Como el Grupo VAPF cumple con la Ley Crea y Crece gracias a la solución de facturación electrónica de Docuten

Con más de 60 años de experiencia, Grupo VAPF, empresa familiar alicantina, es una de las compañías referente del sector de la construcción y promoción en la Costa Blanca Norte. Valores como la innovación, el diseño y la excelencia en su servicio, forman parte de los cimientos de esta compañía que fomentan la adopción de soluciones para mejorar sus procesos internos.

Soluciones como la emisión y recepción de facturas electrónicas, gracias a las cuales Grupo VAPF incrementó la trazabilidad de sus procesos, la productividad en la plantilla y la transparencia de sus operaciones con proveedores, además de disminuir el uso de papel y tinta y eliminar tareas innecesarias en su día a día. 

Todo ello con la seguridad de estar cumpliendo con la legislación vigente y con los máximos estándares legales. 

💬 Entrevista  a Juan Escrivá, Responsable del Departamento de Informática de Grupo VAPF

Juan Escrivá, Responsable del Departamento de Informática, nos cuenta cómo fue el proceso de adaptación a una nueva herramienta por parte de todas los agentes implicados, así como los beneficios a corto y largo plazo de digitalizar parte de los procesos administrativos.

En el marco de la innovación y la calidad, pilares fundamentales de Grupo VAPF, ¿cuáles han sido las iniciativas más significativas que han llevado a cabo en el último año para alcanzar estos objetivos?

Se han llevado a cabo dos importantes proyectos encaminados a la mayor digitalización de la empresa. Por un lado, se ha implementado la emisión de facturación electrónica en todas nuestras empresas y, por otro, se ha desarrollado un programa de digitalización, gestión, verificación, visado y pago y contabilización de facturas recibidas, todo ello a través de la integración de los servicios de la plataforma Docuten en nuestros sistemas.

Antes de implementar las soluciones de Docuten, ¿cuáles eran los principales desafíos que enfrentaba la compañía en relación con la emisión y recepción de facturas electrónicas?

Respecto a la emisión, el desafío consistía en estar listos para emitir facturas electrónicas en el plazo establecido por la Ley y hacerlo con la estructura, requisitos y formatos requeridos, lo cual no siempre es conocido; y hacerlo con un software certificado por la AEAT para la emisión de las facturas.

En cuanto a la recepción de facturas, el desafío y complejidad era mayor, pues no solo queríamos digitalizar las facturas, sino que queríamos crear un programa con el que realizar todas las gestiones de forma electrónica de dichas facturas desde su recepción hasta su pago y contabilización. 

Para lograr dicha informatización y digitalización necesitábamos contar con una plataforma externa que ofreciese la posibilidad de recibir y gestionar las facturas de nuestros proveedores a través de una API que se integrase en nuestros sistemas de forma ágil, de manera que se optimizasen los tiempos.

Comparando el antes y el después de la implementación de esta solución, ¿cómo ha mejorado el proceso de manejo de facturas desde la transición de un sistema manual a uno automatizado?

En cuanto a la emisión, la facturación electrónica ha supuesto un extra de seguridad para nuestros clientes, mayoritariamente personas físicas extranjeras, pues pueden comprobar la autenticidad de la factura mediante el código QR o el Código de Autentificación, mejorando de este modo la imagen de la empresa.

En nuestro caso, es en la facturación recibida donde el cambio y las mejoras son mucho más notables. La informatización y digitalización han permitido, entre otras cosas, posibilitar el teletrabajo, incrementar el control documental mediante la trazabilidad de la factura en cualquier momento, reducir la carga administrativa a medio y largo plazo, reducir el consumo de papel y tinta, facilitar la adaptación a la nueva legislación de implementación obligatoria de facturación electrónica, mecanizar la realización de asientos contables para reducir errores, mantener  control de todas las actividades realizadas sobre una factura, eliminar las anotaciones manuales y evitar el escaneo de la factura una vez contabilizada.

En definitiva, la automatización de las tareas de registro y distribución para visado ha transformado la labor de los distintos departamentos a una tarea de mayor valor añadido.

¿En qué medida la herramienta de recepción de facturas electrónicas ha cumplido con sus expectativas y necesidades específicas? ¿Cómo ha favorecido el flujo de facturas entre empresas del grupo? ¿Y con proveedores externos?

La posibilidad ofrecida por Docuten de disponer de un entorno SandBox, permitió, previamente a la implantación, realizar una simulación del modelo con los distintos departamentos y validar su correcto funcionamiento antes de pasar a producción.

En nuestro caso, el primer módulo que iniciamos en todas las empresas del grupo fue el de emisión de facturas, por lo que al activar el canal de facturas recibidas conseguimos automatizar todo el flujo de emisión y recepción para este tipo de facturas, acortando notablemente nuestros tiempos en los procesos internos.

En el caso de proveedores externos, la implantación se está realizando de forma escalonada, en función del perfil de cada proveedor. Algunos proveedores ya están gestionando directamente el envío de sus facturas a Docuten, y otros, menos preparados administrativamente, lo están haciendo a través de nosotros.

