¿Cómo afecta VeriFactu a la facturación de mi empresa?

En un esfuerzo por combatir el fraude fiscal y fortalecer la confianza de los consumidores, diversos países de la Unión Europea han estado implementando medidas en los últimos tiempos.

En el contexto de la Ley Antifraude, el Gobierno de España ha introducido la implementación de un sistema de emisión de facturas verificables conocido como VeriFactu. 

Aprobación del Reglamento VeriFactu en España

El Real Decreto 1007/2023, publicado el 6 de diciembre de 2023 en el BOE, comúnmente conocido como «Reglamento VeriFactu», impone la obligación a empresas y profesionales en España de utilizar Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que aseguren la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas. 

Esta normativa busca promover la digitalización en pymes, microempresas y autónomos, al mismo tiempo que mejora el cumplimiento tributario y combate el fraude fiscal.

VeriFactu en la “Ley Antifraude” 

La Ley 11/2021, coloquialmente conocida como Ley Antifraude, entrada en vigor el pasado 11 de julio 2023, tiene como objetivo evitar la manipulación de datos contables que permitan una doble contabilidad o la alteración de registros de las operaciones realizadas, garantizando la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”.

Asimismo, la ley introduce los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), y que deberán utilizarse por empresas y profesionales a la hora de emitir facturas acordes a la nueva normativa.

Una de las novedades que introduce la Ley Antifraude es VeriFactu o los sistemas de emisión de facturas verificables. Este término se refiere a los sistemas informáticos de facturación que remiten de manera electrónica todos los registros de facturación a Hacienda. 

Reglamento VeriFactu en España

Diferenciando conceptos: ¿Qué es SIF y qué es VeriFactu? 

Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es una herramienta utilizada por empresas y profesionales que no gestionan sus facturas a mano, para crear y expedir facturas. 

Por otro lado, un sistema VeriFactu se refiere a un sistema especializado en la emisión de facturas que pueden ser verificadas y enviadas a la Agencia Tributaria. 

Los SIF que envíen electrónicamente todas las facturas a la AEAT y cumplan con criterios de integridad, preservación, accesibilidad, legibilidad, seguimiento e inmutabilidad de los registros, se clasifican como sistemas VeriFactu.

¿Cuándo se implementa VeriFactu?

El Real Decreto 1007/2023, entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE, el 7 de diciembre de 2023. No obstante, debido a la complejidad técnica de las medidas contempladas, se han establecido plazos para que los diferentes involucrados se adapten a los requisitos de la nueva normativa:

  • Los obligados tributarios, que incluyen empresas, empresarios y profesionales que utilizan sistemas informáticos de facturación, deben tener operativos sistemas informáticos ajustados a las especificaciones y requisitos establecidos en el reglamento y su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
  • Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben ofrecer soluciones adaptadas en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolla el reglamento.

¿A quién afecta?

El «Reglamento VeriFactu» afecta a empresas y autónomos con facturación anual inferior a 6 millones.

Excepciones:

  • Empresas que facturan más de 6M anuales, es decir, los obligados al Suministro Inmediato de Información.
  • Se consideran particularidades para Canarias, Ceuta y Melilla según su normativa específica. 
  • En el caso de los territorios forales del País Vasco y Navarra, este reglamento solo se aplica a los obligados tributarios con domicilio fiscal en territorio común.
  • Algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca. 

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas VeriFactu?

Cuando una empresa o profesional envía todos sus registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), es esencial documentar este proceso en las propias facturas VeriFactu. Para ello, estas facturas deben cumplir, además de asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, con los siguientes requisitos:

  • Código QR: Incluir un código QR que contenga datos identificativos de la factura.
  • Referencia al sistema VeriFactu: Mostrar una referencia que indique que las facturas han sido generadas utilizando un sistema de emisión de facturas verificables, identificado por la etiqueta «VERI*FACTU»
  • Registro de eventos: Mantener un registro de eventos por cada factura emitida, que rastrea todas las acciones realizadas en el sistema.
  • Envío de información a Hacienda: capacidad de enviar de manera continua, segura, precisa, completa, automática, secuencial, instantánea y veraz toda la información de los registros de facturación generados por medios electrónicos a la Administración tributaria; además de ser legibles mediante un dispositivo de lectura de códigos QR para facilitar su envío a la Agencia Tributaria.
  • Las facturas deben estar encadenadas entre sí, proporcionando una capa adicional de garantía de validez, ya que este encadenamiento, junto con el registro, facilita la verificación de que las facturas y sus datos no han sido modificados después de su presentación.

Los registros deberán ser remitidos de forma inmediata y automatizada a la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). De no ser así existe la obligación de guardarlos para ponerlos a disposición de la Agencia cuando sean requeridos.


Entonces, ¿cómo me afecta esta ley?

Una vez entre en vigor, ya no podrás seguir trabajando con tus facturas en formato pdf, ya no cumplen con los requisitos previamente mencionados:

  • No están debidamente certificados
  • No utilizan formatos estándar para su legibilidad
  • No garantizan la integridad de los datos ni la conservación del documento
  • Dificultan el acceso de la Agencia Tributaria
  • No garantizan trazabilidad

Paralelamente, el reglamento implica la inclusión de un código QR o un código identificativo alfanumérico en todas las facturas, además de que tu software de facturación debe estar capacitado para enviar facturas a la AEAT.  

Una transición sin contratiempos: Prepárate ya para la puesta en marcha de VeriFactu en 2025

Aunque la fecha límite para presentar estos documentos ante Hacienda es el 1 de julio de 2025, es esencial que comiences los preparativos sin demora. 

Pasos previos: 

  • Selecciona un proveedor capaz de gestionar una amplia variedad de documentos y formatos electrónicos, como facturas, presupuestos y declaraciones de impuestos, a nivel global. 
  • Asegúrate de que el proveedor cumpla con todos tus requisitos de envío, recepción y presentación, manteniendo conexiones con diversas redes y plataformas para simplificar la gestión a través de una solución integral.
  • Opta por una solución que se integre fácilmente con tu sistema ERP o de gestión actual, lo que te permitirá centralizar tus operaciones y evitar la duplicación de tareas. 

Cualquier duda, contacta con nuestro equipo para conocer nuestra solución de facturación electrónica y como adaptarte al Reglamento VeriFactu.