Preguntas frecuentes

La recepción electrónica de facturas de Docuten te permite recibir, a través de una única plataforma y por diferentes medios, las distintas facturas electrónicas emitidas por tus proveedores. Elimina todo el papeleo, ahorra tiempo en la gestión manual de datos en tus sistemas y gestiona tus facturas de manera fácil y sencilla.

Un workflow de aprobación consiste en establecer una cadena de participantes, normalmente trabajadores internos de la compañía, para que, dependiendo del orden de prioridad que se les establezca, sean los responsables de validar o invalidar las facturas recibidas de un proveedor.  Estos workflows de aprobación se desencadenarán en función de las reglas de negocio preestablecidas por la compañía.

Aquí veremos cómo funcionan los cambios de estado para las facturas que se envían en pdf y las que se envían a través del Portal de Proveedores.

Por último, mencionaremos qué ocurre con las notificaciones de estados en caso de que integres Docuten con tu ERP.

Docuten te permite registrar diferentes estados en la recepción de tus facturas, entre los más usados estarían: aceptada, recibida, pendiente de aprobación, en gestión, pagada, etc. 

No obstante, cabe destacar que en tu condición de cliente no verás los mismos estados que los que pueden recibir o visualizar tus proveedores. Además, dichos notificaciones de estados también van a depender del canal por el que te envían las facturas tus proveedores,

Las notificaciones más frecuentes corresponden con los estados: aceptada, recibida, rechazada, pagada y procesada. No obstante, te menciono algunas notificaciones extras, por si nos hemos quedado cortos. 
Si se da el caso que decides integrar tu ERP con Docuten podrás configurar el envío de las notificaciones para que tus proveedores reciban una notificación por cada cambio de estado de las facturas.  Además, por si fuera el caso, podrías configurar (Ad hoc) tu sistema para que tu proveedor reciba una notificación de los cambios de estado que más te interese.

El lector OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que te permite convertir tus archivos PDF o imágenes, en formato digital con datos editables. 

El uso de esta tecnología te permitirá el reconocimiento de caracteres de cualquier tipo de documentos como facturas y albaranes para indexar la información en tus sistemas internos.

Lo que se busca con esta tecnología es la automatización de procesos administrativos que quitan mucho tiempo a tus trabajadores, así como tener un mayor control de tus datos y de la trazabilidad de los mismos.

Si actualmente cuentas con un software empresarial de tipo ERP, CRM o cualquier otro, Docuten te ofrece la posibilidad de integrar la emisión o recepción de tus facturas con tu sistema actual.

Todos sabemos lo tedioso que resulta gestionar las facturas que recibimos de nuestros proveedores, por ello, cuanto más automatizados estén nuestros procesos ¡mucho mejor!

Docuten, te da la posibilidad de establecer checks automáticos para que cuando recibas las facturas de tus proveedores y éstas NO cumplan ciertos parámetros éstas se invaliden de forma automática. 

Los checks automáticos más empleados por nuestros clientes son las siguientes: 

👉 Si una factura llega duplicada, el sistema lo reconocerá y la devolverá al proveedor indicándole el motivo “rechazada por ser una factura duplicada”

👉 Si los proveedores te hacen llegar documentos que no tienen relación con las facturas, es decir, que no sean la propia factura, pedidos o albaranes, se rechazará automáticamente indicándole el motivo.

👉 Podrás indicar aquellos datos que son imprescindibles para que la factura sea validada: CIF, razón social, fecha y número de la factura, número de pedido o cualquier otra información identificativa para tu equipo.

👉 Podrás establecer un límite de entrada de facturas, de manera que, una vez llegado ese día, se le devolverá al proveedor indicándole el motivo.

Con estas validaciones automáticas consigues ahorrar una enorme cantidad de tiempo, ya que te permite gestionar un gran volumen de facturas.

Gracias a nuestra solución OCR tus proveedores podrán enviar sus facturas en PDF, adjuntarlas por correo electrónico y enviarlas a una cuenta de Docuten específica para ti. 

La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las indexará en tus sistemas. 

En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo contamos con un equipo dedicado a corregir y procesar manualmente los datos recogidos por el OCR. De esta manera, ayudamos a que el lector lo aprenda para futuras ocasiones.

La tecnología OCR recogerá y estructurará la información de las facturas y las  indexará en tus sistemas. 

En este punto, si hay facturas poco habituales que requieren un trabajo más exhaustivo lo que hacemos es corregir los datos recogidos por el OCR y los procesamos manualmente. De esta manera, ayudamos a  que el lector lo aprenda para futuras  ocasiones.

Sí. Docuten cuenta con módulos de SAP factura  y MS Dynamics (Microsoft factura electrónica). 

Lo que buscamos es que la integración con tu ERP sea sencilla y rápida, con la implementación de estos módulos nos aseguramos de que sólo instales y configures las funcionalidades necesarias, sin la necesidad de desarrollar código. 

La integración de tu recepción electrónica de facturas SAP puede darse dentro de las soluciones  SAP, R/3, HANA y S/4 HANA. Todo con menores costes en tiempo y dinero.

Con MS Dynamics la recepción electrónica de facturas en un mismo punto permitirá mejorar la trazabilidad, el control y la operatividad de los procesos. 

Si tu proveedor envía sus facturas electrónicas a través del portal de FACeB2B debe tener en cuenta que es obligatorio que indique vuestro código DIRe, por ejemplo:

ESNIF_EMPRESA0000

En Docuten, la recepción de las facturas a través de FACeB2B se registra de la siguiente manera:

El proveedor envía la factura a través de FACeB2B y vosotros al poco tiempo la tenéis disponible en vuestra carpeta de «Facturas Recibidas» -> «Procesadas».
Cuando tengáis la factura en vuestra disposición podéis actualizar su estado y marcarla como rechazada, aceptada, pagada… y Docuten automáticamente enviará un email a tus proveedores notificándoles cada cambio de estado. Por si te interesa, puedes seguir descubriendo nuestras funcionalidades: ¿Qué notificaciones de estados reciben tus proveedores por las facturas que envían?