveedores de contratistas de la administración, siempre que sean contratos firmados después del 1 de Marzo, momento de entrada en vigor de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
El DIRe es un sistema similar a la codificación DIR3. Esta última está exclusivamente dirigida a codificar en un repositorio común las unidades de las Administraciones Públicas. Sin embargo, la codificación DIRe está enfocada a entidades privadas y/o a entidades públicas que puedan actuar bajo el derecho privado.
Lo único que hace falta para enviar facturas a través de FACeB2B es usar un servicio de facturación electrónica de una Empresa de Servicios de Facturación (ESF), como es el caso de Docuten.
La empresa receptora de facturas debe darse de alta en el Directorio de Entidades (DIRe) para, posteriormente, darse de alta en FACeB2B. Finalmente debe autorizar a una Empresa de Servicios de Facturación (ESF) a conectarse en su nombre a FACeB2B para descargarse las facturas que lleguen dirigidas a sus unidades DIRe.
Haz clic en «Ver más» para ver un vídeo del proceso paso a paso.
Para poder emitir una factura a FACeB2B, deberás indicar el DIRe en las preferencias de emisión de tu cliente.
Haz clic en «Ver más».
El formato de factura electrónica admitido por FACeB2B es facturae (XML) en las versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, con una extensión específica para las facturas emitidas a través de esta plataforma.
Recepción factura
La recepción electrónica de facturas de Docuten te permite recibir, a través de una única plataforma y por diferentes medios, las distintas facturas electrónicas emitidas por tus proveedores. Elimina todo el papeleo, ahorra tiempo en la gestión manual de datos en tus sistemas y gestiona tus facturas de manera fácil y sencilla.
Un workflow de aprobación consiste en establecer una cadena de participantes, normalmente trabajadores internos de la compañía, para que, dependiendo del orden de prioridad que se les establezca, sean los responsables de validar o invalidar las facturas recibidas de un proveedor. Estos workflows de aprobación se desencadenarán en función de las reglas de negocio preestablecidas por la compañía.
Aquí veremos cómo funcionan los cambios de estado para las facturas que se envían en pdf y las que se envían a través del Portal de Proveedores.
Por último, mencionaremos qué ocurre con las notificaciones de estados en caso de que integres Docuten con tu ERP.
Docuten te permite registrar diferentes estados en la recepción de tus facturas, entre los más usados estarían: aceptada, recibida, pendiente de aprobación, en gestión, pagada, etc.
No obstante, cabe destacar que en tu condición de cliente no verás los mismos estados que los que pueden recibir o visualizar tus proveedores. Además, dichos notificaciones de estados también van a depender del canal por el que te envían las facturas tus proveedores,
Las notificaciones más frecuentes corresponden con los estados: aceptada, recibida, rechazada, pagada y procesada. No obstante, te menciono algunas notificaciones extras, por si nos hemos quedado cortos.
Si se da el caso que decides integrar tu ERP con Docuten podrás configurar el envío de las notificaciones para que tus proveedores reciban una notificación por cada cambio de estado de las facturas. Además, por si fuera el caso, podrías configurar (Ad hoc) tu sistema para que tu proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que más te interese.
El lector OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que te permite convertir tus archivos PDF o imágenes, en formato digital con datos editables.
El uso de esta tecnología te permitirá el reconocimiento de caracteres de cualquier tipo de documentos como facturas y albaranes para indexar la información en tus sistemas internos.
Lo que se busca con esta tecnología es la automatización de procesos administrativos que quitan mucho tiempo a tus trabajadores, así como tener un mayor control de tus datos y de la trazabilidad de los mismos.
Si actualmente cuentas con un software empresarial de tipo ERP, CRM o cualquier otro, Docuten te ofrece la posibilidad de integrar la emisión o recepción de tus facturas con tu sistema actual.
Todos sabemos lo tedioso que resulta gestionar las facturas que recibimos de nuestros proveedores, por ello, cuanto más automatizados estén nuestros procesos ¡mucho mejor!
Docuten, te da la posibilidad de establecer checks automáticos para que cuando recibas las facturas de tus proveedores y éstas NO cumplan ciertos parámetros éstas se invaliden de forma automática.
Los checks automáticos más empleados por nuestros clientes son las siguientes:
👉 Si una factura llega duplicada, el sistema lo reconocerá y la devolverá al proveedor indicándole el motivo “rechazada por ser una factura duplicada”
👉 Si los proveedores te hacen llegar documentos que no tienen relación con las facturas, es decir, que no sean la propia factura, pedidos o albaranes, se rechazará automáticamente indicándole el motivo.
👉 Podrás indicar aquellos datos que son imprescindibles para que la factura sea validada: CIF, razón social, fecha y número de la factura, número de pedido o cualquier otra información identificativa para tu equipo.
👉 Podrás establecer un límite de entrada de facturas, de manera que, una vez llegado ese día, se le devolverá al proveedor indicándole el motivo.
Con estas validaciones automáticas consigues ahorrar una enorme cantidad de tiempo, ya que te permite gestionar un gran volumen de facturas.
Gracias a nuestra solución OCR tus proveedores podrán enviar sus facturas en PDF, adjuntarlas por correo electrónico y enviarlas a una cuenta de Docuten específica para ti.
La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las indexará en tus sistemas.
En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo contamos con un equipo dedicado a corregir y procesar manualmente los datos recogidos por el OCR. De esta manera, ayudamos a que el lector lo aprenda para futuras ocasiones.
La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las indexará en tus sistemas.
En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo lo que hacemos es corregir los datos recogidos por el OCR y los procesamos manualmente. De esta manera, ayudamos a que el lector lo aprenda para futuras ocasiones.
Sí. Docuten cuenta con módulos de SAP factura y MS Dynamics (Microsoft factura electrónica).
Lo que buscamos es que la integración con tu ERP sea sencilla y rápida, con la implementación de estos módulos nos aseguramos de que sólo instales y configures las funcionalidades necesarias, sin la necesidad de desarrollar código.
La integración de tu recepción electrónica de facturas SAP puede darse dentro de las soluciones SAP, R/3, HANA y S/4 HANA. Todo con menores costes en tiempo y dinero.
Con MS Dynamics la recepción electrónica de facturas en un mismo punto permitirá mejorar la trazabilidad, el control y la operatividad de los procesos.
Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:
ESNIF_EMPRESA0000
En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:
El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?
