¿Cómo afecta VeriFactu a la facturación de mi empresa?

En un esfuerzo por combatir el fraude fiscal y fortalecer la confianza de los consumidores, diversos países de la Unión Europea han estado implementando medidas en los últimos tiempos.

En el contexto de la Ley Antifraude, el Gobierno de España ha introducido la implementación de un sistema de emisión de facturas verificables conocido como VeriFactu. El objetivo es que las empresas remitan directamente a Facienda las facturas cuando se emitan.

Aprobación del Reglamento VeriFactu en España

El Real Decreto 1007/2023, publicado el 6 de diciembre de 2023 en el BOE, comúnmente conocido como «Reglamento VeriFactu», es una de las medidas introducidas por la Ley Antifraude. Esta ley obliga a que los programas de gestión, facturación o contabilidad, garanticen en todo momento ciertos aspectos como son la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”.

Así, establece el fin de los sotwares de doble uso, prohibiendo su fabricación, distribución y tenencia. Y obliga a que cumplan una serie de requisitos que recogerá en el reglamento de próxima aprobación.

Asimismo, la ley introduce los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), y que deberán utilizarse por empresas y profesionales a la hora de emitir facturas acordes a la nueva normativa.

Diferenciando conceptos: ¿Qué es SIF y qué es VeriFactu? 

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es una herramienta utilizada por empresas y profesionales que no gestionan sus facturas a mano, para crear y expedir facturas. 

Por otro lado, un sistema VeriFactu se refiere a un sistema especializado en la emisión de facturas que pueden ser verificadas y enviadas a la Agencia Tributaria. 

Los SIF que envíen electrónicamente todas las facturas a la AEAT y cumplan con criterios de integridad, preservación, accesibilidad, legibilidad, seguimiento e inmutabilidad de los registros, se clasifican como sistemas VeriFactu.

Características de VeriFactu

El sistema VeriFactu, o los sistemas de emisión de facturas verificables, tienen como objetivo combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que afectan negativamente a la economía del país, mientras promueven la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad empresarial. Estos sistemas aseguran la confiabilidad y la dificultad de manipulación de las facturas electrónicas.

Cuando una empresa o profesional envía todos sus registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), es esencial documentar este proceso en las propias facturas VeriFactu. Para ello, estas facturas deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Deben asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Código QR: todas las facturas expedidas por sistemas VeriFactu, tendrán que incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura que permita a sus destinatarios identificarla.
• Deben generar, de manera simultánea o inmediatamente anterior a la emisión, un registro de facturación por cada factura expedida y recoger los principales eventos que se produzcan (arranque y parada, actualizaciones, entradas y salidas de usuarios, etc.)
• Deben ser capaces de enviar información de manera continua, segura, precisa, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fiable a la Administración tributaria sobre todos los registros de facturación generados por medios electrónicos.
• Las facturas deben estar encadenadas entre sí. Este encadenamiento, junto con su registro, facilita la verificación de que las facturas y sus datos no han sido modificados después de su presentación.

Los registros deberán ser remitidos de forma inmediata y automatizada a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). De no ser así existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia cuando sean requeridos.

¿Cuándo se implementa VeriFactu?

El Real Decreto 1007/2023, entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE, el 7 de diciembre de 2023. No obstante, debido a la complejidad técnica de las medidas contempladas, se han establecido plazos para que los diferentes involucrados se adapten a los requisitos de la nueva normativa:

• Los obligados tributarios, que incluyen empresas, empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación, deben tener operativos sistemas informáticos ajustados a las especificaciones y requisitos establecidos en el reglamento y su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
• Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben ofrecer soluciones adaptadas en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla el reglamento.

¿A quién afecta?

El «Reglamento VeriFactu» afecta a empresas y autónomos con facturación anual inferior a 6 millones.

Excepciones:

• Empresas que facturan más de 6M anuales, es decir, los obligados al Suministro Inmediato de Información.
• Se consideran particularidades para Canarias, Ceuta y Melilla según su normativa específica. 
• En el caso de los territorios forales del País Vasco y Navarra, este reglamento solo se aplica a los obligados tributarios con domicilio fiscal en territorio común.
• Algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca. 

Entonces, ¿cómo me afecta esta ley?

Una vez entre en vigor, ya no podrás seguir trabajando con tus facturas en formato pdf, ya no cumplen con los requisitos previamente mencionados:

• No están debidamente certificados
• No utilizan formatos estándar para su legibilidad
• No garantizan la integridad de los datos ni la conservación del documento
• Dificultan el acceso de la Agencia Tributaria
• No garantizan trazabilidad

Paralelamente, el reglamento implica la inclusión de un código QR o un código identificativo alfanumérico en todas las facturas, además de que tu software de facturación debe estar capacitado para enviar facturas a la AEAT.  

Datos que VeriFactu envía a Hacienda

• Identificación fiscal (NIF), nombre completo o razón social del emisor y del receptor de la factura (excepto en facturas simplificadas), así como la indicación si la factura fue emitida por un tercero.
• Número y serie de la factura, fecha de emisión, fecha de pago anticipado y especificación de si es una factura completa o simplificada.
• En caso de ser una factura rectificativa o sustitutiva, se proporcionará información sobre las facturas originales rectificadas o sustituidas.
• Detalles de las operaciones realizadas.
• Importes desglosados (base imponible, importe total, retenciones) y los regímenes fiscales aplicados.
• Códigos de identificación del sistema informático y del registro de alta.
• Fecha y hora exactas de generación del registro de facturación.
• Código QR para facilitar la verificación y consulta de la factura.

Una transición sin contratiempos: Prepárate ya para la puesta en marcha de VeriFactu

Aunque la fecha límite para presentar estos documentos ante Hacienda aún no está decidida, es esencial que comiences los preparativos sin demora. 

Pasos previos: 

• Selecciona un proveedor capaz de gestionar una amplia variedad de documentos y formatos electrónicos, como facturas, presupuestos y declaraciones de impuestos, a nivel global. 
• Asegúrate de que el proveedor cumpla con todos tus requisitos de envío, recepción y presentación, manteniendo conexiones con diversas redes y plataformas para simplificar la gestión a través de una solución integral.
• Opta por una solución que se integre fácilmente con tu sistema ERP o de gestión actual, lo que te permitirá centralizar tus operaciones y evitar la duplicación de tareas. 

Cualquier duda, contacta con nuestro equipo para conocer nuestra solución de facturación electrónica y como adaptarte al Reglamento VeriFactu.