Commcenter, referente en el sector de las telecomunicaciones, ahorra tiempo y costes con la firma digital de Docuten
Iria Prol
Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse, y bien aprovechadas, pueden ser la clave que diferencie a compañías con procesos ineficientes respecto de otras con procesos ágiles y automatizados.
Este es el caso de nuestro cliente Commcenter, empresa referente del sector de las telecomunicaciones, que ha implementado la firma digital de Docuten en sus procesos de RRHH.
Commcenter es un distribuidor oficial de telecomunicaciones especializado en la comercialización y asesoramiento de productos y servicios de telefonía con más de 150 puntos de venta a nivel nacional y más de 130 comerciales de empresas. La compañía cotiza en el BME Growth, anteriormente conocido como Mercado Alternativo Bursátil (MAB) desde el año 2010.
Dentro su estrategia de crecimiento, la firma digital funciona como una palanca que les permite tener procesos eficientes que redundan en un ahorro de tiempo que el equipo puede dedicar a su core de negocio.
Entrevista con Marta Paniagua del departamento RRHH
- Sabemos que en Commcenter estáis en continuo crecimiento, de hecho, habéis abierto recientemente nuevos puntos de venta. ¿Cómo os ayudan las tecnologías en este sentido?
En procesos de cambio y especialmente en aquellos de crecimiento, la tecnología siempre ayuda y en este caso concreto, con el proceso de firma digital tenemos la seguridad y la tranquilidad de que la documentación se firma en plazo y de forma correcta.
- Cuando empezasteis a buscar un proveedor como nosotros, ¿qué estaba pasando en vuestra compañía para iniciar este camino hacia la digitalización?
La pandemia del Covid en 2020 y el teletrabajo. Somos una empresa grande y aunque ya llevábamos tiempo trabajando y avanzando en la mejora de procesos, a raíz de la pandemia fuimos mucho más conscientes de que no podíamos seguir gestionando como hasta la fecha y no solo por el hecho de no poder gestionar la documentación de manera presencial sino por una cuestión de agilidad, ahorro de costes en tiempo y eliminación al máximo del uso del papel, no solo por costes sino por una cuestión de responsabilidad social.
Contratos de trabajo, documentación inicial de cada incorporación, documentación en prevención y un sinfín de papeleo se nos fue acumulando durante el confinamiento, de manera que cuando volvimos al trabajo, de manera presencial, una cantidad ingente de documentación estaba pendiente de firma. Tuvimos que solventar esta situación de manera urgente y a través de correo electrónico, algo que supuso muchas horas de trabajo, hasta ponerlo todo al día.
Fue a raíz de esto cuando tomamos la firme iniciativa de hacer un cambio y aunque se trababa de algo que ya habíamos puesto en su momento encima de la mesa, la pandemia aceleró el proceso y así hasta el día de hoy.
- ¿Cuáles fueron los principales objetivos que impulsaron la implementación de nuestra solución?
A día de hoy, más de 700 personas trabajamos en Commcenter. Tenemos tiendas y personal de Pymes disperso geográficamente por todo el territorio nacional y todos los meses tenemos nuevas incorporaciones. Esto hace que tengamos un gran volumen de contratos y documentación importante para firmar (protocolo de entrada, documentación de PRL, protección de datos…), documentación muy difícil de gestionar de manera manual, así que nuestro principal objetivo era poder llegar a firmar todo en remoto, de forma segura, rápida y fácil.
- ¿Cuál sería el impacto en tu compañía si no hubieseis resuelto el problema que nosotros solucionamos?
Seguiríamos trabajando como antes de 2020, incurriendo en costes innecesarios, utilizando papel de manera poco responsable, ralentizando el trabajo y asumiendo riegos innecesarios. Concretamente en el departamento de RRHH debemos velar por la seguridad, no solo de la empresa, sino de los trabajadores y trabajadoras que conforman la plantilla y para ello, es muy importante, que la información documental se maneje con agilidad, para que todas las partes dispongamos de ella en plazo y no incurramos en incumplimientos de plazos a nivel legal.
- ¿Cuál es el principal beneficio que experimentasteis, a nivel compañía, después de implementar Docuten?
La rapidez y la seguridad a la hora de tener la documentación firmada, pudiendo firmarse en el mismo día. Si enviamos documentación, por ejemplo, el día 20, ese mismo día está firmada.
El hecho de poder recoger la firma en cuestión de minutos es muy positivo. Esto hace que tengamos toda la documentación en regla y fácilmente localizable en la plataforma.
- ¿Cómo fue la acogida por parte de los trabajadores?
Las personas lo agradecen. Efectivamente, es mucho más fácil el hecho de que te llegue un email, hacer click en un enlace y que recibas un SMS con un código para efectuar la firma, que tener que imprimir la documentación, firmarla en todas las páginas, escanearla, enviarla para recoger la firma… el proceso se dilataba.
Para las personas que reciben la documentación a través de Docuten, el proceso con la firma digital es muy intuitivo y nunca ha habido problemas a la hora de firmar.
- Utilizáis la firma digital para la firma de todo tipo de documentación laboral, ¿podrías indicarnos cómo ha cambiado el proceso desde que empezasteis a trabajar con nosotros?
Durante la pandemia, enviábamos la documentación en PDF por correo, la persona la imprimía, la firmaba y la escaneaba, y una vez devuelto con la firma, lo hacía la persona responsable de la empresa y se enviaba una copia firmada a los trabajadores/as. En todo este proceso había múltiples escaneos e impresiones y era fácil que alguna hoja no estuviese firmada o incluso se traspapelase.
Antes de la pandemia, se imprimía toda la documentación en nuestra sede de A Coruña y se le enviaba de forma original a los trabajadores/as por un servicio de mensajería que teníamos contratado a nivel nacional. Luego lo devolvían firmado por la misma vía, la documentación era firmada por el responsable de la empresa y se le enviaba igualmente la copia firmada a los trabajadores/as por mensajería. En aquel momento la plantilla también era menor, hace 6 o 7 años éramos unos 400/500 trabajadores. En la actualidad, somos casi 700, por lo que el volumen de documentos es mucho mayor.
Ahora el proceso ha cambiado totalmente. Se envía la documentación a firmar directamente al trabajador/a a través de Docuten. En un mismo envío recogemos: el contrato de trabajo, la documentación inicial y toda la documentación relativa a políticas de PRL.
Igualmente, ahora también hacemos el envío del modelo 145 anualmente con la funcionalidad del envío masivo a través de una plantilla pre creada en la plataforma.
Además, desde hace poco también hemos incluido el envío de escritos de cambio de provincia, cambio de jornada, cambios de horario, etc.
- ¿Qué le diríais a otra empresa de vuestro sector que todavía gestiona sus procesos de RRHH de forma tradicional?
Que no pierdan más el tiempo en tareas que se pueden agilizar y sustituir por otras más importantes de cara al negocio, independientemente de la reducción en el uso de papel. A nosotras nos ha permitido poder dedicarnos más a la gestión de las personas, en vez de a la gestión de la documentación de las mismas.
