Paso a paso | Cómo enviar masivamente un documento a firmar con Docuten

¿Te imaginas realizar un envío de documentos a varios destinatarios para su firma individual? Pues deja de soñar, te contamos cómo hacerlo a golpe de clic. 

Dentro de las tareas administrativas es frecuente enviar documentos a terceras personas para que los firmen. Hasta aquí todo bien peeeero, ¿qué pasa si en vez de enviar este documento a 3 personas lo tenemos que enviar a 150? La tarea se complica un poco, mucho, bastante.

Y es que, además de enviar el o los documentos a firmar, hay que hacer seguimiento de dichos procesos de firma y que, en efecto, los documentos sean firmados por las personas implicadas. 

Quebradero de cabeza modo ON 🤯

Calma, calma. Nuestra solución para firmar documentos online, concretamente la funcionalidad de envío masivo, también conocida como envío por lotes, será tu gran aliada en esos procesos de firma con muchos firmantes. 

¿En qué consiste el envío masivo de documentos? 

La funcionalidad de envío masivo de documentos te permite compartir uno o varios documentos a múltiples destinatarios. Es decir, podrás crear procesos de firma del mismo documento o documentos  para varios firmantes de manera individual, en un solo paso y de manera sencilla. Solo necesitas un CSV con los datos de los firmantes. 

Cada destinatario recibirá de forma individual el documento. Una vez aprobado, recibirás el documento ya firmado. 

Ventajas del envío de documentos masivo 

Aún contando con una herramienta de firma de documentos online, el proceso de envío de documentos a múltiples firmantes puede hacerse, mmm, como decirlo… TEDIOSO. Y ya ni hablemos de la cantidad de procesos de firma que puedes llegar a gestionar (creación y seguimiento). 

Simplifica y automatiza el flujo de trabajo con nuestra solución de envío de documentos por lote (envío masivo). Es un recurso muy sencillo de usar para optimizar los procesos administrativos y, una vez lo conozcas, te preguntarás cómo pudiste trabajar sin ello hasta ese momento.  

• Ahorra tiempo: evita enviar el o los documentos a firmar a los destinatarios de forma manual y acelera el cierre de procesos. 

• Seguimiento y trazabilidad: ¿quién ha firmado ya?, ¿quién no ha firmado?… puedes verlo de forma rápida y sencilla a través de nuestra plataforma, en lugar de revisar uno a uno los procesos de firma. 

• Seguridad y legalidad: Cuentas con la seguridad de cumplir la normativa digital europea eIDAS que asegura que ese firmante se identifica de manera inequívoca, garantiza la integridad del documento firmado y asegura el no repudio. 

🤫 Ptssss: si esta característica te parece interesante, no te puedes perder otras funcionalidades y ventajas de la firma digital para empresas. 

¿Cómo hacer un envío de documentos masivo o por lotes?

Entramos en materia. Lo cierto es que es un proceso muy sencillo y que nos ahorra mucho tiempo. Pero como en todo, nadie nace aprendido, así que os explicamos el proceso de envío masivo step by step.

Resumiendo… 

Al crear un proceso de firma, debemos subir un listado en formato CSV con los diferentes destinatarios. Cada uno recibirá una única copia de los documentos que haya que completar. 

En este caso, a diferencia de la subida manual de firmantes, no se creará un flujo de firma por cada uno, sino que se enviará un único documento a un conjunto de firmantes (establecido en el fichero CSV) que firmarán individualmente el archivo recibido. 

Al detalle…

Sin pausa pero sin prisa, vemos los pasos que debemos seguir para crear un proceso de firma masivo y que no se nos quede nada por el camino. 

En la barra lateral izquierda, clicamos en “enviar documento”

• Seleccionamos documento o plantilla.
• Ponemos título.
• Clicamos en “crear firma desde archivo” (ubicado en el lateral derecho de la pantalla).
• Le damos a “examinar” y subimos el archivo CSV con los datos de los firmantes > “guardar” > “enviar”.

¿Cómo creamos un archivo CSV?

Abrimos una hoja de cálculo que debe ir estructurada de la siguiente manera:

• Cada línea de la hoja de cálculo representa un envío que puede incluir uno o varios firmantes.

• En cada columna pondremos los datos del firmante en este orden: nombre, correo electrónico, NIF, nº de teléfono, tipo de firma digital, rol e idioma. 

• Debemos guardar el csv de la siguiente forma: Clicamos en fichero > guardar como > archivo csv delimitado por comas.

Si queremos poner dos o más firmantes, estos deben ir en la misma línea/fila, siempre y cuando lo separemos del anterior con una celda en la que pongamos cuatro puntos “::”.

En caso de que quieras enviar una plantilla pdf en la cual el doc que reciba cada persona incluya datos adicionales que únicamente aplique a su caso particular podrás hacerlo a partir de los metadatos.

Una imagen vale más que mil palabras…

Casos de uso de envío de documentos por lote

Las posibilidades de aplicación de los envíos masivos son ilimitadas. Siempre que te encuentres en la situación de envío de documentos a firmar a uno o varios documentos a múltiples destinatarios de forma individual, esta funcionalidad será tu bote salvavidas. 

👉 Comunicaciones laborales o financieras, cambios en la política de recursos humanos, recibís de nóminas, documentos a proveedores, modelo 145 a todos los empleados…

Friendly reminder: despacito y con buena letra

Aunque el envío masivo es una funcionalidad cuanto menos jugosa y poderosa por su simplicidad, hay que tener en cuenta que la capacidad de enviar correos electrónicos a cientos de destinatarios puede suponer un riesgo para el remitente sino prestamos atención. 

Así que sigue paso a paso las indicaciones y tómate un tiempo para revisar que todo está en orden. 

Ready para empezar?

Como puedes ver, nuestra herramienta de firma electrónica para empresas presenta numerosas ventajas, y el envío de documentos de forma masiva es una solución muy práctica para la firma de documentos online por múltiples destinatarios. 

Contacta con nuestro equipo para conocer todas las funcionalidades y soluciones para firmar documentos online.