Además, en el caso proveedores externos, como ya hemos apuntado, la plataforma Docuten favorece enormemente la trazabilidad de las facturas tanto de nuestro lado como del lado del proveedor, sabedor en todo momento del estado en que se encuentra su factura, acortando los tiempos de verificación fiscal y de visado, evitando extravíos e incrementando el control documental y de gastos.

En lo relativo a la solución de recepción de facturas, ¿qué impacto tuvo en el negocio? 

La solución de recepción de facturas se implementó en el último trimestre del año pasado, después de más de un año de trabajo en el diseño y funcionalidades de nuestros sistemas internos en el que se integran los datos de Docuten a través de API.

En un primer momento, ha supuesto una mayor inversión en tiempo y formación interna, aunque, como hemos apuntado, las ventajas del sistema lo merecen y el tiempo invertido inicialmente se recuperará en el medio y largo plazo.

Del lado de nuestros proveedores, aunque al principio suponga para ellos un esfuerzo de adaptación, en el medio y largo plazo, al acortarse los tiempos de procesamiento de facturas, también se acortarán los plazos de pago, favoreciendo así indirectamente a su liquidez. 

Uno de los aspectos más destacados tras el uso de la herramienta, es el aumento de control y trazabilidad del estado de las facturas. ¿Qué beneficios reporta para una compañía como la vuestra? 

Efectivamente, la trazabilidad es un aspecto muy importante en la implementación de la facturación recibida tanto de nuestro lado, pues permite un análisis exacto de los tiempos y acciones realizados sobre una factura, como del lado del proveedor, que conoce en todo momento en qué estado se encuentra su factura. 

Además, el hecho de que el visado se realice de forma electrónica, por un lado, permite el teletrabajo y agiliza el proceso y por otro, favorece el control de los gastos por parte del propio visor como de un tercero.

Finalmente, con la informatización y digitalización las facturas no pueden perderse u olvidarse en un cajón, sabiendo desde el primer momento en qué fecha se han recibido, al margen de la fecha de la factura, y cuanto tiempo después se han pagado o qué incidencias se han registrado que hayan evitado su pago.

En definitiva, supondrá una mejora en la calidad del trabajo y un incremento en la productividad de las personas, así como una mayor transparencia con nuestros proveedores.

El ahorro de papel y recursos se suma a una de las tantas acciones realizadas por Grupo VAPF con el objetivo de reducir el impacto ambiental. ¿Qué importancia tiene la digitalización administrativa a la hora de disminuir el impacto medioambiental de vuestra compañía?

El Grupo VAPF es una empresa altamente comprometida con la sostenibilidad de nuestros productos, con objetivos anuales de reducción del impacto ambiental de nuestros proyectos y actividades. 

Para materializar dichos objetivos, el uso de la innovación y de las nuevas tecnologías es indispensable, así como la adopción de un enfoque de circularidad y el uso eficiente de los recursos.

En este contexto, el ahorro de papel y de tinta que supone dejar de imprimir unas 12.000 facturas recibidas, junto con sus albaranes y reimpresiones, y unas 2.000 facturas emitidas, de forma duplicada, contribuye, sin duda, a nuestro objetivo más amplio de reducción del impacto ambiental.

A raíz de la automatización de la recepción y emisión de facturas electrónicas, habéis implementado otros procesos como la validación de cuentas bancarias y sistemas de alertas. ¿Cómo han contribuido estos avances a mejorar la gestión financiera y operativa del grupo? 

Actualmente, los intentos de phishing y spoofing son prácticamente diarios, pudiendo tener consecuencias muy graves para la empresa, tanto económicas como de pérdida de reputación.

En este contexto, al mismo tiempo que hemos implementado la digitalización de facturas recibidas, hemos aprovechado para verificar y validar los datos de nuestros proveedores, permitiendo el pago de facturas únicamente a las cuentas bancarias previamente validadas mediante certificado de titularidad bancaria.

Con la inminente obligatoriedad de facturar electrónicamente entre empresas B2B impuesta por la Ley Crea y Crece, ¿qué nivel de tranquilidad os brinda contar con una herramienta que se ajusta a las exigencias legales? 

Creemos que contar con un proveedor como Docuten fue una decisión acertada para poder afrontar los retos legales y al mismo tiempo mejorar la calidad de nuestros procesos de facturación. 

El hecho de externalizar esta obligación nos garantiza estar en todo momento cumpliendo con los distintos requisitos legales asociados a los sistemas de facturación, sin tener que estar constantemente adaptando nuestros sistemas.

¿Qué le diríais a tus compañeros de profesión y sector que aún no han dado el salto a la transformación digital? 

Aunque el punto de partida y la problemática de cada empresa es distinta, destacar que la integración de los canales de Factura Electrónica no debe ser una tarea exclusiva del proveedor tecnológico, sino que se necesita de la implicación de los responsables de las distintas áreas de cada organización, para poder identificar los procesos internos que se van a ver afectados, y de este modo, maximizar los efectos positivos para la empresa, además de las obligaciones legales.

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